Produktivitetshemligheter från skaparen av den populära Todoist-tjänsten för uppgiftshantering

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Todoistförfattaren Amir Salihefendic har utvecklat sitt eget produktivitetssystem som har hjälpt honom att nå sina mål utan stress i 9 år. Idag kommer Amir att prata om sitt system och dess integration med Todoist.

De flesta människor försöker inte effektivisera sitt arbetsflöde, låter saker gå av sig själva och hoppas på det bästa. Men om du har ett system kan du manövrera mellan många uppgifter, prioritera och inte känna dig överkörd.

Jag döpte mitt produktivitetssystem till Systemist. Jag uppfann den - och Todoist är baserad på den - 2007. Då bodde jag på ett vandrarhem i Århus (Danmark) och studerade datavetenskap. Jag hade två deltidsjobb och många personliga projekt. Jag kände mig överväldigad och oorganiserad. Allt förändrades när systemistidén kom att tänka på.

Vad har detta system hjälpt mig att uppnå?

1. Etablera Doist Ltd. och utveckla en produkt som låter människor uppnå fantastiska resultat.
2. Att framgångsrikt kombinera grundarens och VD:ns uppgifter. Jag hinner med allt och känner mig inte överansträngd. Företaget har 50 anställda och knappt någon av dem såg mig utmattad.
3. Identifiera prioriterade aspekter av arbetsflödet varje dag och kom alltid ihåg viktiga e-postmeddelanden, möten och projekt.
4. Njut av livet utanför jobbet: umgås med din fru, resor, självutbildning och sport, hälsovård.

Balans mellan arbete och privatliv är nyckeln till personlig effektivitet.

Systemist fungerar bäst tillsammans med Todoist. Men du kan använda alla andra program och tjänster för uppgiftshantering. Systemets grundläggande principer är mycket viktigare än de specifika verktygen.

6 Systemistiska principer

1. Applicera överallt

Systemet är systemet, att använda det överallt och överallt. Du måste ha tillgång till schemaläggaren från vilken enhet som helst, var som helst.

Vi har arbetat hårt för att göra Todoist tillgängligt över hela världen. Jag rekommenderar att du installerar den (eller en annan liknande applikation) omedelbart på alla enheter och plattformar som du har: telefon, surfplatta, bärbar dator, webbläsare och så vidare.

2. Applicera i allt

Systemet fungerar om det täcker alla aspekter av privat- och yrkeslivet. Detta kommer att ge dig frihet. Du kommer att kontrollera allt viktigt och du kommer inte längre att glömma sådant som att träffa en kund eller köpa en present till en älskad.

Nästan alla mina aktiviteter är strömlinjeformade. Specifikt har jag systematiserat:

1. Kommande evenemang (möten inom och utanför företaget).
2. Komplexa projekt, fragmenterade i många små etapper.
3. Repetitiva uppgifter för att styra långsiktiga projekt.
4. E-post (om jag inte kan svara på brevet direkt översätter jag det till en uppgift med hjälp).
5. Felrapporter, om det är knutet till mig att fixa dem.
6. Releaselista (delas med kollegor).
7. Inköpslista (delas med min fru).
8. Webbsidor där jag inte kan vidta åtgärder omedelbart. Till exempel en produktsida från Amazon.com (ännu inte bestämt om jag ska köpa eller inte), en filmsida i IMDb som jag vill titta på eller en artikel jag vill läsa senare. För allt detta använder jag.
9. Hälsouppgifter (gym varje vecka och joggingpass).

3. Bryt ner stora uppgifter i genomförbara små

En liten uppgift är lättare att utföra. Dela därför alltid upp stora projekt i små deluppgifter som kan slutföras på en timme (eller mindre). För det första kommer det att hjälpa dig att förstå hur mycket tid det tar dig att göra det eller det. Och för det andra kommer du att se framsteg.

Det är viktigt att uppgiften är genomförbar. Du måste kunna implementera det du sätter på din att göra-lista.

4. Prioritera

Jag gör 15 till 25 uppgifter varje dag. De är de viktigaste för tillfället.

Det är lätt att prioritera i Todoist. Så här gör jag:

1. Var noga med att ange den tidsfrist inom vilken ärendet ska vara avslutat. Jag sätter upp viktiga uppgifter för idag eller imorgon, jag skriver ut oviktiga för framtiden.
2. Jag anger prioriteringsnivåerna. Det finns fyra av dem i Todoist. Tjänsten sorterar automatiskt uppgifter baserat på vikt.
3. För att ytterligare betona vikten av uppgiften använder jag taggar som @high_impact. Med dem är det bekvämt att hålla reda på hur många viktiga uppgifter som görs på en dag.

5. Töm din att göra-lista varje dag

Innan jag började använda 0 inkorgsregeln var min e-post kaotisk. Jag mådde hemskt varje gång jag var tvungen att rensa spillrorna.

För att hantera uppgifter använder jag en liknande regel - "0 uppgifter i att göra-lista".

Om du inte hade tid att göra allt som du planerat för dagen, skjut inte upp de återstående uppgifterna till nästa dag. Återställ istället din att göra-lista och skapa en ny plan. Detta gör att du kan inventera, förstå var du är och omprioritera.

6. Få alltid feedback

De flesta tidshanteringssystem fokuserar på vad som behöver göras snarare än vad som redan har gjorts. Men vad är poängen om du inte ser dina framsteg och inte förstår hur produktiv du är?

Därför skapade vi. Det låter dig spåra, visualisera och förbättra din personliga prestation.

Todoist Karma är som ett minispel: du slutför uppgifter, får poäng och ser färgkartan växa. Det är väldigt spännande, särskilt för nybörjare inom tidshantering. För att göra det ännu mer intressant kan du ställa in inte bara dagliga, utan också veckomål, samt dela resultaten på sociala nätverk och därigenom öka ansvarsnivån.

Ytterligare tips

Jobbar med e-post

1. Kontrollera din e-post två gånger om dagen. Till exempel på morgonen och eftermiddagen.
2. Sikta på en tom inkorg.
3. Svara om möjligt på brevet omedelbart. Om inte, översätt det till en uppgift, se till att ange förfallodatum och prioritet.
4. Stäng av aviseringar på alla enheter. Detta hjälper dig att undvika distraktioner.

Jobbar med budbärare

Budbärare är produktivitetsmördare, de är ryckiga och distraherande. Forskning visar att en genomsnittlig kontorsarbetare spenderar i genomsnitt över två timmar om dagen på distraktioner och raster. Det innebär att arbetsveckan ökar med mer än 10 timmar, eftersom arbetsvolymen inte minskar.

1. Kombinera korrespondens i budbärare med internetsurfning. När du bara behöver arbeta (skriva en rapport, rita en layout och så vidare), stäng chattapplikationerna.
2. Bearbeta meddelanden i omgångar: öppnade messengern, läste allt, svarade alla och stängde den igen.
3. Inaktivera meddelandemeddelanden på din mobiltelefon.

Enligt Salihefendik hjälper detta system honom att vara fokuserad, sund och frisk.

Skriv i kommentarerna vad du tycker om Systemist, och dela även dina produktivitetshemligheter.