Hur man korrekt delegerar arbetsuppgifter

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Kategoriska order, ouppmärksamhet på anställdas intressen och bristande tacksamhet är inte det mest effektiva tillvägagångssättet för fördelningen av uppgifter i teamet.

En bra ledare är inte en som axlar allt på sina egna axlar, utan en som kan samla ett starkt effektivt team och kompetent fördela ansvar, inklusive oplanerade sådana.

Delegering, det vill säga att delegera uppgifter från en anställd till en annan, bidrar till att öka engagemanget i teamet och chefer som lyckas med detta ger i genomsnitt sina företag 33 % mer intäkter än andra.

Men att bara säga "gör det här" är fel. En beställningston, en dåligt schemalagd uppgift, en brist på förklaring - allt detta kan orsaka avslag och som ett resultat inte det bästa resultatet.

Harvard Business School-experten Lauren Landry talade om reglerna som hjälper till att delegera effektivt och förbättra prestanda.

1. Bedöma de anställdas kapacitet

Det finns uppgifter som inte kan delegeras. Till exempel är de en integrerad del av ditt ansvar. Eller så har en annan anställd inte kunskap och kvalifikationer för att utföra sådana uppgifter. Eller omvänt, de är mycket enklare än de han brukar. Att till exempel be en försäljningschef eller revisor att hitta en mästare för att reparera en kaffemaskin på kontoret skulle vara milt uttryckt olämpligt.

I allmänhet, innan du anförtror något till någon, bör du fråga dig själv:

• Kommer en person att klara av denna uppgift? Har han tillräckligt med tid eller kommer det att störa hans andra ansvar?
• Kommer medarbetaren att ha tillräckliga kunskaper och färdigheter? Eller måste man uppdatera honom så länge att det är lättare att göra det själv eller hitta en annan specialist? Låt oss säga att du behöver göra en rapport om teamets arbete med ett projekt, men den kollega som du vill anförtro detta till har aldrig gjort detta alls, vilket innebär att verksamheten kommer att gå långsamt, med ett knarrande, och du kanske måste göra om allt.
• Kommer denna uppgift att hjälpa medarbetaren att förbättra vissa färdigheter, få erfarenhet? Detta är valfritt, men det skulle vara trevligt.
• Finns det någon anställd som kan hantera det bättre?

2. Försök att tillgodose allas intressen och behov

Du behöver till exempel organisera teambuilding för hela teamet, men det finns ingen särskild anställd för detta. Men det finns en person som är stark inom kommunikation och vill skaffa sig erfarenhet av att anordna evenemang, utbildningar och personalledning. Du kan erbjuda honom denna uppgift.

Eller så är företaget tillfälligt kvar utan en SMM-specialist, men det finns någon som är väl insatt i sociala nätverks algoritmer och inte skulle ha något emot att försöka sig på marknadsföring.

Detta är naturligtvis inte alltid möjligt. Det finns tråkiga uppgifter som ingen gillar. Men ändå kommer det inte att vara överflödigt att kritiskt utvärdera teamet och fundera på vem det nya uppdraget skulle kunna gynna.

3. Ställ in uppgiften korrekt

När du vänder dig till en anställd, förklara varför du vill anförtro uppdraget åt honom, hur det kan vara användbart för företaget och för honom personligen. Var noga med att berömma och lista hans styrkor som påverkade ditt val. Var artig.

Berätta i detalj om uppdraget. Ha ett tydligt mål och tidslinje. Tillhandahåll alla nödvändiga dokument och annan information. Det kommer att vara mycket bra om allt nödvändigt material är tydligt och strukturerat, så att medarbetaren inte behöver lägga många timmar på att lista ut vad som är vad.

4. Ge normal kommunikation och en bekväm atmosfär

Låt personen veta att du alltid finns där för att hjälpa, föreslå, svara på frågor. Varna för att om han av någon anledning inte orkar eller missar deadline så kommer han att kunna prata med dig, och tillsammans kommer ni på något.

Fråga vad han behöver för att slutföra uppgiften. Du kan behöva förse honom med ytterligare information eller till exempel befria honom från aktuella ärenden.

Det är viktigt att vara vänlig, så att medarbetaren inte riktigt tvekar att kontakta dig om något går fel.

5. Var på den säkra sidan

När du själv genomför en uppgift har du fullständig kontroll över situationen. Om någon annan tar på sig jobbet kan det finnas en miljon problem som kan leda till dåliga resultat eller missade deadlines.

Tänk i förväg vad du kommer att göra vid en ogynnsam händelseutveckling. Var beredd att ta på dig uppgiften själv eller snabbt lägga ut den till någon annan.

Försök att behandla dessa situationer inte som ett misslyckande, utan som en upplevelse som hjälper dig att bättre förstå ditt team, dess kapacitet och organisationsnivå.

6. Ha tålamod

Ja, det finns saker som går snabbare att göra på egen hand än att anförtro någon, och sedan lägga tid på att svara på frågor och övervaka resultatet.

Det är viktigt att komma ihåg att du inte är en mänsklig orkester, och för ett effektivt arbete behöver du utveckla ditt team, ge medarbetarna möjlighet att göra något nytt, bli mer kompetent, lära dig, bland annat av dina misstag.

Det betyder att du måste ha tålamod om någon ställer för många frågor eller klarar ett uppdrag långsammare än du förväntat dig.

7. Ge och be om feedback

När uppgiften är klar, se till att berätta för den anställde hur du utvärderar hans arbete: vad du gillade och vad du är redo att berömma honom för, vilka poäng som kan förbättras, vad som bör göras för detta och vad du ska leta efter i framtida.

Var korrekt. Svär inte, höj inte rösten, nedvärdera eller kritisera inte utan anledning. Se till att börja med beröm och sedan försiktigt prata om vad som behöver arbetas med.

Om uppgiften för personen var ny och svår, fråga honom hur han arbetade med den. Vad som var lätt och inte, vad var intressant och vad gillade inte alls, hur han själv bedömer resultatet, vad han skulle vilja förbättra och hur han planerar att göra det.

8. Glöm inte att säga tack

Och inte bara en-mot-en, utan också offentligt, särskilt om uppgiften inte var lätt. Beröm personen inför hela teamet, ge honom en extra ledig dag, markera som bästa medarbetare, om företaget utövar detta.

Dessutom bör du inte tillägna dig frukterna av någon annans arbete. Istället för att säga "Jag organiserade teambuildingen" eller "Jag förberedde rapporten", är det bättre att betona att ni förberett allt tillsammans och att din kollega hjälpte till mycket. Människor uppskattar att bli erkända för sina förtjänster, vilket gör dem mer delaktiga och lojala mot företaget.