Hur man gör ett diagram över arbete på projekt i Excel i 10 steg

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Med hjälp av de vanliga verktygen i den mest populära MS Excel-kalkylarksredigeraren kan du skapa ett visuellt diagram över arbete med projekt, vilket hjälper dig att spåra hur varje uppgift fortskrider och hur mycket som återstår att göra.

Om du leder projekt är det viktigt att alltid veta hur många uppgifter du har och när de behöver slutföras. Och om du ritar ett visuellt diagram blir det lättare att förklara nyckelpunkterna i projektens liv för teamet som är involverat i arbetet, såväl som för andra intressenter.

Särskilda program används ofta för att hantera projekt, men du kan också skapa ett tydligt och lättillgängligt schema i det välbekanta MS Excel.

Projektarbetsdiagrammet visar hur händelser och uppgifter förhåller sig till varandra över tid. Ett väl utformat diagram återspeglar viktig information om utförandet av en specifik uppgift och utvecklingen av projektet som helhet, vilket hjälper till att se helheten.

För att skapa ett sådant diagram i MS Excel (versioner 2007 och senare) behöver du bara ta 10 steg.

Vad är vad i detta diagram? Viktiga detaljer visas med färgade linjer och plankor:

• linje för den aktuella dagen - en röd vertikal linje som visar var du är idag;
• uppgifts deadlines - grå horisontella staplar som visar hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift;
• beredskap för uppgifter - gröna horisontella linjer som visar i vilket skede uppgiften slutförs och hur mycket som återstår att göra.

I olika versioner av MS Excel kan åtgärderna skilja sig något, men på ett eller annat sätt kommer processen att vara universell, och alla användare kan hantera schemaläggning.

Du kan se en detaljerad videoinstruktion (på engelska), det tar en halvtimme av din tid.

Steg 1. Början, tänk på resultatet

För att klara uppgiften utan problem, skriv ut eller rita på ett papper schemat som det ska se ut i slutändan. Håll papperslappen framför dig för att jämföra varje steg med ett mönster. Diagrammet behöver inte ritas noggrant, bara fixa formen på diagrammet och ha det till hands, det kommer att vara en bra påminnelse.

Steg 2. Skapa en tabell med data

För att bygga en graf måste du först rita upp en tabell. I exemplet är projektet uppdelat i fyra faser, var och en med uppgifter.

Bilda en tabell under grafen. Den 30:e raden innehåller kolumnrubrikerna.

Låt oss ta reda på vad uppgifterna i tabellen betyder:

• Fas: "Fas 1", "Fas 2", "Fas 3", "Fas 4" eller "Idag". Visar vilket skede av projektet händelsen motsvarar.
• Sorts: "Fas", "Uppgift", "Idag". Visar typen av händelse, avgränsande uppgifter och faser av projektgenomförande.
• Start datum: startdatum för evenemanget.
• Händelse: visar namnet på händelsen i diagrammet.
• Tidpunkt: visar hur många dagar det tar att slutföra uppgiften.
• Procentuell beredskap: visar slutförandegraden för varje uppgift och fas, 0% - uppgiften har inte startat, 100% - slutförd. Denna indikator för kategorin "Fas" är inte relaterad till slutförandet av uppgifter och är satt som en uppskattning. För att bestämma med vilken procentandel en fas är klar måste du tillämpa dina egna regler.
• Klar om några dagar: den period för vilken händelseberedskapsindikatorn nåddes i procent. För en uppgift som tar 10 dagar och är 50 % klar kommer denna siffra att vara fem dagar (10 dagar × 50 %).
• Höjd: höjdvärdet är viktigt för dekoration eftersom det avgör hur högt eller lågt evenemanget kommer att reflekteras i schemakartan. Du kan ange vilka värden som helst, men det är bättre att ta små tal nära noll. Exemplet använder ett intervall från +25 till -25. Om höjden är positiv kommer händelsen att reflekteras på diagrammet ovanför den horisontella axeln, om den är negativ - under axeln.

Steg 3. Skapa ett diagram med X- och Y-axlar, lägg till de första data från kolumnen "Tidslinje" till det

Det är dags att skapa ett diagram för att visualisera händelsedata från tabellen som gjordes i föregående steg. Använd ett spridningsdiagram med X- och Y-axlar eftersom det låter dig placera baskoordinaterna fritt på båda axlarna.

Följ instruktionerna:

• Välj fliken "Infoga" i huvudmenyn.
• Välj sedan "Charts" → "Scatter" → "Scatter with marks", ett tomt diagram kommer att dyka upp framför dig.
• Haka fast kanterna på diagrammet och ändra storlek och storlek på diagrammet så att diagramfältet täcker intervallet från cell B4 till cell K26 (tryck och håll ned Alt-tangenten för att justera diagramområdet exakt efter cellkanterna).
• Högerklicka på diagrammet och välj menyalternativet "Välj data".

Lägg till en serie data till intervallet genom att klicka på knappen "Lägg till" i dialogrutan som öppnas.

1. För att ändra namnet "Serienamn" anger du värdet för cell E30 "Datum" i motsvarande fält.
2. För X-axelvärdet, välj lämpligt fält och välj cellerna C33: C46 Startdatum.
3. För Y-axelvärdet, välj lämpligt fält och välj cellerna H33: H46 Höjd.
4. Klicka på OK för att stänga fönstret för att lägga till data.
5. Klicka på OK för att stänga datavalsfönstret.

Dessa steg ger oss ett enkelt punktdiagram med automatisk formatering.

Låt oss göra händelsemarkörerna gröna:

• Högerklicka på valfri vald datamarkör, välj ändra "Dataserieformat".
• I listan som öppnas till vänster, välj fliken "Markörparametrar" och välj sedan den inbyggda markörtypen "Crystal". Öka storleken till 10 pt.
• Välj en fast fyllning på fliken Markörfyllning. Ändra fyllningsfärgen till grön.

Vi har nu ett spridningsdiagram som representerar tidslinjen. Än så länge visar gröna markörer bara början av uppgifter.

Ändra namnet på diagrammet: dubbelklicka på textfältet med namnet och ange ditt namn.

Vi går tillbaka till tidsalternativen i steg 5, lägg till horisontella staplar längs X-axeln, men fortsätt nu att formatera diagrammet.

Steg 4. Ordna utseendet på diagrammet och lägga till namnen på händelser

Vi gör oss av med det vi inte behöver i diagrammet.

Y-axel … Dölj den vertikala axeln, eftersom den inte bär informationsbelastning. Välj ett diagram, i huvudmenyn på fliken "Arbeta med diagram", välj "Layout". Välj sedan Axlar → Vertikal huvudaxel → Visa inte.

Horisontella guider … De är också värdelösa. Välj diagrammet, i huvudmenyn, gå till fliken Layout och välj sedan Rutnät → Horisontella rutnät längs huvudaxeln → Visa inte.

Sjökortsförklaring … Vi kommer då att ersätta den med en vackrare, men för närvarande inaktivera den: "Layout" → "Legend" → "Nej".

Slutligen visar vi dataetiketterna för varje markör. I huvudmenyn på fliken "Layout", välj "Datasignaturer" → "Vänster".

Hur man ändrar data i tokensignatur

Att ange data om varje händelse i diagrammet är långt och svårt, eftersom du måste välja varje markör separat och byta namn på den.

Men denna process kan accelereras fyra gånger:

• Klicka på bildtexten för den första markören (översta vänstra hörnet av diagrammet) för att välja alla värden på en gång. Klicka inte på den gröna markören, detta kommer att välja andra objekt!
• Klicka igen på markörtexten för att redigera det enskilda namnet.
• I formelinmatningsfältet skriver du symbolen =.
• Klicka på cell D33, den innehåller händelsen "Fas 1", tryck på Enter.
• Upprepa de fyra första stegen för de återstående etiketterna för varje markör.

Hur man fäster områden

Det är bra att fästa regionerna på rad 28 så att du alltid kan se diagrammet medan du arbetar med dokumentet. De första 27 raderna kommer att förbli framför dina ögon, även om du bläddrar igenom resten av raderna.

För att frysa områden:

• Välj cell A28.
• Välj fliken "Visa" från huvudmenyn.
• Välj Fönster → Frys områden.
• Välj "Frys områden" från rullgardinsmenyn.

En svart horisontell linje visas ovanför den 28:e linjen. Allt ovan är nu dockat och endast de nedersta linjerna kommer att flyttas när du rullar.

Steg 5. Lägg till felstaplar för att visa tidslinjer för att förvandla diagrammet till en visuell tidtabell

De horisontella felstaplarna på diagrammet visar hur lång tid det tar att slutföra varje uppgift. Så här gör du dem:

• Markera grafen.
• Från huvudmenyn för diagramverktyg, välj fliken Layout.
• I rullgardinsmenyn i det övre vänstra hörnet (plottområdet), välj dataserien "Tidslinje".
• På fliken Layout väljer du Error Bars → Advanced Error Bars Settings. En dialogruta öppnas.
• I rullgardinsmenyn i det övre vänstra hörnet väljer du X-axelns felfält för att formatera diagrammet.
• I dialogrutan för att ändra horisontella streck markerar du kryssrutan för plusnålen. Slutstil → Ingen poäng.
• I listan "Felvärde", välj alternativet "Anpassad" och klicka på knappen "Ange värde". I det nya fönstret "Konfigurera felfältet" som öppnas, ange "Positivt felvärde". För att göra detta, placera markören i lämpligt fält och välj cellintervallet från E33 till E74. Klicka på OK.

Nu sträcker sig grå linjer från de gröna markörerna till höger, de visar hur mycket tid du behöver lägga på den eller den uppgiften. De måste formateras för tydlighetens skull:

• I fönstret Formatera felfält, gå till fliken Linjefärg. Välj Solid Line. Gör fyllningen grå.
• På fliken Linetype ökar du linjebredden till 4 pt.

För att bättre navigera i diagrammet, rita tunna vertikala linjer ner från markörerna. För att göra detta, i rullgardinsmenyn i det övre vänstra hörnet, välj "Felstaplar längs Y-axeln". Dialogrutan visar vertikala felstaplar. Välj Minusriktning, Slutstil → Ingen poäng, Felbelopp → Relativt värde, ange 100 % i detta fält. Välj färg och tjocklek på linjerna själv.

Steg 6. Lägg till beredskapsvärdet i diagrammet

Det är dags att lägga till en serie data till diagrammet som visar procentandelen av uppgiften som slutförts.

Om en uppgift tar 10 dagar och är 50 % klar kommer fältet för slutförande att vara halvfullt. Detta är ett mått för att spåra arbete och inkluderar inte helger och helgdagar. För att lägga till ny information till diagrammet, följ instruktionerna nedan.

• Högerklicka på diagramområdet, välj "Välj data" från snabbmenyn.
• Klicka på knappen "Lägg till", i fönstret som visas, definiera "Radnamn" genom att välja cell G30. Dataintervallet för X- och Y-axlarna är detsamma som i steg #3.
• Röda markörer kommer att visas på diagrammet, som kommer att dölja gröna.

Steg 7. Formatera de nya datamåtten

För att få diagrammet att reflektera i samma stil, och data inte överlappar, formaterar vi markörerna:

• Välj "Ready Row" i rullgardinsmenyn i det övre vänstra hörnet. Omedelbart under rullgardinsmenyn finns en knapp "Format för valt fragment". Klicka på den, en dialogruta öppnas.
• Ändra markörparametrarna. Välj formtypen "Crystal", ställ in storleken på 10 pt och välj en fast grön fyllning för markören. Stäng dialogrutan.
• Utan att ta bort urvalet av markörer, i huvudmenyn på fliken "Layout", klicka på knappen "Dataetiketter", välj alternativet "Visa inte" i menyn som visas.

Steg 8. Lägg till felfält för att spåra andelen slutförande av uppgifter

Nu behöver du lägga till nya plankor så att du med en blick kan se i vilket stadium uppgifterna befinner sig.

• Välj Row Ready igen från rullgardinsmenyn till vänster. Tryck på knappen "Felfält" i huvudmenyn. Välj "Avancerade alternativ" från rullgardinsmenyn. En dialogruta öppnas. Ställ in de vertikala lamellerna till ett fast värde genom att ange noll i motsvarande fält.
• Växla till parametrarna för plankorna parallellt med X-axeln Ställ in riktningen på "Plus". Slutstil → Ingen poäng, felmängd → Anpassad. I dialogrutan Positivt felvärde anger du cellintervallet G33-G47.
• Ändra färgen på linjerna till grönt genom att välja en fast fyllning. Ställ in linjebredden till 7 pt.

De horisontella gröna linjerna visar om uppgifterna har slutförts helt eller delvis.

Steg 9. Lägg till en vertikal linje som representerar den aktuella dagen

Den röda linjen visar vilken dag det är, och gör det tydligt hur projektet som helhet passar in i deadline.

• Kalla fram snabbmenyn för diagrammet med den högra knappen. Välj "Välj data".
• Klicka på knappen "Lägg till", skriv in ordet "Idag" i fältet "Serienamn". Ange cellintervallet C31-C32 för X-axelvärdet och H31-H32 för Y-axelvärdet.

Två nya markörer har dykt upp på diagrammet. Märk dem: välj dataetiketterna och skriv ordet "Idag" i formelfältet. Högerklicka på signaturen och välj "Dataformat" i snabbmenyn. Sätt positionen för rubriken "Ovan".

• Gå till huvudmenyn på fliken "Layout".
• Välj "Today Row" i rullgardinsmenyn i det övre vänstra hörnet.
• Lägg till felstaplar med ytterligare parametrar genom att följa instruktionerna som i det femte steget. Du behöver en planka längs den vertikala axeln, med minusriktningen, den slutliga stilen av No point, med ett relativt värde på 100 %.

Du har nu en vertikal linje som representerar den aktuella dagen. Ändra färgen på linjen till röd, öka storleken till 3 pt.

I provet är det aktuella datumet fast, så det kommer inte att ändras. Men för projekt som är aktivt utvecklade rekommenderas ett annat sätt att registrera data. För att göra detta, skriv in datumet i cell B2 genom att ange formeln = IDAG () och ange i datavalsdialogrutan för värdet för X-axelns cell B2 istället för intervallet som du angav tidigare.

Steg 10. Lägg till textblock

Nu saknar diagrammet bara legenden för legenden så att den kan förstås av hela laget.

• Välj diagrammet, gå till huvudmenyn på fliken "Infoga". Välj "Bokstäver".
• Placera etikettområdet i det övre högra hörnet av diagrammet. Välj gränsen för textrutan med höger musknapp, välj "Formatera form" i snabbmenyn. I fönstret som öppnas väljer du fyllningstypen "Solid", färgen är grå. Formatera etiketten. Du kan infoga valfritt antal block.

Nu kan du göra ett diagram på 20-30 minuter med endast din favoritredigerare MS Excel.