Hur man inte är e-postslav: 7 tips från chefen för LinkedIn

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Ett stort antal människor möter samma problem varje dag: e-post, utformad för att effektivisera och organisera arbets- och kommunikationsprocesser, förvandlas ofta till en elak övervakare, vilket tvingar dig att hålla ett öga på inkommande människor, som om du arbetade på ett löpande band. Så fort du blir distraherad förvandlar den ständigt ackumulerande informationen snabbt en snygg och ren brevlåda till en soptipp, som blir svårare att städa upp ju längre du inte återvänder till posten.

Idag ger vi dig några enkla tips för att hantera dina e-postinteraktioner från Jeff Weiner, VD för LinkedIn. Denna man i tjänst tvingas hålla kontakten med hundratals människor varje dag, och han har flera knep som gör att han inte kan drunkna i denna lavin av information.

Min inkorg har i princip blivit det centrala navet i mitt arbetsflöde - jag kommunicerar regelbundet med över 4 300 anställda i 26 städer runt om i världen via post. Därmed inte sagt att jag alltid har varit ett fan av e-post, eller att jag inte har haft situationer där mitt arbete med post liknade sisyfeiskt arbete.

Hur som helst, jag har under åren utvecklat flera praktiska riktlinjer som gjorde att jag kunde gå från begreppet "mail kontrollerar mig" till begreppet "Jag kontrollerar posten".

1. Vill du få mindre post - skicka mindre post

Detta råd verkar löjligt enkelt, särskilt i samband med ett så vanligt problem, men för mig själv anser jag att det är den gyllene regeln för framgångsrik e-posthantering.

Denna slutsats kom till mig under mitt arbete på ett tidigare företag, där två av de personer som har närmast anknytning till mig lämnade företaget. De kommunicerade mycket effektivt med människor, arbetade hårt och, som det visade sig, skickade de mycket post. Medan de arbetade för företaget verkade mängden korrespondens som kom via e-post helt normalt, men efter att de lämnade upptäckte jag att trafiken i min post minskade med cirka 20-30%.

All denna aktivitet på posten var inte bara deras brev: det fanns mina svar till dem, utan det fanns också brev och svar från alla adressater som bifogades korrespondensen. Ofta krävde dessa meddelanden inte mitt obligatoriska deltagande i diskussionen.

Från det ögonblicket satte jag mig själv ett tydligt villkor – att inte skriva i onödan. Resultatet: mindre post och mer beställning i inkorgen utan att kompromissa med arbetsaktiviteterna. Sedan dess har jag försökt att inte avvika från denna regel.

2. Markera väntande e-postmeddelanden som olästa

Att markera ett e-postmeddelande som oläst har i grunden förändrat mitt sätt att arbeta med e-post. Det räcker för mig att snabbt gå igenom de inkommande breven, omedelbart svara på de mest brådskande och radera onödiga. Samma bokstäver som jag behöver återkomma till senare, om det finns tid, markerar jag som olästa. Detta eliminerar rädslan för att ett viktigt brev, läst och lämnat obesvarat, kommer att glömmas bort och begravas i brevlådans tarmar. Samma tillvägagångssätt gör att vi kan implementera en sorts ToDo-lista, som jag får återkomma till senare.

Jag försöker avsluta varje arbetsdag med ett minimum av sådana väntande brev, och helst borde de inte vara det alls. Om jag den här dagen inte har tid att återvända till dem, så börjar jag med dem nästa arbetsmorgon.

3. Upprätta ett tydligt utskickschema

Under de senaste åren har mitt liv på arbetsdagar gått enligt ett ganska tydligt schema. Vakna 5:00-5:30 på morgonen, en timme till postkontoret, läsa nyheter, frukost, leka med barnen, träna, kontor, komma hem, lägga barnen i säng, middag med sin fru, vila (vanligtvis är detta att titta på TV med tillhörande rengöring av inkorgsmappen under annonser och tråkiga stunder).

Det visade sig att om jag följer ett sådant schema kan jag enkelt hantera posten, men så fort schemat ändras lite börjar kaoset i brevlådan.

I det här fallet kommer du inte att känna det ökande trycket från insikten om att din box plötsligt kommer att lämnas obevakad. Att hålla ett schema på rätt spår hjälper till att hålla saker under kontroll. Det hjälpte Benjamin Franklin, det hjälper dig också.

4. Uttryck dig tydligare

Kommer du ihåg det trasiga telefonspelet? Det var ganska roligt då, men nu är allt övervägt i konceptet arbete och affärer, och det finns ingen tid för spel.

Ord är mycket viktiga och måste väljas mycket noggrant för att undvika oklarheter och missförstånd. Ju mer entydig och tydlig att förstå din text, desto mindre sannolikt kommer du att få ett andra brev som ber att förtydliga det första.

5. Tänk på mottagarna

Det verkar ofta som att fälten Till och Cc av många uppfattas som samma. Faktum är att du med deras hjälp entydigt kan göra det klart från vilken av mottagarna du förväntar dig ett svar, och till vem en kopia av brevet skickades för att hålla honom informerad.

Faktum är att inte lyfta fram de mottagare från vilka ett svar krävs är det snabbaste sättet att skapa panik och förvirring i korrespondensen. 6 mottagare istället för 1 mottagare och 5 kopior är 5 extra möjliga svar, som var och en kan växa till en hel separat kedja av bokstäver.

6. Bekräfta mottagandet

Om du anges som mottagare och brevet verkligen är adresserat till dig, var då inte lat för att meddela avsändaren att du har tagit emot brevet. Du behöver inte många ord, ett enkelt "mottaget" eller "mottaget" räcker. Detta kommer att bli ett tecken på att du har fått informationen i sin helhet och i vederbörlig volym och att avsändaren inte längre behöver skicka något annat till dig om samma ämne.

Om du inte har bekräftat mottagandet förblir avsändaren helt omedveten om brevet. Kanske försvann den i djupet av din låda? Om detta är viktig information kommer tvivel och oro att tvinga avsändaren att skriva ett nytt brev till dig med en begäran om att bekräfta mottagandet av det första brevet, eller att fråga någon annan om din närvaro på arbetsplatsen. Extra personer är inblandade, extra brev skickas och tas emot.

7. Håll känslor borta från posten

E-post kan vara ett användbart verktyg om det används på rätt sätt. Det kan också bli en destruktiv kraft om den används felaktigt. Det vanligaste exemplet är användningen av post för att diskutera kontroversiella, motstridiga och känsliga frågor.

Det slutar aldrig att förvåna mig hur människor använder ord och uttryck i korrespondens som de aldrig skulle säga inför samma publik.

Om du plötsligt hamnar i sådan korrespondens, gör en enkel sak - sluta. Du kan lösa en tvist eller konflikt genom att lyfta telefonen och ringa adressaten, eller genom att personligen träffa honom. Sådana ömtåliga saker bör inte behandlas i textkorrespondens. Texten förmedlar inte den känslomässiga komponenten, intonationen och andra viktiga saker som kan vara avgörande för en konstruktiv lösning av frågan.

(via Jeff Weiner)