Hur man skickar anställda på affärsresor utan pappersarbete: personlig erfarenhet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Vi berättar om huvudproblemen med affärsresor och förklarar hur du kan lösa dem.

Problem # 1. Trögt godkännandesystem

Varje resa är ett gäng korrespondens där jag fungerar som mellanhand. Det tar mycket tid att skicka meddelanden, dessutom finns det en chans att bli förvirrad och göra misstag, speciellt när flera personer flyger.

En gång missförstod jag en anställd och kom överens om en biljett för fel flyg. Det var ej återbetalningsbart, så företaget var tvungen att spendera pengar på en andra biljett, med rätt datum, och förlora cirka 10 tusen rubel.

Hur man löser problemet

Kort: automatisera processen.

Tjänster för onlinebokning av resor klarar denna uppgift - jag testade det. Den kan användas för att planera affärsresor, köpa flyg- och tågbiljetter och boka hotell. Du behöver inte betala för att ansluta och använda tjänsten.

Tjänsten kan användas inte bara av chefen och kontorschefen utan även av alla anställda på företaget. Det finns ingen gräns för antalet användare, så jag laddade omedelbart upp data från alla killar som åker på affärsresor till Lifehackers profil på OneTwoTrip for Business. Du kan lägga till det manuellt eller från XLS- och CSV-filer. För att göra detta, i avsnittet "Anställda" finns en "Importera"-knapp.

När du lägger till en användare kan du omedelbart ange uppgifterna för ryska och utländska pass, för att inte fylla i dem igen varje gång.

För varje anställd kan du ställa in en resegräns och begränsa åtkomsträttigheter. Ange till exempel en gräns för en beställning och välj ett hotell upp till tre stjärnor. När en anställd slutar blockeras deras profil. Han kommer inte att kunna gå in på sitt personliga konto, men hela historiken och rapporteringen om honom kommer att finnas kvar.

Detta förenklade mitt arbete avsevärt: en anställd kan logga in på sitt personliga konto med sitt lösenord, välja önskat flyg och hotell och boka dem utan att betala. För att komma överens om biljetter behöver du inte skicka skärmdumpar till Telegram: direktören, som administratör, ser alla anställdas reservationer och beställningar i avsnittet "Beställningar".

Problem # 2. Höga kostnader

Vi försöker planera resor i förväg för att köpa biljetter billigare. Det är sant att detta inte alltid fungerar.

Hur man löser problemet

Kort: spara på biljetter och hotell genom att köpa dem via onlineresetjänsten.

OneTwoTrip for Business garanterar att flygbiljetter kostar lika mycket eller billigare än för privatpersoner.

Besparingar uppnås genom hög omsättning och direkta avtal med flygbolag och hotell.

Webbplatsen erbjuder cirka 2 miljoner boendealternativ för olika budgetar: hotell, lägenheter, vandrarhem. Mer än 1 000 av de mest populära har sina egna relationer med OneTwoTrip for Business. Om objektet som kunden behöver inte finns i systemet kan tjänsten sluta ett avtal med den på begäran.

Om planerna är bekräftade och resan godkänd kan biljetter köpas med två klick. Om inte, avboka bara din bokning. Alla flygbolags lojalitetskort är giltiga, så du kan fortsätta att samla miles. Tjänsten arrangerar kampanjer med banker: den kan till exempel returnera cashback med bonusar för köp med ett företagskort.

Problem # 3. Lång biljetthantering och fakturering

När biljetterna och hotell är överenskommet med chefen kontaktar jag flygbolaget och hotellet för att få en faktura för betalning. Varje organisation har sina egna betalningsregler för juridiska personer: någonstans måste du skriva till e-post, någonstans måste du fylla i en Excel-fil med företagsinformation, någonstans - ett formulär på webbplatsen. Det hände att jag upprepade gånger var tvungen att ringa jourlinjen för att få dokument. Det tar mycket tid och biljettutfärdandet tar ibland flera dagar. Vissa företag utfärdar inte fakturor till juridiska personer alls. I sådana fall måste du avstå från köpet och leta efter ett annat flyg eller hotell.

Hur man löser problemet

Kort:betala för biljetter och hotellet med en faktura på webbplatsen för tjänsten för att organisera affärsresor.

På OneTwoTrip for Business kan jag och andra anställda som har lämplig tillgång boka och betala för biljetter och hotell lika enkelt som privatpersoner. Hela processen tar 2-3 minuter: du anger ditt personliga konto, fyller i datum och destination och väljer önskat flyg. Du behöver inte ange passdata och bonuskortsnummer, de laddas automatiskt när du väljer en anställd från listan.

Dessutom kan du skapa en komplex resplan eller organisera din resa mer flexibelt. Flyg till exempel en dag med olika flygbolag: på morgonen från Ulyanovsk till Moskva med Aeroflot och på kvällen tillbaka på Pobeda. Detta är tillåtet eftersom onlinetjänsten kan "limma" biljetter från olika flygbolag i en beställning. Om du organiserar din resa själv, i det här fallet, skulle det ta mer tid: korrespondens med två flygbolag, två fakturor för betalning, dubbelt så många avslutande dokument.

Du kan betala för biljetter och hotellet på två sätt: med en deposition och med ett företagsbankkort. Jag använder en insättning - du måste fylla på den i förväg för valfritt belopp genom att fakturera från avsnittet "Konto". Köpet sker omgående, och inte bara under bankens öppettider.

För alla problem kan du kontakta servicesupportteamet. Hon jobbar dygnet runt och kommer att ge assistans även om force majeure inträffar kvällstid eller helger.

Problem nr 4. Avslutande dokument

Affärsresan slutar inte med köp av biljetter och hotellbokningar. Det krävs mycket mer ansträngning för att förbereda de avslutande dokumenten. De måste begäras separat från flygbolaget och hotellet, som endast skickar dem i pappersform. Ofta kommer försändelser inte med posten och går förlorade. Detta avslöjas under rapporteringsperioden, så du måste snarast leta efter kontakten till någon som kan duplicera de avslutande dokumenten.

Hur man löser problemet

Kort:anförtro bildandet av avslutande dokument OneTwoTrip för företag.

I OneTwoTrip for Business med fakturor och rapporter är allt mycket enklare. Varje månad får vi en handling för alla tjänster och en faktura för hotell med moms, varje kvartal - en avstämningshandling. Alla fakturor och rapporter lagras i avsnittet "Dokument". Du kan konfigurera vem av medarbetarna som har tillgång till dem – sekreterare, revisor, chef. Dokument har ingen begränsning på lagringsperioden på ditt personliga konto och är tillgängliga när som helst.

Vad är slutsatsen

Att organisera affärsresor genom sparar pengar och tid. Tjänsten låter dig:

• vägra lång korrespondens med flygbolag och hotell;
• koordinera resor direkt med huvudet;
• boka de mest lönsamma flyg- och boendealternativen;
• utfärda biljetter och hotellet på 2-3 minuter på ett ställe;
• betala för biljetter utan att vänta på fakturan;
• förenkla utarbetandet och lagringen av avslutande dokument.