Ett icke självklart men fungerande sätt att skära ner på din utskickstid

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

För att optimera tiden du tillbringar med att arbeta med din e-post, försök inte ställa dina e-postmeddelanden i perfekt ordning. Allt är mycket enklare, säger en MailChimp-anställd. Ett par enkla steg - och du behöver bara en och en halv timme om dagen för att hantera alla bokstäver.

Jon Smith från MailChimps supportteam har hittat ut den perfekta e-postformeln genom att testa och missa. Först skapade han många mappar, raderade sedan varenda en, men ingen av dessa metoder fungerade. Och så kom han till ett helt annat system.

Trots att svar på brev är närmast centrala i hans arbete kunde han minska tiden som ägnades åt olika handlingar med post till en och en halv timme om dagen. Han upptäckte att även när brevlådan är full av brev kan ett par enkla åtgärder vända på saken.

Vad du inte ska slösa din tid på

Som John säger försökte han först klassificera brev och skapade alla möjliga mappar: för meddelanden från chefen, för information om olika projekt, meddelanden där det var nödvändigt att vidta några åtgärder och så vidare. Han trodde att detta skulle hjälpa honom att spara tid. Men i själva verket började han lägga mer tid på att försöka memorera sitt klassificeringssystem och mindre tid på själva arbetet.

Till exempel fick jag ett meddelande från min chef om ett projekt jag arbetade med, och detta meddelande krävde också att jag skulle vidta vissa åtgärder. I vilken mapp ska den placeras? Och vad var sannolikheten att jag kommer ihåg var jag skulle leta efter det här brevet senare?

John Smith

Så John bestämde sig för att göra sig av med alla mappar, och ett fullständigt kaos rådde i hans post. Avsaknaden av ett system var inte bättre än ett alltför komplext system. Sedan bestämde sig John för att återigen ompröva sitt sätt att arbeta med post. Han bestämde sig för att sortera breven inte efter ämne, utan efter vilken typ av åtgärd de behövde vidta. Så här gör du.

Komplicera inte för mycket

Lämna bara de meddelanden du behöver svara på i din inkorg. De viktigaste, om du inte kan lista ut dem direkt, markera dem som olästa.

Kanske kommer detta att verka ologiskt för dig, eftersom de mest brännande sakerna bör göras så snabbt som möjligt. Det är det, och ibland finns det verkligen ett behov av att omedelbart svara på sådana meddelanden. Men genom att markera viktiga meddelanden som olästa kommer du definitivt inte att förlora dem i den allmänna massan. Dessutom behöver du inte flytta dessa e-postmeddelanden på detta sätt: de stannar i din inkorg och får uppmärksamhet tills du når dem.

Jag försöker se till att det inte samlas mer än 60–70 meddelanden i min brevlåda åt gången. Det här är exakt det antal bokstäver som jag lätt kan hantera på en gång.

John Smith

Skapa ett vanligt utskickschema för dig själv

John avsätter en timme varje morgon för att städa brevlådan. Som redan nämnts lämnar han ofta brådskande meddelanden "olästa". John skummar snabbt igenom nyhetsbrev och intern företagskommunikation och svarar på så många icke-brådskande meddelanden som han kan hantera inom den timmen.

När timmen för utskick går mot sitt slut stänger inte John Smith brevlådan, utan ägnar mycket mindre uppmärksamhet åt den. När nya meddelanden kommer in skannar han snabbt deras innehåll och avsändarnamn för att prioritera dem. Om ett meddelande kan besvaras utan att avbryta andra aktiviteter under en längre tid, gör John det. Men han börjar inte maila igen.

Mot slutet av arbetsdagen avsätter John ytterligare 30 minuter för att enbart ägna dem åt att arbeta med post. Vid denna tidpunkt är han engagerad i brev som kräver att han vidtar någon åtgärd: ge godkännande, skriva ett detaljerat svar eller fatta något beslut. Det är då han uppmärksammar meddelandena som han markerat som olästa.

Jag skulle kunna lägga mycket mer tid på att arbeta med post, men sådana tidsbegränsningar hjälper mig att koncentrera mig bättre och bli mer produktiv.

John Smith

Klassificera e-postmeddelanden efter typ av svar

För vissa meddelanden skapade John fortfarande separata mappar. Vissa brev som han inte markerar som olästa delar han bara ut åt två håll. Meddelanden som kräver någon åtgärd eller svar från en kollega (inte nödvändigtvis brådskande), placerar John i mappen "Att göra". Det är för e-postmeddelanden som kan hanteras nästa dag eller senare i veckan.

Ännu mindre brådskande brev John flyttar till mappen "Läs". Dessutom använder den speciella filter som automatiskt placerar nyhetsbrevet i den här mappen. Det tar bara ett par minuter att installera filtren, men detta enkla steg kommer att spara mycket tid och ansträngning senare.

Om du använder den här metoden får du tre aktiva mappar som skiljer sig åt i hur brådskande det är att svara på meddelanden: Inkorg med olästa meddelanden, Att göra och Läs.

Arkivera meddelanden

För allt annat använder John Smith funktionen för meddelandearkivering. Detta hjälper honom att rensa brevlådan och chefen från onödiga uppgifter.

Så fort jag läser meddelandet och vidtar nödvändiga åtgärder, vare sig det är en företagsnyhet eller ett nyhetsbrev som jag prenumererar på, arkiverar jag det.

John Smith

Om ett meddelande innehåller viktig information som John vill behålla för framtida referens, markerar han det arkiverade meddelandet med en asterisk så att det kan hittas snabbare.

Var särskilt försiktig när du bestämmer dig för att ta bort ett inlägg

John använder sällan funktionen för att ta bort meddelanden. Detta är en läxa han lärt sig av verklig praktik. En dag raderade John ett meddelande från en kollega som innehöll information som han inte ansåg var viktig då. Efter att den här anställde lämnat företaget behövde John information från det brevet. Då insåg han att han var i trubbel.

Efter det började jag bara ta bort de bokstäver som definitivt inte kommer att vara användbara för mig i framtiden. Bli inte förolämpade, kära kollegor, som skickar mig söta gifs med katter, men det är dessa meddelanden som hamnar i "Skorgen".

John Smith

För att komma fram till detta system försökte John Smith många olika tillvägagångssätt som inte var tillräckligt effektiva för honom. Han testade metoderna som andra använde, men mycket snart insåg han att han behövde prova något annat. John kom till slutsatsen att vilket system som helst fungerar bara när det passar väl in i förhållandena för just ditt arbete.

Prova den här metoden eller hitta något eget. Du kanske kan hitta ett sätt att spendera ännu mindre tid på post.