Fjärrarbetaretikett: hur man förbereder sig för ett onlinemöte

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Tips från en företagspsykolog som är användbara för dig som arbetar på distans.

Under de första månaderna av pandemin, när anställda började massivt gå över till distansarbete, fanns det många roliga historier. Nakna män kom av misstag in i ramen, medan barnen glatt informerade sin mamma, och tillsammans med andra styrelseledamöter, att de gick på toaletten. Och åklagarens utseende i form av en kattunge vid rättegången förhärligade i allmänhet både advokaten och filtret i Zoom.

Även om det kan vara roligt att komma in i nyheterna var det osannolikt att advokaten skulle gilla det. För att undvika att bli en YouT ube-hjälte är det bäst att träna mötesetikett online. Det uppstod till stor del spontant, folk "famlade" efter det genom att trial and error under det senaste och ett halvt året av ständiga videokonferenser.

Låt oss analysera de grundläggande principerna som inte skadar att komma ihåg.

Använd ditt riktiga namn och foto

Även om man ibland vill definiera sig själv som en "modig viking" är det bäst att låta bli. Att hålla sig mystisk och inte skriva in namnet är inte heller värt det, liksom att helt enkelt indikera "jag". Tyvärr är det inte alla kollegor och kunder som uppskattar det. Därför är det bättre att använda ditt riktiga namn och efternamn - så att samtalspartnerna omedelbart förstår vem du är.

Det andra nödvändiga elementet är en avatar. Om du inte har möjlighet att inkludera en video kommer bilden att se bättre ut än dina initialer eller ett svart block med för- och efternamn. Även här är det viktigt att inte överdriva det - det är bättre att sätta ditt riktiga foto utan krusiduller. Det vill säga, bilder från stranden eller från klubben kommer inte att fungera, så du kommer bara att förvirra dina kollegor. Det är också bättre att inte sätta dig själv i full tillväxt, ditt ansikte räcker: på små skärmar är det svårt att se vem som står bredvid det lutande tornet i Pisa.

Ta hand om ditt utseende

Det bör vara lämpligt, vilket innebär inga extremer. Om du klär dig för informellt kommer det att visa sig oartigt, att föredra en smoking framför en dräkt - det kommer också att hamna på sin plats.

Att hitta en balans är svårare än vad man ser. Till exempel, på kontor bär många människor en vit skjorta och svart jacka, men för ett videosamtal kan denna stil verka för hård och motbjudande. De flesta av dina kollegor kommer sannolikt inte att bära en tvådelad kostym för ett Zoom-möte.

Det är viktigt att kläderna är bekväma, men du ska inte ha på dig uppenbart slitna kläder: fläckiga T-shirts eller trasiga T-shirts. Du vill hellre få dina kollegor att skratta än att kränka, men chefer och kunder kan bli kränkta.

Att klä ut sig i "uniform" är förresten inte bara före videosamtalet. Detta hjälper dig att bli redo om det är svårt att engagera dig i arbetsprocesser hemifrån.

Och ja, det är bättre att ta på sig byxorna – man vet aldrig, plötsligt måste man gå upp eller göra något. På så sätt är du redo för alla händelser.

Förbered bakgrunden

Försök att välja en plats med minst "visuellt brus" och se till att inga onödiga föremål faller in i ramen. En obäddad säng, strumpor utspridda på golvet är helt klart inte vad kollegor behöver se.

Något solidt och solidt är bäst. Till exempel en vägg med tapeter i pastellfärger. Dessa färger är inte distraherande och fungerar därför som ett bra alternativ. Det är också användbart att komma ihåg kombinationen av bakgrund och kläder. Så, jag sitter ofta mot en vägg med ett mysigt tegelmönster som passar nästan vilken garderob som helst.

Och om du bestämmer dig för att använda en virtuell bakgrund, se till att se till att den fungerar korrekt och inte överlappar ditt ansikte.

Ge tekniska poäng

För videosamtal är det bättre att använda bärbara datorer eller datorer med videokamera. Om det inte finns något lämpligt kan du göra med en telefon, men du bör fixa det på ett stativ: bilden kommer att rycka i dina händer. Och du ska absolut inte gå fram och tillbaka med din mobil.

Glöm inte heller att koppla in hörlurar – högtalartelefonen ger ett starkt eko som stör alla. Om du använder trådlöst, se till att de är tillräckligt laddade.

Stäng av din mikrofon under en konferens när du inte talar för att inte störa andra eller hamna i pinsamma situationer. Eller värre. Så en anställd visste inte hur man stänger av mikrofonen, som användes av hennes katt, som aktivt jamade i närheten. Det som hände roade kollegorna mycket, men inte chefen. Han bestämde sig för att de skrattade åt honom, och då var ingen särskilt glad.

Och när du spelar, inkludera video också. I det här fallet ska kameran inte limmas eller färgas med något - det är bättre att kontrollera detta innan mötet. Ur etikettsynpunkt kan du klara dig utan kamera i tre fall:

1. Samtalet är oplanerat, något måste diskuteras snarast.
2. En av deltagarna är på jobbet på en plats där videokommunikation är olämplig.
3. På grund av videon försämras anslutningen och allt hänger sig.

Om du ska ringa ett videosamtal i messenger, kolla först med din kollega om han samtycker till detta format. När kameran är påslagen endast för en av samtalspartnerna uppstår en känsla av ojämlik kommunikation.

Visa respekt för dina samtalspartners

Se till att du är inloggad på din profil på onlineplattformen i förväg så att du kan gå med i mötet i tid. Det är bättre att gå med i sändningarna 2-3 minuter innan mötesstart för att hinna eliminera problem om de plötsligt dyker upp.

Se också till att du är i ett tyst rum och inte utanför när du ringer. Om du är hemma, ordna med din familj att inte komma in på ditt rum förrän onlinemötet är över. Det är också viktigt att du inte distraheras av kurirer och andra affärer.

Håll koll på mötet även om du vill koppla av lite hemma. Annars kommer du att hamna i en besvärlig situation, som den estniske riksdagsledamoten Tarmo Kruuzimäe. Han klädde av sig, gick och lade sig, satte på musiken och började vapa. Och så var det hans tur att ställa frågor. Detta förstod han förresten inte heller. Men andra parlamentsledamöter uppskattade Tarmos förmåga att vila, och journalister replikerade vad som hände.

Även om tipsen verkar enkla, visar videofilmerna ovan att de inte är lätta att följa. Förbered din teknik i förväg, var affärsmässig och kom ihåg att mötet fortsätter även om du personligen har pratat klart.