Hur man kommer bort från "rutinen" och slutligen tar sig an strategiska uppgifter

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

"Vem om inte jag?" - en typisk tanke som drar in dig i en rutin. Rätt förberedelse hjälper dig att hitta tid för de riktigt viktiga sakerna.

Organisationsaktualitetshantering, eller operativ ledning, är en nödvändig del av projektarbetet. Detta inkluderar till exempel daglig interaktion med underordnade eller omedelbar respons på alla inkommande uppgifter. Men detta ger verkliga fördelar endast om arbetet är byggt utifrån en genomtänkt och godkänd strategi, som företagets ägare borde göra. Annars är det en oändlig, kaotisk process som tär på alla resurser.

I varje lärobok om ledningsaktiviteter skrivs det hur man korrekt organiserar arbetet: designa, implementera och sedan delegera systemet för operativ ledning av företaget till högsta ledningen. Men i praktiken visar sig allt vara mycket mer komplicerat. Innan man inför ett nytt ledningssystem är det viktigt att skapa de nödvändiga förutsättningarna.

Tågpersonal

För att komma bort från "rutinen" måste uppgifter delegeras. Och att göra det för att inte ständigt bli distraherad av kontroll.

För att företaget ska blomstra och ägaren ska kunna engagera sig i strategiska uppgifter måste teamet ha proaktiva ledare och samvetsgranna utförare.

Det finns många medarbetartypologisystem, men alla, på ett eller annat sätt, handlar om att motiverade och intresserade personer ska arbeta i företaget. Därför är det i detta skede mycket viktigt att göra en högkvalitativ bedömning av personalen. De bästa sätten att lösa detta problem är sätt där huvudkriteriet är prestation, inte kompetens. Till exempel kan du använda metoden "360 grader" - det här är en bedömning av en anställd av hans kollegor, underordnade, ledning, kunder och honom själv.

Vad ska man göra med de som har visat sig vara ineffektiva anställda? Till att börja med ska vi försöka "fixa" dem, det vill säga motivera dem. Här måste du identifiera de som inspireras av prestationer: de kommer att jobba roligare om de utlovas ett pris. Men de som motiveras av straff, och de som inte reagerar alls på stimulans (detta är ännu värre), behöver bli av med. Det är viktigt att göra denna process steg för steg och inte självklar för teamet. Annars har du alla chanser att förstöra företaget.

Till resten måste du tydligt förmedla idén om vad du förväntar dig av dem, eller snarare, vad du ger ut din lön för. En anställd måste förstå att hans handlingar ger en sådan vinst till företaget, varför han får en sådan lön och en sådan bonus. Med andra ord, implementera ett transparent system för materiell motivation baserat på resultatindikatorer - KPI (Key Performance Indicator).

Ta itu med ekonomin

Så laget var klart. Låt oss gå vidare till det mest brännande ämnet för alla affärsmän - företagsekonomi.

Ibland, särskilt under snabb tillväxt, glömmer ägaren och högsta ledningen bort det viktigaste - ekonomin i projektet. För att du tydligt ska förstå hur pengar kommer och går måste du utföra ett antal procedurer.

• Beräkna enhetens ekonomi för projektet - lönsamheten eller förlusten av en enhet av varor eller tjänster per kund. Detta gör att du kan förstå vilka produkter som behöver stärkas och vilka som bör överges helt och hållet, så att verksamheten som helhet förblir lönsam.
• Identifiera och främja den mest marginella produkten. Låt dig vägledas av principen: att stärka de starka för att utveckla de svaga. Om det inte finns någon vinst har du helt enkelt inte resurser för nya riktningar.
• Kontrollera lönelistan (lönelistan) för lämplighet. Du kommer att bli förvånad, men med rätt beräkning av projektekonomin kan det visa sig att "två och en halv grävmaskin" räcker för dig. Ibland, istället för att behålla tre anställda, är det bättre att fördela (mot en extra betalning) ytterligare en del av uppgifterna mellan två anställda - detta kommer att avsevärt spara lönelistan.

Allt detta måste göras för att förbereda miljön för överföringen av de uppbyggda processerna till företagets högsta ledning.

Standardisera processer

Låt oss gå vidare till taktiska handlingar. Har du någonsin undrat varför anställda på snabbmatsrestauranger är så snabba? Eftersom de har tydligt definierade processer: de vet i vilken ordning de ska lägga hamburgare, hur man flyttar runt i köket för att inte skada en kollega, hur många gram sås som ska läggas till en viss maträtt. Detsamma bör göras med alla processer i ditt företag.

Du kan börja med samma personal: skriv arbetsbeskrivningar. Ladda bara inte ner från Internet, utan skriv exakt vad en specifik anställd i ditt företag ska göra. Beräkna också KPI-systemet - vi har redan pratat om behovet av att använda denna teknik. Det är bättre om det är godkänt för alla anställda.

I försäljning, se till att implementera ett CRM-system (Customer Relationship Management) för att inte missa en enda kund och inte arbeta kring standarder och checklistor.

Det är nödvändigt att reglera alla processer: från de enklaste uppgifterna till komplexa ledningsbeslut. Visst, ibland kan regler brytas, men tack vare ett tydligt koordinatsystem kan du inte oroa dig för vad som händer på den eller den nivån på företaget.

Implementera automatisering

Under standardiseringsprocessen kommer du att identifiera de zoner som kan och bör automatiseras, det vill säga eliminera behovet av att upprepa samma typ av åtgärder. Till exempel, vid mottagandet av en inkommande förfrågan, anger en chef kunddata i ett CRM-system, kopierar sedan informationen för en kundtjänstspecialist till Excel och för marknadsföring överför informationen till Google Sheets. Alla dessa manipulationer kan undvikas och därigenom avsevärt öka effektiviteten för anställda och produktionsprocessen som helhet.

Du kommer att bli förvånad över hur mycket tid och ansträngning du kan spara om du inte använder en chefs arbetskraft för standardberäkningar, utan lägger en gång på en smart operativ lösning. Sådana system finns nu för CRM inom försäljning, och för redovisningsuppgifter och även för rekrytering.

Automatisera allt du kan. Så du kommer att undvika oändliga misstag på grund av den mänskliga faktorn, optimera processer och eventuellt spara på lönerna.

Etablera operativ ledning

Så du är omgiven av motiverade medarbetare som vet vad de behöver göra för att få ett anständigt resultat. Du har en tydlig finansiell modell och du har en idé om vart du ska flytta för att ständigt öka vinsten. Processerna inom företaget är standardiserade och automatiserade.

Nu måste du delegera operativ kontroll. Viktigt: knyt inte processer till en person, för att inte försätta dig i en position där ditt företag är helt beroende av en anställd chef. Efter att ha tagit bort den operativa ledningen från dig själv, skapa inte en annan pol, utan försök dela upp uppgifter i flera olika områden: till exempel anförtro alla monetära frågor till finansavdelningen och arbeta med kunder - till serviceavdelningen.

Nu kan du engagera dig i strategisk ledning med sinnesfrid. Men se till att kontrollera minst en gång i kvartalet om den taktiska delen av projektledning sammanfaller med den strategi du implementerar. När allt kommer omkring är rimlig kontroll nyckeln till ett stabilt och långsiktigt arbete i företaget.