Varför misslyckas GTD-system ofta?

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

© foto

Om du använder det du tror är det bästa GTD-systemet, men inte ser resultatet, är det osannolikt att problemet ligger i systemet, utan snarare problemet med tron på att en perfekt strukturerad att-göra-lista gör att du kan göra 10 gånger mer arbete än dina kollegor. Ingen metod för att öka produktiviteten är effektiv för dig förrän du börjar tänka realistiskt. Vi kommer att prata om detta i artikeln.

Det är omöjligt att göra "allt" på en dag

Varje dag har du massor av saker som du absolut behöver göra idag. Du verkar förstå att det är omöjligt att göra allt på en gång, men ändå försöker du med avundsvärd uthållighet bevisa motsatsen, vilket i slutändan leder till känslan av att du har snurrat som en ekorre i ett hjul hela dagen, men du har inte hunnit göra något. Att undvika denna känsla är lätt – du måste prioritera. Bestäm vad som verkligen behöver göras idag och vad som kan vänta till imorgon. Efter att ha slutfört en liten lista med uppgifter på en dag kommer du att känna framsteg, vilket innebär att du nästa dag kommer igång med verksamheten med stor entusiasm.

Du har säkert redan tänkt att det faktiskt är svårt att prioritera. Det är inte alltid möjligt att förstå vilken verksamhet som är viktigast idag. I sin videoblogg ger den berömda bloggaren Ze Frank detta råd: skriv en lista över alla saker som behöver slutföras, börja sedan läsa listan från slutet, lyssna på dina inre känslor. Om du förstår att denna punkt verkligen är viktig, lämna den, om det finns ens minsta tvivel, stryk den skoningslöst. Starta de återstående uppgifterna från den första på listan.

Kom ihåg att det finns 24 timmar på ett dygn, du är begränsad till denna tid. Efter att ha planerat för mycket kommer du på kvällen att bli besviken över att du inte hade tid igen. Tvärtom är det bättre att sätta upp ett mål som är för enkelt, vilket du definitivt kommer att klara av. Och sedan göra lite extra arbete. I slutet av dagen kommer du att känna dig som en vinnare, för förutom de nödvändiga sakerna lyckades du göra något annat.

Glöm multitasking och fokusera på en sak

Det är väldigt svårt för en person att multitaska, men ändå gillar många att göra det, eftersom de på så sätt känner sig mer aktiva och produktiva. Var femte minut kan vi avbryta viss aktivitet för att svara via telefon eller e-post. Multitasking distraherar vår uppmärksamhet avsevärt och här är anledningen: varje gång, när du byter uppmärksamhet från en uppgift till en annan, kommer du sedan smärtsamt tillbaka till den första och komma ihåg var du slutade.

I en ideal värld skulle vi helt kunna överge multitasking, men i den verkliga världen uppstår fortfarande situationer när det är omöjligt att undvika det. I det här fallet är det värt att göra en kompromiss, med till exempel tekniken för "tomatplanering", när du fokuserar uteslutande på en uppgift i 25 minuter och inte låter dig distraheras.

Arbeta med en uppgift, och efter 25 minuter, revidera listan och välj nästa som för närvarande kräver din omedelbara uppmärksamhet. Detta gör att du kan multitaska men behålla fokus på uppgiften.

Välj och tillämpa produktivitetstips på ett klokt sätt

Det finns många artiklar skrivna på ämnet produktivitet och effektivitet, nya tekniker och hacks dyker upp oändligt, men ingen av dessa kommer att hjälpa dig om du inte löser problemen som beskrivs ovan. Och även efter att ha löst dem måste du lära dig hur du korrekt och på plats tillämpar GTD-systemet.

Som redan nämnts i ett av våra inlägg, om det du gör är viktigt för dig, behöver du inga system, listor och påminnelser. Det kommer inte att vara svårt för dig att komma ihåg vad du behöver göra. Om problemet du löser är globalt, kommer du förmodligen att dela upp det i delar genom att skriva en att göra-lista, men gör det utan att tänka: "Åh, jag använder GTD!" Så vad är GTD-system och andra produktivitetstips till för? För att göra rutinmässiga och tråkiga saker i tid: betala räkningar, ringa samtal, rapportera. Detta är vad du av hela din själ drömmer om att skjuta upp till "i morgon", som aldrig kommer.

Alla produktivitetssystem bör dock inte tillämpas blint, du måste först tänka på hur du kan "vässa" det själv för att få ut det mesta av det. GTD-system är inte ett trollspö som ska tillämpas genom att strikt följa instruktionerna, de är ett verktyg som måste finjusteras genom att lära dig om dig själv och hur du arbetar för att få dig att känna dig nöjd i slutet av dagen.