50 guldtips för att förbättra produktiviteten

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Lär dig att hantera din tid, arbeta effektivt och vila ordentligt.

Planera

1. Sätt upp mål korrekt

För att uppnå ett mål måste du först formulera det korrekt. Använd ett SMART-system: mål ska vara specifika och mätbara, realistiska och uppnåeliga, meningsfulla för dig och ha tydliga deadlines.

2. Fokusera på processen

Sätt upp mål baserat på process, inte resultat. "Att bli en dansare" är en misslyckad uppgift. Det är svårt att närma sig det, eftersom det inte är klart var man ska börja. Sätt upp dig som mål att "registrera dig för en dans och gå till lektionen tre gånger i veckan", det kommer att bli mer effektivt. Åtminstone kommer du att förstå om du är redo att träna flera år för dina drömmars skull eller inte.

3. Använd GTD-tekniken

GTD (Getting Things Done) är ett system för affärscoachen David Allens produktiva arbete. Dess huvudsakliga mål är att slutföra alla tillgängliga fall och samtidigt avlasta hjärnan från oändlig planering. Kärnan i tekniken är att skriva ner absolut alla uppgifter med hjälp av olika listor och ständigt uppdatera dem. Så även de minsta och till synes oviktiga uppgifterna kommer inte att förvirra ditt huvud och distrahera dig från arbetet. Och utvecklingen av deras implementering kommer alltid att vara framför dina ögon.

4. Förstå skillnaden mellan att vara upptagen och effektiv

Du kan vara ständigt upptagen, men det betyder inte att du är produktiv. Fundera över hur användbara dina handlingar är, hur de relaterar till ditt arbete och om det finns uppgifter i din plan som inte tar dig närmare ditt mål. Om det finns, uteslut dem.

5. Använd kalendrar istället för att göra-listor

Att schemalägga saker direkt i din kalender hjälper dig att skilja avsikten att göra något från åtagandet att påbörja en specifik uppgift vid en viss tidpunkt. Det gör det lättare att dela ut saker under en vecka och en månad och snabbt hitta ledig tid för att ändra något i ditt schema.

6. Glöm multitasking

Du kan göra flera saker samtidigt, men det är osannolikt att du uppnår bra resultat. Flera studier har visat att multitasking minskar arbetseffektiviteten. Du får bara en känsla av tillfredsställelse, som inte varar länge och ersätts av utbrändhet. Ta för vana att utföra uppgifter sekventiellt, så kommer din effektivitet bara att öka.

7. Prioritera

Matrisen för USA:s 34:e president, Dwight D. Eisenhower, kommer att hjälpa till att korrekt tilldela uppgifter enligt deras prioritet. Alla uppgifter behöver bara delas in i fyra grupper:

1. Viktigt och brådskande.
2. Viktigt och inte brådskande.
3. Oviktigt och brådskande.
4. Oviktigt och inte brådskande.

Så du kommer att se vad som behöver hanteras direkt, vad du ska förmedla till andra och vad som inte är nödvändigt att göra alls.

8. Minska listan över viktiga ansvarsområden till tre

Försök inte fylla ditt dagsschema med bara svåra uppgifter – det är inte långt från utmattning eller professionell utbrändhet. Och det finns ingen anledning att prata om någon produktivitet. Ta på dig inte mer än tre viktiga uppgifter om dagen, varva med enkla och hitta tid att vila.

9. Sätt dig själv deadlines

Om du är van vid att skjuta upp viktiga saker till senare, och sedan göra allt i en hast, kom på dina egna personliga deadlines. Till exempel ber din chef dig att lämna in två stora rapporter på fredag – ställ in en av dem själv senast onsdag.

10. Lägg en timme om dagen på saker som inte är brådskande

Att fastna i rutinen med dagliga brådskande uppgifter och oändligt skjuta upp andra viktiga och icke-brådskande uppgifter är mycket lätt. Men man kan aldrig komma ner till dem så. Räkna inte med att ha en ledigare dag någon gång. Om du vill läsa klart en bok, ta dig tid till det varje dag. Om du drömmer om att bli en känd konstnär, träna på att rita dagligen.

Motivering

11. Var inte rädd för att göra misstag

Rädslan för att göra något inte så ofta gör att man står still och inte gör någonting alls. Lär dig att uppfatta misstag som en drivkraft för utveckling. När du misslyckas, tänk på varför du misslyckades och täpp till luckan i dina kunskaper och färdigheter. Med tiden kommer du till och med att bli tacksam för dina misstag.

12. Be att få kritisera dig

Döm inte dig själv hårt – bjud in någon att objektivt utvärdera ditt arbete. Be din chef om feedback. För en uppriktig önskan att se dina misstag och förbättra prestanda, kommer du inte att bli tillrättavisad. Nåväl, beröm hjälper dig att bli inspirerad och fortsätta framåt.

13. Pump upp dina färdigheter

Det är omöjligt att förbli produktiv under lång tid utan konstant lärande och självutbildning. Förr eller senare kommer du att bli uttråkad eller så når du taket i ditt yrke. Sträva därför efter att lära dig nya saker hela tiden: ta på dig ovanliga uppgifter och ge inte upp intressanta projekt.

14. Undvik gnällare, pessimister och alarmister

Människor tenderar att bli beroende av andras känslor. Om någon i din omgivning ständigt upprepar hur illa allt är, en dag kommer depressionen att rulla över dig. Paniken från en kollega, vars deadlines brinner varje vecka, kommer definitivt att sprida sig till dig. Lämna därför, sluta kommunicera och bryt relationen - låt inte ditt humör förstöra.

15. Omge dig med smarta människor

Umgängeskrets påverkar vår utveckling. Omge dig med mentorer och bara intressanta människor - låt dem hela tiden motivera och inspirera dig, vilket tvingar dig att sträva efter deras nivå. Gå på specialiserade seminarier, konferenser, gå med i professionella gemenskaper och gör nya bekantskaper.

16. Följ inte andras framgångar

För mycket besatthet av andras prestationer hindrar oss bara. Sluta vara avundsjuk på en vän som öppnat ditt eget företag, eller en klasskamrat som framgångsrikt tjänar på sin hobby. Koppla bort från att spionera på andras liv och fortsätt med att uppnå ditt mål.

17. Ta hjälp

Förvänta dig inte att göra ett stort jobb ensam. Om du behöver hjälp, be om det. Att ta sig an en svår uppgift och dra den själv är inte en anledning till stolthet, utan snarare dumhet. Förstå att du arbetar för ett resultat, och försumma inte för andras erfarenhet och råd.

18. Skapa din egen produktivitetsmetod

Följ inte blint alla tidshanteringstekniker, avslappningstips och tidsbesparande tips. Analysera vad som verkligen hjälper dig och kasta bort det som inte gör dig något gott. Ditt mål är att vara effektiv, inte att slå rekordet för de mest använda produktivitetsverktygen.

Koncentration

19. Befria din hjärna från vardagsproblem

Sätt ihop en kapselgarderob så att du inte tänker på vad du ska ha på dig till kontoret på morgonen. Lägg upp ett schema för städning och hushållssysslor. Handla mat på helgerna och skapa en meny för veckan. När alla hushållssysslor är klara och planerade är du fokuserad på arbetet.

20. Hitta din toppaktivitet

Någon råder att göra komplexa uppgifter i början av arbetsdagen, och lämna små uppgifter för kvällen. Men den här metoden är inte lämplig för ugglor eller de som behöver accelerera. Bestäm därför de perioder då du kan arbeta mest effektivt och schemalägg tidskrävande uppgifter under denna tid. För att identifiera dem räcker det att notera nivån på din koncentration under dagen i flera veckor. Eller använd en dedikerad produktivitetskalkylator.

21. Skjut inte upp saker som gör dig nervös

Oavsett om du är orolig för ett viktigt samtal eller är rädd för att klargöra något med din chef – dröj inte. Lös skrämmande uppgifter direkt, även om tanken på dem gör dig orolig. För det är dessa tankar som distraherar från arbetet och minskar koncentrationen. Ju snabbare du gör det, desto snabbare lugnar du dig.

22. Gör anteckningar för hand

Intressanta idéer som av misstag besöker huvudet tenderar att omedelbart glömmas bort. Ibland går vi vilse i tankar när vi öppnar inspelningsappen på vår smartphone. Och ibland blir vi distraherade av något annat: meddelanden, nyheter och sociala nätverk. Skriv därför ner det på papper – handskrivna anteckningar kommer också att få dig att komma ihåg information bättre. Köp en liten grov skissbok som du snabbt kan skriva ner några ord på, eller ett block med klistermärken och ha dem nära till hands.

23. Ställ in påminnelser

Behovet av att göra något vid en viss tidpunkt skapar en inre oro som distraherar från huvudarbetet. Dessutom kanske den undermedvetna rädslan för att glömma något företag inte ens märks. Ställ därför in ljudpåminnelser om saker kopplade till en viss tid. Detta kommer att befria dig från ständiga blickar på klockan och onödig nervositet.

24. Håll ordning på din arbetsplats

Varje dag, när du är klar med arbetet, ställ saker i ordning på bordet: sortera anteckningarna, lägg ut dokumenten, tvätta koppen. Förresten, skrivbordet på datorn räknas också. Stäng alla onödiga flikar, ta bort tillfälliga filer.

25. Se upp för belysning

Forskare har bevisat att belysning har en djupgående effekt på vår produktivitet. Ljuset på kontoret ska vara så nära naturligt dagsljus som möjligt, inte varmt eller för kallt. Det optimala värdet är 4 500-5 000 K. I slutet av arbetsdagen kan du byta till ett varmt ljus för att koppla av och förbereda dig för vila.

Utföra uppgifter

26. Kör spurter

Du har säkert hört talas om Pomodoro-tekniken - att organisera arbetet i 25-minuterssegment med 5-minuters pauser. Denna tidsram kanske inte passar dig, men huvudsaken är i dess väsen. Utse dig själv korta perioder av full koncentration - från 20 minuter till en timme - när du inte kommer att distraheras av någonting alls, och ta pauser däremellan.

Använd appar:

27. Ha inte bråttom att utföra nya uppdrag

Lämna inte ditt företag oavslutat på grund av en plötslig uppgift eller någons begäran. Naturligtvis är det viktigt att prioritera: om en ny uppgift är viktigare och behöver göras så snart som möjligt, ta en distraktion och offra aktuella saker. Om inte, skjut upp. Även om de frågar dig väldigt mycket.

28. Visualisera

Visualisering hjälper dig att spara tid, memorera information bättre, förstå ett nytt ämne och fatta ett välgrundat beslut. Använd olika tekniker: märk uppgifter efter kategori, rita grafer, tabeller och tankekartor.

29. Lämna uppgifter oavslutade

Ta dig tid att slutföra stora och komplexa uppgifter på en gång. Lita på Zeigarnik-effekten. Dess väsen är att hjärnan bättre minns de oavslutade handlingarna och undermedvetet fortsätter att tänka på dem. Om du är livrädd för en svår uppgift, påbörja den och skjut upp den - medan du gör andra saker kan många intressanta idéer dyka upp.

30. Börja smått

Om du inte kan komma igång med en uppgift, avsätt bara 10 minuter för den. Chansen är stor att du kommer att engagera dig och fortsätta arbeta. Tja, om inte, så börja åtminstone. Och samtidigt kontrollera dig själv effektiviteten av föregående punkt.

Spara tid

31. Ta reda på var du spenderar din tid

Prova ett experiment: försök att skriva ner absolut allt under en vecka, även de minsta fallen och hur lång tid som spenderas på vart och ett av dem. Analysera slutligen den resulterande listan.

32. Avvisa samtal

Försök att prata mindre i telefon. Att ringa tar mer tid än att skriva och läsa ett meddelande. Dessutom kommer inte alla att tänka på att varna för honom, vilket innebär att du plötsligt och vid fel tidpunkt kan bli distraherad från jobbet. Om du fortfarande behöver ringa ett viktigt samtal, schemalägg det och lägg till det i din att-göra-lista så att du tydligt kan avsätta tid för andra uppgifter.

33. Inaktivera varningar

Stäng av aviseringar för appar, meddelanden, sociala nätverk och e-post. De tar inte upp mycket tid, men de är väldigt distraherande och kan dra dig på en resa på Internet. Om du inte kan bli av med frestelsen att kontrollera dina meddelanden, lämna meddelanden om dem endast från viktiga kontakter.

34. Kolla din e-post på eftermiddagen

Eliminera morgonens e-postkontroll för att inte bli distraherad från redan schemalagda uppgifter och inte anpassa sig till någon annans dagliga rutin. Om du är van vid att svara direkt och inte kan motstå att sms:a kan konversationen dra ut på tiden hela dagen. Håll inte webbläsarfliken öppen, utan använd mallar för att snabbt svara på meddelanden.

35. Rensa upp din inkorg

Sträva efter att säkerställa att endast viktiga finns kvar bland olästa meddelanden. Ta bort onödig skräppost omedelbart och skapa en separat brevlåda för personlig post och intressanta prenumerationer. Så du behöver inte leta länge i posten och söka bland alla brev som verkligen behövs.

36. Lär dig att trycka på typ

När du arbetar vid en dator är pekskrivning en betydande tidsbesparing. Färdigheten kan läras med hjälp av onlinetjänster,,. Det viktigaste är att ägna tid åt denna aktivitet varje dag.

37. Använd snabbtangenter

Snabbtangenter är designade för snabbt arbete. Kom ihåg deras kombinationer, de förenklar avsevärt användningen av en dator och individuella program.

38. Spara filer direkt i önskad mapp

När du laddar ner eller skapar ett dokument, namnge det omedelbart och skicka det till önskad mapp. Du kanske inte har tid, men i slutändan är det mycket snabbare och enklare än att sedan kontrollera och sortera alla nedladdningar på din dator eller att raka filer i molnlagringen.

39. Kom inte med ursäkter

Slösa bara inte din tid på det. Att komma med ursäkter är improduktivt, oprofessionellt och irriterande. Bättre att bestämt erkänna ditt misstag och omedelbart börja korrigera det.

Rekreation

40. Gå på en informativ diet

Enorma flöden av information belastar nervsystemet och stör avslappningen. Enligt statistiken tillbringar varje person cirka 2, 7 timmar om dagen enbart på TV. Lägg till detta internet och sociala nätverk. Nyhetssidor, kanaler och gemenskaper konkurrerar obevekligt om vår uppmärksamhet och talar ofta om samma sak. Därför är det inte nödvändigt att ägna tid åt att titta på dem - du kommer fortfarande att få reda på viktiga nyheter.

41. Ta långa pauser

Om du har en svår uppgift som kräver mycket koncentration, koppla av från jobbet i minst en halvtimme. Res dig från skrivbordet och ägna dig åt fysisk aktivitet.

42. Lyssna på musik

Forskning visar att musik ökar produktiviteten, kreativiteten och humöret i allmänhet. Om du har svårt att koncentrera dig med henne, lyssna på dina favoritartister emellan.

43. Gå ut oftare

Gärna precis under arbetsdagen. Inaktuell luft på kontoret minskar produktiviteten, leder till huvudvärk och stress. Forskare har till och med myntat termen Sick Building Syndrome, ett tillstånd där människor upplever smärtsamma symtom på grund av dålig ventilation, belysning och uppvärmning i byggnader. Och även om ditt kontor mycket väl kan vara friskt, kommer din kropp fortfarande att gilla den friska luften bättre.

44. Planera din kväll och helg i förväg

Bestäm i förväg hur du ska spendera din semester och försök fylla den med dina favoritsaker. Att ligga planlöst på soffan kommer bara att leda till ännu mer trötthet, och i väntan på en intressant helg och jobba bättre.

45. Tänk inte på jobbet alls en dag i veckan

Lova dig själv att inte röra ditt arbete på en ledig dag eller tänka på det alls. Även om du har ett viktigt möte eller oavslutade ärenden. Kom ihåg att du också har ett annat liv - ägna denna dag åt det helt och hållet.

46. Ta ledigt

Om du regelbundet går till jobbet, inte tar ledigt för familjeärenden varje vecka, och sällan sjukskriver dig, ta en ledig dag bara sådär. Tillbringa en extra dag hemma efter att ha avslutat ett stort projekt eller före en presentation. Tillåt dig själv att starta om utan att vänta på helgen.

Hälsa

47. Lev efter ett schema

Ta inte den dagliga rutinen som en strikt ram som du måste köra in i själv. Ställ bara in en tid för att gå till sängs, vakna och äta. Och försök att följa det varje dag. Du kommer alltid att känna dig aktiv, inte lida av dåsighet och plötsliga hungeranfall som stör koncentrationen.

48. Använd inte alkohol som ett sätt att koppla av

Undvik att dricka före sänggåendet, även om du har svårt att koppla av efter en hård dag på jobbet. Alkohol kan verkligen hjälpa dig att somna, men efter några timmar kommer den att börja agera negativt – och detta är kantat av frekventa uppvaknanden på morgonen, sömnighet under dagtid och förlust av koncentration.

49. Ät oftare

En rejäl lunch överbelastar kroppen: den lägger all sin kraft på att smälta maten, så det blir svårt att koncentrera sig på att slutföra uppgifter. Om du känner dig sömnig efter middagen, dela din vanliga portion i två måltider.

Istället för tunga måltider, inkludera mat som förbättrar fokus och koncentration i din kost: grönsaker, örter, fet fisk, nötter och mörk choklad. Och luta dig inte på kaffe - i stora mängder stärker det inte, utan ger snarare motsatt effekt.

50. Gå in för sport

Träning förbättrar inte bara hälsan, utan förbättrar också uppmärksamhet, koncentration och hjärnhastighet. De höjer också självkänslan och gör dem mer motståndskraftiga mot stressiga situationer. Detta är ett stort plus för produktiviteten, så träna åtminstone lite.

Läs också? ?

• 80 life hacks för produktivitet
• Vad är skillnaden mellan produktivitet och effektivitet, och vad är viktigare
• Slappna av och ta en paus från jobbet för att bli mer produktiv.
• Vad är den verkliga kostnaden för produktivitet