Hur man förhindrar att brev överväldiga dig

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Det finns två kategorier av människor. Vissa har fullständig ordning i allt: bokstäverna är sorterade, ikonerna på skrivbordet är ordnade. Andra kan inte öppna sin brevlåda utan rädsla, eftersom det finns en hel våg av olästa brev, som det blir fler och fler av varje dag. De är dock lätta att ha att göra med.

En enkel analys av bokstäver kommer inte att rätta till situationen om brevlådan ser ut som en överfull garderob, vars dörr du öppnar med slutna ögon så att ingenting faller ut. Du måste ändra ditt sätt att arbeta med post. Då kan du mer effektivt lägga den tid som vanligtvis läggs på en oändlig ström av nya meddelanden – på viktigare uppgifter.

För att komma igång, ställ dig själv två frågor:

1. Varför får du många mejl?
2. Vad hindrar dig från att snabbt ta isär dem?

Baserat på dina svar, sätt igång med att lösa problemet och använd några användbara tips på vägen.

Ta beslut

En blockering i din brevlåda kan indikera ett problem med beslutsfattandet. Många människor är helt enkelt ovilliga att ta ansvar. De skjuter upp frågorna som behöver besvaras till senare för att lösa allt i en mer avslappnad atmosfär. Eller så hittar de andra ursäkter för sig själva, bara att inte skicka ett svarsbrev nu.

För att inte inleda varje mejl med en ursäkt för att ha kommit för sent med svaret, att brevet försvann bland annat eller hamnat i spam (och i själva verket förblev det en tyst förebråelse i inkorgen och väntar tålmodigt på ögonblicket då du ska öppna det igen), arbeta med dig själv: fatta beslut.

Gör det till en regel att öppna ett brev, gör omedelbart vad det kräver av dig och skriv omedelbart ett svar. Och klicka inte på krysset förrän posten har skickats.

Bli av med överskott

Du kan enkelt rädda dig själv från att ta emot några brev:

1. Avsluta prenumerationen på onödiga utskick som du sedan länge har slutat uppmärksamma. Detta är en fråga om några sekunder och ett par klick: olästa brev med reklammaterial kommer inte längre att samlas i brevlådan.
2. Inaktivera aviseringar från sociala nätverk och olika webbtjänster.
3. Omdirigera brev som du får till personlig post från kunder till en annan brevlåda, med adressen på ditt företags webbplats. En annan utväg är att skapa ett separat feedbackformulär.

Med ett ord, gör allt för att posten inte ska bli ett svart hål som urskillningslöst suger in allt: både nödvändigt och onödigt.

Anpassa filter

Om du behöver nyhetsbrev för att ta reda på det bästa materialet från dina favoritmedia eller rabatter i nätbutiker kan du lämna dem. Men ta bort från mappen med live inkorg med hjälp av filter. E-posttjänsten, som använder dem, skickar brev till nödvändiga mappar av sig själv.

Grunden för filtrering kan vara avsändarens adress eller till exempel de nyckelord som finns i meddelandets brödtext. Allt beror på vilken typ av brev du vill ta bort från huvudmappen.

Hitta en annan uppgiftshanterare

Brevlådan bör inte ersätta din klassiska anteckningsbok att göra-lista eller din schemaläggarapplikation. Så snart du får ett brev, och tillsammans med det ett nytt ärende, överför du det från posten till din att göra-lista.

Diktera svaren

Om svaren är svåra för dig på grund av att du inte gillar processen att skriva brev, gå åt andra hållet. Prova att använda dikteringsfunktionen: tekniken kommer att spela in det du vill säga på egen hand. Och för de minst konservativa personerna på din kontaktlista kan du till och med svara med hjälp av filmer som bifogas brevet.

Öppna mail enligt schema

Råden är inte relevanta för alla, för ofta behöver du ha kontakt dygnet runt. Det kan dock fortfarande vara användbart för vissa.

Avsätt tidsramar för utskick under dagen. Svara sedan på alla brev som kom under din frånvaro på en gång.

Förvandla inte post till en anteckningsbok

Telefonnummer, lösenord, adresser - allt detta ska inte lagras i brevlådans tarmar, utan finnas till hands: i en anteckningsbok, i kontaktlistan på en smartphone, på klistermärken klistrade på arbetsplatsen. Överför den nödvändiga informationen från posten till där det blir lättare för dig att hitta den: det är fortfarande inte särskilt bekvämt att använda bokstäversökningen hela tiden.

Skicka heller inte anteckningsbrev till dig själv. Många gör detta genom att skriva ner information i posten som behöver komma ihåg. Lägg till bilder i bilagor som du vill spara. De samlar på sig brev på posten med länkar till artiklar som du vill läsa senare, när det är dags.

Som ett resultat finns det så många sådana bokstäver att de förlorar sin betydelse. De kommer aldrig tillbaka till dem, eftersom de flyttar ner på listan – och glöms snart bort.

Använd Tumblr eller Pinterest för att lagra vackra foton och skriv anteckningar i speciella applikationer.

Genom att följa dessa regler kommer du att kunna hålla ordning i din brevlåda och optimera tiden som läggs på att arbeta med post.