Hur man gör möten mer produktiva

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Entreprenören och investeraren Ray Dalio delade med sig av hemligheterna bakom framgångsrika möten.

1. Bestäm vem som leder mötet och för vem det hålls

Varje möte måste uppnå någons mål. Det är denna person som ska styra samtalet. Han identifierar målen för mötet och hur man löser dem. Annars kommer alla att uttala sig slumpmässigt, och det blir ingen produktiv diskussion.

2. Bestäm vilken typ av kommunikation som ska råda

Mötesformen beror på syftet med mötet. Exempelvis genomförs diskussion och instruktionsföreläsning på olika sätt. Diskussioner tar lång tid. Ju fler deltagare det är, desto mer drar de på sig. Så välj dina mötesdeltagare noggrant.

Bjud inte bara in de som håller med din åsikt. Undvik både grupptänkande, när deltagarna inte uttrycker sina egna åsikter, och enskilt beslutsfattande.

3. Var ihärdig och öppen

Du måste hantera konflikter, ta dig ur dödlägen och hantera din tid klokt. Vanligen uppstår svårigheter när en oerfaren anställd talar. Väg vad som är viktigare för dig: spara tid utan att diskutera hans åsikt, eller förstå hur han tänker. Det andra alternativet hjälper till att bestämma hur en person kommer att klara av vissa ansvarsområden. Om du har tid, diskutera med honom var han har fel. Men erkänn alltid ditt eget fel.

4. Hoppa inte från ett ämne till ett annat

Så på mötet kommer inte en enda fråga att lösas. För att undvika detta, markera konversationen på svarta tavlan.

5. Följ logiken i konversationen

Under dispyter är känslorna höga och gör det svårt att objektivt uppfatta verkligheten. Håll dig lugn och rationell. Till exempel säger folk ibland "Jag tror att det är sant" och agerar sedan som om det är ett etablerat faktum. Även om deras samtalspartner ser situationen på ett helt annat sätt. Så att logiken råder i samtalet, och inte känslor, fråga en sådan person: "Är det verkligen sant?"

6. Fördela varje deltagares ansvar

När beslut fattas av en grupp glömmer man ofta bort att tilldela ansvar. Och då är det inte klart vem som ska göra vad och vem som har ansvaret. Se till att tydligt definiera ansvarsområden för varje medlem i gruppbeslutet.

7. Ange regeln om två minuter

Ge alla två minuter för att lugnt uttrycka sina tankar. Och först då diskutera hans förslag. På så sätt kommer alla deltagare att uttrycka sin åsikt utan rädsla för att bli avbrutna eller missförstådda.

8. Stoppa de som talar för snabbt

Snabbt tal är svårare att förstå. Vissa utnyttjar detta. Folk vill inte verka dumma och frågar inte igen, även om de inte förstår något. Fall inte för detta bete. Det är ditt ansvar att klargöra eventuella oklarheter och lösa tvister. Så var inte rädd för att säga: "Förlåt, jag fattade det inte. Kan du prata långsammare?" Och ställ sedan eftersläpningen av frågor.

9. Sammanfatta samtalet

Om alla utbytte idéer, dra slutsatser. Om du kommer överens på mötet, upprepa det högt. Om inte, säg det också. Om du har identifierat uppgifter för framtiden, fördela dem bland deltagarna och ange deadlines.

Skriv ner slutsatser, arbetsteorier och problem så att alla har tillgång till dem. Detta kommer att göra det lättare att följa framstegen.