Vad är ett schemaläggningsfel och hur man korrekt uppskattar deadlines

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Sex sätt som du kan göra det på på jobbet och i din vardag.

Vad är planeringsfel

Under de senaste tre åren har jag målat fem rum i mitt hem. Jag började med sovrummet och planerade att hantera det om en vecka. Den sista touchen gjordes dock bara en månad senare.

Tror du att jag, efter att ha startat det andra rummet, har förutsett en månad att måla det? Men nej. Jag var säker: eftersom jag redan hade fyllt min hand, då skulle jag definitivt sluta till helgen, maximalt - till nästa. Men det tog mig en månad igen. Som med vart och ett av de andra rummen. Förutom köket tog det ännu längre tid.

Varje gång, när jag förberedde mig för att måla ett annat rum, förväntade jag mig att om en vecka eller två skulle allt vara klart. Erfarenheten sa mig att jag aldrig skulle göra det på mindre än en månad. Det var dock svårt att ge upp förtroendet för att den här gången definitivt kommer att gå snabbare.

Denna övertro som får oss att underskatta den tid vi behöver för att lösa problem har ett namn: planeringsfel. Detta koncept introducerades i slutet av 70-talet av psykologerna Daniel Kahneman och Amos Tversky.

Forskare förklarade att när man planerar ignorerar människor ofta sina tidigare erfarenheter. I mitt fall var det det faktum att det tog mig en månad att måla rummet varje gång. Vanligtvis fokuserar vi bara på uppgiften framför oss: det här rummet är litet, vilket innebär att det inte tar lång tid att måla det.

Daniel Kahneman berättar utförligt om detta i boken Think Slow … Decide Fast. Han hävdar att planeringsfel vanligtvis är relaterade till två saker:

1. Vi tar inte hänsyn till hur lång tid det tog oss att slutföra liknande uppgifter tidigare.
2. Vi antar att vi inte kommer att möta komplikationer som orsakar förseningar.

Vad leder en felbedömning av tiden till?

Enligt Project Management Institute genomförs drygt hälften av alla projekt enligt tidtabell.

Men det är en sak att underskatta hur lång tid det tar att måla ett rum (det kommer bara att ge dig lite besvär). Det är något helt annat att göra samma misstag när man utvärderar arbetsuppgifter och projekt. Här kan konsekvenserna bli mycket allvarligare.

I bästa fall kommer detta att resultera i att du eller ditt team måste arbeta övertid. I värsta fall - till bristande budget, små vinster, missnöje med chefer och kunder.

Hur man utvärderar uppgifter korrekt

Du måste sluta planera, lita på en intuition. Bättre att använda speciella tekniker.

1. Bygg på tidigare erfarenhet

Psykologer Kahneman och Tversky rekommenderar: innan du börjar arbeta behöver du inte bara bedöma vad som behöver göras, utan också uppskatta hur mycket tid som vanligtvis spenderas på sådana uppgifter.

Du behöver till exempel skapa en ny funktion för en mobilapp – ta reda på hur mycket tid ditt team spenderade på en liknande uppgift. Om du vill skriva ett blogginlägg på 4 000 ord, hitta data om hur många timmar eller dagar du tog förra gången.

Om du arbetar ensam är det enklaste sättet att samla in denna information att använda en tidsspårningsapp. Använd det med olika typer av uppgifter och använd senare färdiga rapporter.

För teamaktiviteter kommer projektledningsprogramvara väl till pass. De flesta av dem använder flera metoder för att samla in data, till exempel att ta hänsyn till den faktiska arbetstiden och bygga ett Gantt-diagram.

2. Be någon annan betygsätta din uppgift

1994 publicerade tidskriften för American Psychological Association "Personality and Social Psychology" resultaten av fem studier utförda av Roger Buhler, Dale Griffin och Michael Ross.

De bekräftade att människor ofta gör det planeringsfel som Kahneman och Tversky beskrev. Men något annat kom fram: vi felbedömer ofta kostnaderna för våra egna uppgifter, men vi kan ganska väl förutse hur lång tid det kommer att ta någon annan.

Forskarna bad studiedeltagarna att gissa hur lång tid det skulle ta för en annan person att slutföra en viss uppgift. När de svarade hänvisade de oftare till befintlig erfarenhet. Och även när han inte var där var deras bedömningar mycket mer rationella än slutsatserna från de som skulle utföra uppdraget.

Det beror på att vi vanligtvis är väldigt optimistiska om våra förmågor. Och mycket mer objektiv när det kommer till någon annan. Så istället för att försöka utvärdera uppgifter själv, be en vän eller kollega att göra det åt dig.

3. Skapa ett tidsintervall och ta hänsyn till möjligheten till förseningar

Det finns kända kända - saker som vi vet att vi känner till. Det finns också kända okända - saker som vi vet att vi inte vet. Men det finns fortfarande okända okända - det här är saker som vi inte känner till, som vi inte känner till.

Donald Rumsfeld amerikansk politiker

Detta citat refereras ofta till i projektledning. För att redogöra för de okända okända som Rumsfeld talar om använder chefer vad de kallar en kon av osäkerhet. Den är utformad för att visa tidsintervallet som en uppgift kan kräva.

När du först börjar arbeta med ett projekt vet du fortfarande lite om det. Därför kan den faktiska tiden det tar att slutföra det variera mycket från prognosen. Du tror att arbetet kommer att ta två dagar, men i verkligheten kan det ta åtta. Eller bara några timmar.

Men allt eftersom processen fortskrider krymper detta intervall. Du kan dock bara säga exakt hur mycket tid du behöver i slutet – när projektet är klart.

Ändå möjliggör osäkerhetskonen en mer exakt uppskattning. Om du inte vet mycket om ett kommande projekt, dividera den beräknade körtiden med fyra för att hitta den nedre delen av intervallet och multiplicera med detsamma för att bestämma den övre gränsen. Resultatet blir till exempel från 1 till 16 dagar.

Om ett så stort utbud inte passar dig, använd endast den övre gränsen för bokföring - då kommer arbetet förmodligen att ta 16 dagar. Detta är inte den mest exakta siffran, men det är troligtvis närmare verkligheten än din ursprungliga förutsägelse.

4. Betygsätt problemet på tre punkter

Denna metod hjälper dig att vara mer objektiv. För varje uppgift måste du ge en bedömning:

• bästa manus;
• i värsta fall;
• mest troligt scenario.

Den första siffran kommer troligen att matcha din ursprungliga förutsägelse. Bedömningen av det mest sannolika scenariot kan baseras på empirisk data som du har. Och när man bedömer det värsta måste man tänka på hur lång tid det tar om det går fel.

Med tre siffror, beräkna medelvärdet. Till exempel, om det bästa scenariot är tre dagar, det sannolika är fem dagar och det sämsta är nio, lägg bara till: 3 + 5 + 9 = 17. Dela sedan talet med tre. Det visar sig i genomsnitt 5, 67 dagar - det här är din prognos för den nödvändiga tiden.

5. Beräkna felfrekvensen

Steve Pavlina, författare till Personal Development Course for Smart People, rekommenderar att du beräknar koefficienten för hur fel du har i din planering. I framtiden kan detta nummer användas för alla dina uppgifter.

Ge en uppskattning av tiden för flera uppgifter som du behöver utföra inom en snar framtid. Skriv ner dina antaganden. Efter avslutat arbete, notera hur mycket du spenderade till slut.

Lägg till alla schemalagda tider. Gör samma sak med den faktiska. Dela nu all faktisk tid med den ursprungliga uppskattningen - du får det förhållande du vill ha.

Du uppskattar till exempel att det tar 12 timmar att genomföra flera uppgifter. I slutändan spenderade vi 15. Felfrekvens: 15/12 = 1,25. Det betyder att uppgifterna tog dig 25% längre tid än du planerat.

Multiplicera nu alltid dina initiala uppskattningar med den resulterande felfaktorn - så blir de mer exakta.

6. Gör en bedömning vid de mest improduktiva tiderna på dygnet

Den amerikanske analytikern och affärslitteraturförfattaren Daniel Pink i sin bok Timehacking. Hur vetenskapen hjälper oss att göra allt i tid”kastade in i forskning om våra kronotyper - interna klockor.

Han studerade hur de påverkar hur vi mår under dagen. Och jag fick reda på att kronotyper inte bara styr vår fysiska och mentala aktivitet, utan också bestämmer vilken tid på dygnet vi är mest kreativa och när vi är benägna till positiva och negativa tankar.

Pink citerar forskning av Scott Golder och Michael Macy, som analyserade människors humör på Twitter. De fann att användarinlägg vanligtvis inte är särskilt positiva under perioder med låg produktivitet.

För de flesta människor sker denna nedgång mitt på dagen, strax efter lunch. Enligt Golder och Macy är det osannolikt att du kommer att vara på gott humör under den här tiden. Detta kan hjälpa dig att undvika övertro och optimism och, som ett resultat, planera mer effektivt.

Sålunda är kärnan i den senare metoden att utvärdera uppgifter samtidigt som produktiviteten minskar. Detta är ungefär sex timmar efter att du vaknat. Men du kan bara vänta tills känslan av spridning och trötthet kommer.

Utifrån resultatet av arbetet, kontrollera om du har kommit nära verkligheten genom att planera din tid på detta sätt.

Själva förståelsen av planeringsfelet hjälper dig att korrekt utvärdera uppgifterna. Du kanske inte kan kontrollera din tendens att överskatta dina egna förmågor. Men om du inser hur överdriven optimism påverkar, och försöker minska detta inflytande, så kommer du att bli mycket bättre på att hantera din tid.