Hur man inte skrämmer bort kunder och partners: dåliga vanor när man skriver mejl

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Vissa misstag som vi gör när vi skriver e-postmeddelanden går inte obemärkt förbi hos adressaten. För att inte visa dig som en lekman, kolla in de grövsta av dem.

På jobbet blir många bokstavligen attackerade av ett stort antal mejl som måste besvaras. Naturligtvis är det mycket svårt att hantera en sådan mängd uppgifter och göra det kompetent. Det finns dock misstag som verkligen bör undvikas.

Att bemästra de grundläggande reglerna för e-postetikett är inte nödvändigt för att förvandla dina brev till mästerverk av fiktion. Detta är helt värdelöst. Men om du kan bli av med de vanor som tyder på oprofessionellt, kommer din verksamhet att gå mycket bättre.

Vilka är de vanligaste misstagen när du skriver e-postmeddelanden?

1. Missbruk av märket "Brådskande"

Om du beter dig som pojken i liknelsen som ropade”Vargar! Vargar!", Och sätta märket "Brådskande" på alla bokstäver i rad, så mycket snart kommer mottagarna att sluta ta dig på allvar. När du verkligen behöver ett brådskande svar kommer ingen att uppmärksamma denna anteckning.

2. Överdriven informalitet

Valet av kommunikationsstil beror på kvaliteten på relationen mellan dig och samtalspartnern. Överdriven informalitet tyder på bristande professionalism.

Försök att vara försiktig med utropstecken, uttryckssymboler, färgad text, snygga typsnitt, internetjargong och akronymer. De kommer definitivt inte att hjälpa dig att forma bilden av en erfaren arbetare.

Var också uppmärksam på att vissa människor inte förstår akronymer bra. Välj tonen i kommunikationen med utlänningar och andra generationer särskilt noggrant.

Kom ihåg att ett affärsbrev måste vara lätt att läsa. För att göra detta använder du typsnitten Arial, Calibri eller Times New Roman och ställer in storleken på 10 eller 12 enheter. När det kommer till färg är svart det bästa valet.

3. För kall ton i kommunikationen

Samtidigt ska adressaten inte känna att han kommunicerar med roboten. Vissa e-postmeddelanden från riktiga människor ser ut som att de faktiskt är telefonsvarare.

Om du kan se din personlighet och din entusiasm från ditt brev, kommer det att bidra till att skapa en positiv bild av dig som en affärssamtal hos adressaten. Det viktigaste är att inte överdriva det.

4. Missbruk av "Svara alla"

E-postmeddelanden är inte menade att vara en mysig chatt. Om du svarar på ett meddelande som du har vidarebefordrat till en grupp personer, innan du klickar på knappen "Skicka till alla", se till att ditt svar verkligen är intressant och att alla i den här gruppen behöver.

5. Vidarebefordra ett meddelande utan avsändarens godkännande

Det är minst sagt irriterande. Eller så kan det avsevärt undergräva din trovärdighet.

Det spelar ingen roll vad du postar. Du kanske vill skicka ett meddelande från din chef till en klient som nämner den klienten. Eller så kan du inte motstå frestelsen att inkludera din kollega i kedjan av mottagare av ett e-postmeddelande som innehåller personlig information. Du bör i alla fall inte göra detta utan tillstånd från avsändaren.

6. Skicka blindkopior av brev

När du skickar en blindkopia av ett brev till någon får samtalspartnern tanken: "Och till vem har du annars skickat en sådan kopia?" Detta skapar misstro och skapar känslan av att du döljer något.

Om du vill vidarebefordra ett e-postmeddelande till någon som inte borde vara med i vidarebefordran, kopiera och klistra bara in texten du vill ha i ett separat nytt meddelande.

7. Felaktig formulering av ämnet

Om du anger något som "Det här är jag", "Hej" eller "För din information" i fältet "Ämne" ger detta inte mottagaren någon uppfattning om innehållet i brevet. Som ett resultat är chansen stor att ditt meddelande inte ens läses.

Om du bedriver affärskorrespondens bör ämnet för ditt brev vara kort, koncis och korrekt. Om mottagaren omedelbart förstår vad du skriver till honom, kommer han troligen att läsa ditt brev och svara på det snabbare.

8. Missbruk av privata meddelanden

Skämt, berörande historier och motiverande citat är ibland väldigt passande. Men i stort antal tröttar de snabbt på mottagaren. Bombardera inte dina medarbetares inkorgar med meningslösa meddelanden, även om du gör det med de bästa avsikter. Förr eller senare kommer mottagare helt enkelt att börja radera sådana brev utan att läsa dem.

9. Grova svar

Motstå frestelsen att uttrycka rättfärdig ilska mot mottagaren i ditt brev, även om de förtjänar en sådan reaktion. Även om du har väntat på ditt paket i ett par månader. Gör det bara inte. Människor kommer alltid ihåg att de var oförskämda, och detta kommer att påverka ditt företags image negativt.

Skriv istället meddelandet du tänkt skicka till mottagaren som gjorde dig arg och lämna det i mappen Utkast i ett par dagar. Redigera det sedan och ta bort alla oförskämda uttryck. På så sätt kan du visa din professionalism.

10. Bekantskap

Om du känner mottagaren av meddelandet mycket väl har du ibland råd med ett par fina komplimanger. Men om detta är din affärspartner eller kund, håll en artig, diskret ton i kommunikationen. Komplettering av ett brev som "Vi ses snart!" i detta fall skulle det vara olämpligt.

11. Att använda en löjlig e-postadress

Pretentiösa, vulgära eller rent ut sagt löjliga adresser kommer att dra till sig negativ uppmärksamhet från mottagarna av dina meddelanden. Om du inte kan skilja dig från din [email protected]åda, skapa ett separat konto för affärskorrespondens.

12. Ett stort antal stavfel

Att skicka meddelanden från din telefon befriar dig inte från din skyldighet att kontrollera dina e-postmeddelanden för fel. Om du gör mer än ett stavfel per bokstav kommer du att visa dig inte på din bästa sida. Om du behöver skicka ett meddelande på språng är det mycket viktigt att du granskar det noggrant innan du skickar det.

13. Skicka meddelanden tidigt på morgonen

Ibland, när du går upp tidigt och känner dig tillräckligt produktiv, frestas du att bli av med din affärskorrespondens så snart som möjligt. De flesta mottagare är dock uppmärksamma på tidpunkten för att skicka brevet. Om du skickar ett meddelande klockan tre på morgonen, kommer du i bästa fall att betraktas som en arbetsnarkoman, och i värsta fall - inte helt frisk person.

Om du hittar inspiration mitt i natten, spara bara brevet i utkast och skicka det under kontorstid.

14. Att komponera bokstäver som är för långa

De flesta skannar bara meddelanden utan att läsa texten. Tänk på detta när du skriver ditt brev. Stora textblock gör det svårt att läsa, så dela upp ditt meddelande i små stycken.

Använd listor. De kommer att göra ditt brev ännu mer läsbart. Dessutom kan du markera de viktigaste delarna av ditt meddelande i kursiv stil eller fetstil.

Undvik dessa misstag, och då kan du bilda dig ett gott intryck av dig själv, vilket utan tvekan kommer att bidra till din karriär.