Gantt-diagram är ett verktyg för dig som inte gillar att missa deadlines

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2024-01-15 16:49

Du kommer att se vad du ska göra och varför, och du kommer inte att glömma någonting.

Vad är ett Gantt-diagram

Gantt-diagrammet är ett planerings- och uppgiftshanteringsverktyg som uppfanns av den amerikanske ingenjören Henry Gantt. Det ser ut som horisontella staplar mellan två axlar: listan över uppgifter vertikalt och datum horisontellt.

Diagrammet visar inte bara själva uppgifterna utan också deras sekvens. Detta gör att du inte glömmer något och gör allt i rätt tid.

Vem behöver ett diagram

Om du är en planeringsfanatiker och älskar vackra diagram, är Gantt-diagrammet något för dig. Hon ska hjälpa till både med lanseringen av en webbutik och inför ett storskaligt event. I vardagen är diagrammet användbart för att själv planera ett bröllop, renovera eller bygga hus, resa eller förbereda en session.

Till exempel kommer en frilansare med ett Gantt-diagram att vara säker på att de kan ta sig an ett annat projekt. Och bruden, tittar på schemat, kommer inte att oroa sig för att hon inte gör någonting.

I affärer hjälper ett Gantt-diagram alla. Entreprenören vet exakt vad som behöver göras, för vad och när, hans chef kontrollerar deadlines och beställaren är lugn om han ser i vilket skede processen är.

Verktyget kommer också att vara användbart för projektpresentation. Kunden eller chefen kommer att se volymen och timingen av arbetet och förstå varför webbdesignen till exempel tar tre månader, och inte en vecka.

Hur man kommer igång med ett Gantt-diagram

Först och främst måste du skapa en tabell med källdata. Du kan göra detta var som helst: även på ett papper, åtminstone omedelbart i programmet för att bygga ett diagram.

Tabellen behöver tre typer av data: uppgiftens namn, startdatum och varaktighet, eller det förväntade slutdatumet för uppgiften. Tänk på tidslinjen, resurserna och budgeten för projektet för att ge ett realistiskt slutdatum.

Låt oss till exempel säga att ni två bestämmer er för att renovera ert sovrum. Tabellen kommer att se ut så här:

Om reparationen utförs av ett arbetslag, kommer tidpunkten för varje uppgift att vara annorlunda.

Var och hur man bygger ett Gantt-diagram

Det finns program där du behöver bygga ett diagram i flera steg. Och det finns specialiserade verktyg där det räcker att klicka på ett par ikoner.

Valet av verktyg beror på projektets omfattning och värde. Om du gör ett diagram för dig själv kan du använda gratislösningar eller testversioner av program. För stora företag som arbetar med dyra projekt är professionella program bättre lämpade.

1. Microsoft Excel

• Pris: 5 199 rubel för en dator eller licensierad prenumeration från 269 rubel per månad.
• Håltimme: 1 månad.

Ett av de mest populära programmen för att arbeta med tabeller och grafer. Du kan använda en mall för att skapa diagram om och om igen.

Microsoft Excel →

2. LibreOffice Calc

Pris: är gratis.

En analog till MS Excel från The Document Foundation, ett ideellt företag.

För att bygga ett Gantt-diagram, skapa en tabell med källdata. Ange namnen på uppgifterna, deras startdatum och längden i dagar i de tre kolumnerna.

Välj sedan intervallet med värden (du behöver inte välja kolumnnamnen) och starta diagramguiden med hjälp av lämplig ikon eller genom menyn "Infoga" → "Diagram".

Välj ett staplat stapeldiagram. Du kommer att få ett diagram i omvänd ordning.

För att vända en vertikal axel, klicka på den och välj "Formatera axel …". Klicka sedan på "Omvänd" på fliken "Skala".

För att visa datum på den horisontella axeln, klicka på den och välj "Formatera axel …". På fliken siffror hittar du det datumformat du vill ha. Sedan, på fliken "Skalning", avmarkera kryssrutorna "Automatisk" för objekten "Maximum", "Minimum" och "Huvudintervall".

Fyll i värdena i fälten som visas:

1. Minimum är startdatumet för den första uppgiften.
2. Maximum är slutdatumet för den senaste uppgiften.
3. Huvudintervall. Om uppgifterna är kortsiktiga behövs ett litet intervall (1) så att de exakta start- och slutdatumen syns på diagrammet. Och om uppgifterna och själva projektet är långsiktiga, så är det bättre att välja ett större intervall så att schemat inte visar sig vara för långt.

För läsbarhet ställer du in textorienteringen på 90 grader på fliken Bildtext i alternativen för Y-axeln.

För att bara behålla visningen av varaktighetsdata, högerklicka på färgen på onödiga linjer och välj Formatera dataserie. På fliken "Områden" väljer du "Inga" från rullgardinsmenyn. Du kommer att ha ett mycket grundläggande Gantt-diagram.

LibreOffice Calc →

3. Microsoft Project

• Pris: från 1 875 rubel per månad.
• Håltimme: 1 månad.

En specialiserad produkt från Microsoft för projektledning. Den är inbyggd med välbekanta Microsoft-verktyg som Excel, PowerPoint och till och med Skype för företag. Det finns ytterligare tillägg.

Lämplig för medelstora och stora företag som inte bara vill visualisera data, utan också vill hantera projekt, projektportföljer och resurser fullt ut.

Diagrammallen är inbyggd i programmet, så du behöver ett minimum av ansträngning.

Microsoft Project →

4. OnlyOffice

• Pris: från 60 rubel per månad.
• Håltimme: 1 månad.

Programvara för projektledning. Vid registrering finns funktionerna CRM, mailserver, arbete med dokument, företagschatt och blogg tillgängliga.

Diagrammet byggs automatiskt efter att alla uppgifter lagts in i projektstrukturen. Beroenden och deadlines kan ställas in direkt på diagrammet genom att dra och släppa uppgifter med musen. Gränssnittet är intuitivt, det finns tips.

OnlyOffice →

5. Smartsheet

• Pris: från $14 per månad.
• Håltimme: 1 månad.

Verktyget är vässat för att hantera samarbete. Du kan använda mallar för projekt och återkommande uppgifter. Det finns integration med kontorsapplikationer från Microsoft, Google och andra.

Lämplig för stora företag med storskaliga projekt och frilansare som är redo att gå med i andras projekt.

Att skapa ett projekt är som att skapa en lista med uppgifter i tabeller. Du kan importera tabeller från dina dokument. Gantt-diagrammet skapas genom att klicka på motsvarande ikon i avsnittet "Visningar".

Gränssnittet är russifierat, men videoinstruktionerna är på engelska.

Smartsheet →

6. GanttPRO

• Pris: från 6, 5 dollar per månad.
• Håltimme: 14 dagar.

Du kan skapa flera arbetsytor och hantera olika projektteam. Du kan redigera uppgifter, deras deadlines och beroenden direkt i diagrammet genom att dra och släppa element med musen.

Det finns hantering av resurser, arbetsschema för utförare, timpriser och projektkostnader. Du kan ge åtkomst genom referens eller exportera diagrammet för presentation för kunden.

När du skapar ett projekt kommer programmet att erbjuda att fylla i ett kort frågeformulär om ditt företag för att hitta en lämplig mall. Sedan kan du redigera mallen eller skapa din egen.

GanttPRO →

7. Comindware

• Pris: från 300 rubel per månad.
• Håltimme: på begäran från chefen.

Comindware är lämplig för medelstora till stora företag. Programmet låter dig hantera projekt, resurser, affärsprocesser. Affärsprocesser kan integreras direkt i projekt. Har ett eget socialt företagsnätverk. Du kan importera filer från tabeller, överföra projekt och uppgifter från MS Project.

Comindware →

8. "Google Kalkylark"

Pris: är gratis.

Google Sheets Chart Wizard hjälper inte här. Men det finns en lösning - villkorlig formatering.

Efter att ha angett de ursprungliga uppgifterna i tabellen till höger om den, placera datumen för projektet.

Välj cellområdet mellan originaldata och datum. Ett diagram kommer att byggas där. Högerklicka och välj Villkorlig formatering.

Från menyn Formatera celler, välj Din formel och ange = AND (E $ 1 = $ B2). E1 är den första cellen av projektdatumen. C2 - cell med slutet av den första uppgiften. B2 - cell med början av den första uppgiften.

Gantt-diagrammet är klart. Du kan ändra datum och lägga till nya uppgifter. Kom bara ihåg att justera området för villkorlig formatering efter behov.