Vad är ett företagsbibliotek till för och hur man skapar det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Instruktioner för dig som vill organisera böckerna utspridda på kontoret, ingjuta en läskultur hos medarbetarna och göra lärande och utveckling till en naturlig process.

Varför behöver företaget ett bibliotek

Företagsbiblioteket gör läsning tillgänglig för alla

En anställd behöver inte köpa en bok och gå igenom valet. Biblioteket har redan samlat det som är användbart och användbart i arbetet.

Företagsbibliotek - det första steget till utbildningssystemet

I vårt företag har varje anställd en individuell utvecklingsplan. Det står vilka mål han ska uppnå om en månad och ett kvartal. Böcker är ett av verktygen för att uppnå dem, tillsammans med intern utbildning och mentorskap.

Företagsbibliotek påskyndar kunskapsinhämtningen

Om ett företag är fokuserat på tillväxt och utveckling måste man helt enkelt snabbt samla, bemästra och överföra kunskap. Regelbunden läsning av böcker skapar en atmosfär där kontinuerligt lärande och självutbildning är en naturlig process.

Var ska man starta

1. Montera den första hyllan

Troligtvis kommer det att visa sig spontant. Berätta för dina anställda om det, spåra deras reaktion. Föreslå några nya produkter som definitivt kommer att intressera de mest aktiva arbetarna.

Allt började för oss med att vi började samla in utdelningsmaterial från utbildningarna som hölls i företaget på HR-avdelningens kontor. Med tiden var det fler och fler som kom för att hämta material och bad om ytterligare litteratur. Vi insåg att det var dags att bygga ett eget bibliotek.

2. Utse en ansvarig för projektet - kurator för biblioteket

Vi har anställt en medarbetare på HR-avdelningen. Naturligtvis är detta inte hans huvudsakliga verksamhet, men om en specialist hanterar böckerna, blir han med tiden en riktig expert och kan hämta en bok för vilken anställd som helst för alla ändamål.

3. Identifiera huvudrubrikerna för biblioteket

De motsvarar i regel företagets verksamhet. Samla feedback, ta reda på vilka böcker som saknas, lyssna på medarbetarnas åsikter. Till en början hade vårt bibliotek bara böcker om internetmarknadsföring. Med tiden kom det fler och fler publikationer om ledning, processledning, självutveckling och design.

4. Avsätt en budget för inköp av böcker

Det är viktigt att ta hänsyn till att vissa böcker kostar 300 rubel, och vissa, till exempel på programmering eller engelskspråkig hantering, - upp till 1, 5-2 tusen, exklusive leverans.

Listan över nya produkter för inköp bildas av de anställda själva: de berättar för kuratorn hur den eller den boken kommer att hjälpa dem och deras kollegor i deras arbete. Och då prioriterar kuratorn upphandling inom budgeten.

5. Ordna lagringsutrymme för böcker

Vi delar ut alla böcker, ett separat rum för läsesalen behövs inte. Därför är kompakta hyllor placerade längs väggen på HR-kontoret och stör inte arbetet. Fördelen med en sådan organisation är att kuratorn, specialist på personalutbildning och utveckling, på fritiden med biblioteket gör sin egen grej tillsammans med kollegor från HR.

Hur man automatiserar processen

1. Ange bokföringen av böcker, även om biblioteket är litet

Kuratorn bör hålla koll på den period då boken finns hos den anställde och skicka en påminnelse: "Glöm inte att lämna in boken." I ett litet företag kan e-postlistor med begäran om att lämna feedback också skickas manuellt, det viktigaste är att utföra detta arbete systematiskt. Till en början fanns vårt bibliotek bara offline. Det var nödvändigt att komma, välja en bok, och biblioteksanställda (kurator) gjorde en markering i Excel.

2. Var beredd på bibliotekstillväxt och systemkomplexitet

2011 fick biblioteket ett tekniskt skal - en analog till en elektronisk katalog med ett redovisningssystem. Vi har skapat en ny sektion på företagsportalen - ett system med vilket vi automatiserade processen för att beställa och spåra böcker, kopplade den till databasen för alla publikationer. Så snart en ny instans kommer till biblioteket tilldelas den en identifierare och läggs in i registret och databasen. Sedan dyker boken upp på företagsportalens huvudsida i avsnittet för nya produkter. Dit går också e-böcker, som vi köper om pappersböckerna är för dyra eller sällsynta.

3. Ordna kö till böcker

Om det finns en elektronisk katalog på portalen kan anställda se listan över böcker, läsa recensioner och beställa önskat exemplar. När en anställd klickar på knappen "Jag vill läsa" får han ett meddelande om boken är tillgänglig eller kommer att behöva vänta.

Gratis – kuratorn får ett brev om att boken ska skickas till en anställd på ett av kontoren. Nej – medarbetaren går in i den elektroniska kön och väntar på att boken ska bli tillgänglig.

Du kan organisera kön för arbetsböcker i Excel eller Google Sheets, men det blir svårare. I ett litet företag kan de anställda själva komma överens om vem de ska överföra boken till efter att ha läst. Huvudsaken är att kuratorn informeras om bytet av läsaren. Du kan skriva in en väntelista för de populäraste böckerna, där anställda själva skriver in namn och stryker över dem innan de lämnar in boken.

4. Beställ ytterligare exemplar av populära böcker

Om det är konstant lång kö till en bok (inte bara de första månaderna efter beställningen) får vår kurator ett meddelande. Om det finns ett stort antal positiva recensioner, om boken verkligen är användbar, beställs ytterligare exemplar.

Hur man håller biblioteket igång effektivt

Biblioteket i sig räcker inte till. Alla anställda bör känna till det, se ständiga uppdateringar, förstå vad kollegor läser och utbyta erfarenheter.

1. Organisera ett återkopplingssystem

Så fort medarbetaren lämnar tillbaka boken får han ett tackbrev och en begäran om återkoppling. Feedback från personer med liknande informationsfält gör att andra kan förstå hur användbar den här boken är för dem. Du kan ställa frågor till författaren av recensionen, förtydliga detaljer eller diskutera en redan läst publikation.

2. Diskutera böckerna du läser

I avsaknad av en företags elektronisk plattform, inför en regel för att träffas regelbundet och diskutera de böcker du har läst. Specifika upplagor kan anges i personalens utvecklingsplan eller rekommenderas för en viss avdelning.

3. Dela biblioteksnyheter

Vi har ett speciellt avsnitt för information i vår månatliga nyhetssammanfattning. Det finns publicerade nyheter, samlingar av den populäraste litteraturen eller recensioner av de bästa böckerna enligt en av de anställda. Ibland hamnar personliga urval av anställda i en företagsblogg.

4. Designa dina biblioteksställ

Så att jag skulle vilja titta igenom böckerna och prata med kuratorn. Placera de mest relevanta rubrikerna i ögonhöjd - speciellt för de som har kommit in på HR-kontoret på egen hand, så att en person förmodligen inte går förbi populära publikationer. Ställ ljusa småsaker på hyllorna: väck uppmärksamhet, låt medarbetaren stanna längre, bläddra i och välj en bok.

5. Tänk på riskerna

Böcker är ofta försenade, även om de får minst en månad att läsa. Påminnelser ska skickas till både specialister och högsta ledningen. Om standardmeddelanden inte fungerar, skriver bibliotekets kurator personligen meddelanden efter ett par månader. Ibland rivs böcker sönder, mer sällan tappar de anställda bort dem. Det innebär att den populära boken kommer att behöva beställas i tur och ordning.

Om inget missas kommer biblioteket, dess effekt och uppnådda resultat att bli som en snöboll: å ena sidan investerar företaget i utbildning, skapar en miljö för utveckling av medarbetarna, å andra sidan investerar de anställda tid och energi i självutveckling, sträva efter något nytt och föregå med exempel andra kollegor.