Varför uppgiftslistor inte fungerar och vad man ska göra åt det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Här är några tips på hur du förvandlar din "kropp" från en enkel anteckningsbok till ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande, planering och analys av framstegen för de tilldelade uppgifterna.

Hantera att-göra-listor kunde inte vara enklare. Jag skrev mina angelägenheter i en kolumn, och sedan tar man det bara och stryker över det när man gör det. Vad mer kan du tänka dig?

Men om man tittar på antalet olika desktop-, mobil- och webbapplikationer som implementerar detta koncept, blir det tydligt att allt inte alls är så enkelt. Trots alla olika verktyg och funktioner fungerar uppgiftslistor fortfarande inte! Kanske du helt enkelt inte vet hur man använder dem?

Alla människor börjar använda uppgiftshanterare i det ögonblick de känner att deras dagliga rutin förvandlas till kaos. De börjar glömma viktiga saker, förvirrar ordningen på uppgifter och uppdrag, sviker sina kollegor och är sena till dejter. I ett sådant ögonblick väljer en person en "tudushka" efter hans smak och försöker föra in organisation i sitt liv. Och som regel lyckas han först. Men det går en tid, och uppgiftslistorna slutar fungera, och den ursprungliga röran återuppstår.

Varför händer det?

Poängen är att uppgiftshanterare bara är ett verktyg. Som måste ställas in rätt för att det ska fungera bra. Och här är några tips på hur man gör.

1. Dela

I inget fall bör du dumpa alla dina stora och små saker i en stor, lång lista. Det finns inget mer deprimerande än att överväga din att-göra-lista med dussintals poster. I det här fallet tenderar sannolikheten att någonsin komma till slutet av listan till noll. Olika produktivitetsstudier tyder generellt på att antalet dina uppgifter på ett ark inte bör överstiga 7-8 stycken. Separera därför uppgiftslistor efter kategori, projekt, ämne, brådskande och andra kriterier.

2. Lägg till deadlines

Enligt Parkinsons lag tar arbetet alltid lika mycket tid som du ger det till. Därför är det bara meningsfullt att upprätthålla en lista med uppgifter om du skriver den ungefärliga körtiden bredvid varje objekt. Ja, i verkligheten kan det finnas avvikelser; ja, vissa dagar går det snett, men för det mesta fungerar detta tillvägagångssätt. Efter att ha lagt ner den ungefärliga tiden för att slutföra en viss uppgift, kommer du undermedvetet att sträva efter att motsvara den, och detta förändrar spelets regler radikalt. Ge det ett försök och du kommer att bli förvånad över hur kraftfull din att göra-lista kan bli.

3. Prioritera

Denna punkt är enkel och okomplicerad. Vi genomför viktiga ärenden först och främst, små och icke brådskande sådana – om vi har tid. Allt som återstår är att prioritera din lista och göra det rätt. Det finns trots allt väldigt brådskande ärenden, men helt oviktiga för dig. Och det händer tvärtom. Därför erbjuder vi dig följande prioritering:

• viktiga och brådskande frågor;
• viktigt men inte brådskande;
• brådskande, men inte särskilt viktigt;
• inte brådskande och oviktigt.

4. Utvärdera

Och den sista regeln på den här listan, men inte minst i betydelse, är behovet av att analysera och utvärdera uppfyllandet av din lista. Försök inte att omedelbart gömma dig och glömma den slutförda uppgiften för alltid. Försök att avsätta några timmar i slutet av varje vecka, och kanske till och med en hel dag i slutet av månaden, för att inventera. Plocka upp de överstrukna elementen från arkivet och utvärdera vad som gav dig deras implementering.

• Hur bra och snabbt gjorde du ditt jobb?
• Kunde det ha gjorts bättre, eller borde det kanske inte alls ha varit värt det?
• Hur långt har du kommit mot ditt mål?
• Vad behöver göras för att ta ett steg längre?

När du har svarat på dessa och liknande frågor kommer din lista att få en helt annan betydelse för dig. Den kommer att förvandlas från en enkel anteckningsbok "för att inte glömma något" till ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande, planering och analys av prestationer.