Hur man gör ett schema för varje dag och aldrig bryter det

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Tid är utan tvekan den mest värdefulla resursen vi har. Därför är tidshanteringsförmåga avgörande. Men att göra ett bra schema räcker inte. Dessa tips hjälper dig att komponera den så att du inte vill bryta den etablerade ordningen.

Ditt välbefinnande, produktivitet, goda humör beror på hur du hanterar din tid. Använd dessa tips och skapa ett schema som nästan skulle vara en dödssynd att bryta.

1. Du måste arbeta utan avbrott

Om du huvudsakligen sysslar med intellektuellt arbete (till exempel är du designer, ingenjör, författare, vetenskapsman) måste du fokusera på uppgiften och fånga det så kallade flödet. För att arbeta bra och produktivt, lämna i schemat tydliga intervall under vilka du inte kommer att bli distraherad, avbruten eller lämna din arbetsplats. Använd dessa tidsfönster endast för arbete.

Den optimala tidsperioden är lätt att beräkna enligt den regel som Facebook-chefen David Gillis föreslagit.

Ditt veckoschema bör ha minst sex luckor, minst tre och en halv timme långa, avsatta strikt för non-stop arbete.

Det är svårt, men det är nödvändigt att sträva efter det. I princip måste man jobba tre och en halv timme varje dag fram till lunchtid. Och hitta en dag då du kommer att jobba tre och en halv timme nonstop och på eftermiddagen.

Se över ditt schema. Finns det en plats i den för att denna regel ska implementeras? Om det inte finns plats har du ett problem. Och du måste snabbt lösa det.

Vad händer om du inte följer denna regel?

• Du kommer inte att vara produktiv.
• Du måste avsluta arbetet efter timmar, på natten, eller spendera helgerna på det.

Du kommer uppenbarligen inte hålla länge i det här tillståndet. Så försök att ordna om ditt schema så att det passar regeln. För att göra detta kan du:

• boka om möten så att de inte distraherar dig från arbetet;
• hitta en dag under vilken det inte kommer att vara några möten, inga möten, inga planeringsmöten;
• prata med din chef: han är säker på att han är redo att optimera din dag så att du arbetar mer effektivt.

När du har satt ihop ett schema som strikt definierar dessa tidsblock, behandla det som om det vore mormors smycken. Heliga ko. Samling vinflaska.

För att göra det lättare att följa det nya schemat, förklara för dig själv varför du behöver det. Sätt upp ett mål för dig själv. Säg till exempel "Jag vill avsluta ett projekt om en vecka."

Det blir lätt och trevligt för dig att arbeta. Hitta en bekväm plats, stäng av aviseringar på din telefon, ta en kaffe. Fånga flödet och engagera dig i processen.

2. Se över ditt schema varje vecka

Bestäm dina prioriteringar

Ditt schema bör ha ett 30-minutersfönster planerat till måndag. Använd denna tid för att revidera din kalender för nästa vecka. Bestäm vilka tre huvudmål du behöver uppnå under de kommande sju dagarna. Vilka är dina prioriteringar?

Se till att kolla alla möten för denna vecka. De ska inte avbryta arbetstidsblockering.

• Om du är inbjuden att delta i ett evenemang som du inte vet något om, skriv till arrangören och fråga efter programmet för evenemanget.
• Om du har ett planerat möte med en person, men du har inget att diskutera den här gången, avbryt det.
• Om du har ett möte eller en presentation planerad, schemalägg också lite förberedelsetid.
• Om det inte finns något planerat möte, men du har några viktiga frågor till en person eller ett team, boka ett möte, möte eller åtminstone ett telefonsamtal.

Aktiv planering är inte lätt. Men i gengäld får du den behagliga känslan av fullständig kontroll över din tid under sju dagar.

3. Fråga dig själv om det är så här du behöver vara i det här mötet

Möten, möten, presentationer – allt detta äter upp mycket av din tid. Vanligtvis är sådana händelser obekvämt schemalagda och helt ineffektiva. Varför behövs de överhuvudtaget?

Varför syns vi på dem?

• Vi vill inte göra den andra upprörd. Han bokade en tid åt dig, vilket betyder att han behöver diskutera något. Motvilligt går du med på att komma till mötet och offra dina viktiga angelägenheter.
• Vi känner oss delaktiga i processen. Till exempel, om hela teamet samlas för att diskutera ett projekt, känner du att du definitivt borde komma. Annars kommer dina medarbetare att tycka att du inte är lika hängiven som andra.
• Viljan att vara medveten. Om mötet verkar viktigt (till exempel någon från ledningen kommer att vara närvarande vid det eller ett ödesdigert beslut planeras att fattas) vill man naturligtvis vara med.

Faktum är att din effektivitet kan bli högre om du stannade på arbetsplatsen och inte bröt upp från processen. Hur vet du vilket möte du behöver delta i och vilket du kan hoppa över? Använd denna regel.

Du behöver komma till mötet om:

a) du är säker på att din närvaro kommer att påverka resultatet av mötet, b) du kommer att öka din effektivitet genom detta möte.

För att se om din närvaro kommer att påverka resultatet av mötet, fråga dig själv om du ska prata om ditt arbete eller om du vill sitta tyst. Kanske finns det någon i salen som kan uttrycka din åsikt säkrare och bättre.

För att se om du kommer att bli mer effektiv efter det här mötet, fråga dig själv om du kommer att lära dig något nytt i det här mötet. Om du inte lär dig något nytt, inte tänker ställa frågor, inte prata om ditt arbete och därför inte förvänta dig konstruktiv kritik, då är det osannolikt att din effektivitet ökar.

Om du varken i det första eller det andra fallet inte kan förklara för dig själv varför du behöver komma till det här mötet, hoppa över det. Din tid är begränsad och du måste använda varje minut klokt.

4. Gör dina möten effektiva

Vissa möten och möten kan vara mer effektiva och produktiva. Kontrollera om ditt arbetsevenemang uppfyller dessa kriterier och svara på några frågor.

• Det finns en tydlig agenda och syfte med mötet. Om inte, be arrangören att meddela exakt vad som behöver uppnås i slutet av mötet.
• Är de som inte är närvarande vid mötet? Ju större planeringsmötet är, desto mer kostar det varje gruppmedlem, desto mer kompetens och förmågor krävs av ledaren.
• Skulle du kunna dela upp ett stort möte i flera mindre möten? Således kommer hela teamet att arbeta under mötet, uttrycka sin åsikt, diskutera det utförda arbetet.
• Går diskussionen åt sidan? Håll koll på tiden: När samtalsämnet ändras är det lätt att bli distraherad och glömma hur många minuter som är kvar till slutet av mötet. Tillåt inte dig själv att slösa bort din dyrbara tid så tanklöst. Påminn dina kollegor: "Vi har 10 minuter kvar, och vi har inte berört några frågor."

5. Lämna tid för studier och kreativitet

Alla viktiga uppgifter behöver inte utföras omedelbart. Men se till att boka en tid för dessa aktiviteter.

Beroende på vilket mål du ställer upp för dig själv, lämna ett fönster för studier, kreativitet eller att söka inspiration. Det kan vara ganska litet - bara ett par timmar. Men om några år kommer du att säga tack till dig själv för dessa glada timmar. Även en så liten investering kommer att gå med vinst i framtiden.

Till exempel, jag älskar verkligen att rita och jag tror att denna färdighet inte går att förlora. Därför är det i mitt schema två timmar tilldelade endast för ritning. Jag målar på söndag, vilket är den minst hektiska dagen på mitt schema. Detta räcker för att ha kul och inte glömma hur man håller en borste i händerna.

6. Kom ihåg: du måste göra allt du har planerat

Oavsett om du älskar att göra det eller inte.

Jag älskar verkligen den dubbla cheeseburgaren, men jag äter den mycket mindre ofta än sallader, flingor och soppor. Helt enkelt för att det inte kommer att vara hälsosamt och starkt att äta dubbla cheeseburgare hela tiden. Ibland är det väldigt svårt att tvinga sig själv att äta rätt mat. Men dessa svagheter måste övervinnas, eftersom det är bra för din hälsa.

Detsamma gäller ditt schema. Gör vad du älskar. Gör det du inte älskar så mycket, utan det som är bra för dig, din karriär, hälsa, utveckling. Objekten i ditt schema dök upp av en anledning: vi har redan kasserat allt onödigt, det finns bara det som hjälper dig att bli bättre.

Nu kan schemat inte brytas.