6 sätt att avsluta ett möte så snart som möjligt och få resultat

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Du behöver veta hur du organiserar möten på ett bra och effektivt sätt. Detta är inte så lätt som det kan verka vid första anblicken. Men om du lär dig att sätta rätt tid, använda miljön och sätta upp mål tydligt, då kan du genomföra möten snabbt och effektivt.

Se till att målet är tydligt

Istället för att säga: "Låt oss samla hela kontoret klockan 11," fråga dig själv: "Vad vill vi uppnå?"

Du måste absolut veta varför du överhuvudtaget är värd för detta möte:

• att generera en idé;
• att ta ett beslut;
• att slutföra en affär;
• för att svara på frågor om de kommande förändringarna.

Kanske passar du det:

• att lyssna på klagomål från anställda (ska detta göras i ett gruppmötesformat?);
• att omdiskutera det som redan har beslutats;
• att göra något som kan diskuteras eller lösas via telefon eller mail.

Ha inte stora sammankomster

Använd den fantastiska "två pizza-regeln" och bjud inte in för många personer till mötet. Du måste skapa ett team där varje person är på sin plats. Därför bör mötet delta av så många som du kan mata två pizzor.

Poängen är inte bara att mata alla som kom till mötet. Stora grupper av människor kan inte fatta beslut effektivt. Det finns till och med ett koncept. Det förekommer i stora grupper av människor, när individer inte kan uttrycka sin egen åsikt på grund av rädsla för fördömande från kollegor och ledare. Små grupper är mer bekväma ur denna synvinkel. Därför är de mer effektiva.

Tid först, sedan timer

Senkomlingar är väldigt irriterande och distraherande. Lär dem att komma i tid.

Om de inte värdesätter sin tid, kommer de inte heller att värdera alla andras tid.

Gör så här.

Ställ in en mötestid för till exempel 08:48. Överraskande nog kommer denna flytt att fungera, och folk kommer att börja anlända för att komma i tid. När det gäller de som är sena måste du lära dem att betala för det. Och inte pengar. Låt till exempel sjunga. Påföljder som dessa fungerar mycket bättre än penningböter. Inom en månad kommer du att glömma hur dina underordnades sång låter.

Och, naturligtvis, träna dig själv att ställa in en timer. För varje talare, om någon, och för hela mötet i stort. På så sätt kommer mötet inte att dra ut på tiden, och du kommer att veta vad du har spenderat varje minut.

Stolar måste vara rätt

Sättet människor sitter i hallen är också av stor betydelse:

• att sitta i en cirkel är användbart för samarbete, diskussion, allmänt beslutsfattande;
• att sitta i rader är användbart om du behöver stimulera konkurrens och viljan att tävla med kollegor.

Om du behöver ha ett snabbt och mycket produktivt möte, flytta alla stolar ut ur rummet. Många studier visar att ju längre vi står, desto mer ryckiga blir vi. Jag vill ta det direkt och fatta ett beslut så snart som möjligt. Dessutom kan det vara bra för hälsan att stå en stund.

Ta bort bärbara datorer och telefoner

Annars blir du ständigt distraherad. Både du och dina medarbetare måste göra vad ni har planerat och avsluta mötet så snart som möjligt. Så sluta stirra på din smartphones skärm. Ta istället fram en penna och ett papper. Information är mycket lättare att komma ihåg.

Dagordningen skapades inte "för visning"

Du måste verkligen jobba på det. De flesta möten är improduktiva eftersom agendan diskuteras i det oändliga. Försök att formulera agendan i form av en fråga istället för att ange problemet.

Inte "diskutera videoinnehåll", utan "när kommer videoinnehållet att vara klart?"

När en fråga ställs börjar de automatiskt leta efter ett svar. Så här fungerar det.