7 Gmail-tips från en tidigare Google-anställd

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Om hundratals inkommande e-postmeddelanden och ständiga distraktioner för att kontrollera din e-post inte tillåter dig att fokusera på din huvudsakliga aktivitet, då är den här artikeln för dig. Rudolphe Dutel, en tidigare Google-anställd, förklarade hur man arbetar med Gmail på rätt sätt utan huvudvärk.

2011 tog Rudolf Dutel ett jobb på Google. "Min första dag på Google-kontoret var som Harry Potters ankomst till Hogwarts: du är väldigt orolig, som en skolpojke på en första dejt, och det är inte klart vad du ska göra," minns Rudolph. "Därför var jag glad över alla jobb som anförtrotts mig och möjligheten att lära mig något nytt i processen."

De följande två åren var han avsedd att nära engagera sig i att utbilda företagets anställda att arbeta med e-posttjänsten Gmail, såväl som dess företagsförsäljning.

Dütel är inte längre Google-medlem, han är nu anställd på Buffer och grundaren av Remotive-projektet, en elektronisk veckotidning för distansarbetare. Men han använder fortfarande några av de knep som han lärde sina tidigare kollegor.

Hur du tränar din e-post: 7 bra tips för att arbeta med Gmail

Ibland är det en uppenbarelse att öppna din inkorg på måndag morgon. Det verkar fysiskt omöjligt att reda ut den oändliga strömmen av brev.

E-post används idag inte förutom i avlägsna byar, där det inte finns el eller mobiltorn. Enligt forskning från McKinsey Global Institute spenderar vi i genomsnitt en tredjedel av vår arbetsdag på att svara på e-post.

Den genomsnittliga kvalificerade arbetaren lägger upp till 28 % av sin användbara tid på att analysera e-post. Det är ungefär 13 timmar i veckan.

Naturligtvis vill jag inte hålla med om sådan sorglig statistik. Dessutom vill alla lägga sin tid på något mer användbart. För detta ändamål ägnade Dutel mycket tid åt att testa funktionerna hos Gmail, verktyg och tjänster, och lyfte fram de sju mest användbara, enligt hans åsikt, för dagligt bruk. Att arbeta korrespondens är kanske inte en så lång affär.

1. Använd knappen "Avbryt sändning"

Har du någonsin lagt märke till några irriterande stavfel i ditt brev efter att du klickat på "Skicka"? Jag är säker på att ja.

Från och med nu finns det inget mer att vara rädd för: du har funktionen att avbryta sändningen, vilket är en strikt förutsättning för dem som på allvar bestämt sig för att ta hand om dyrbar arbetstid.

Du kan aktivera funktionen genom att gå till menyn och sätta en bock framför motsvarande funktion: "Inställningar" → "Allmänt" → "Avbryt sändning". Valfritt kan avbokningstiden ställas in på 10, 20 eller 30 sekunder.

Prova själv, jag gillade det personligen!

2. Använd mallar för att spara tid

Vi skriver ett stort antal bokstäver av samma typ, som liknar varandra som två droppar vatten. Ibland tar vi som grund för nya brev de som vi redan har skrivit till andra människor. Till exempel för säljare är detta bekvämt och kan avsevärt spara tid.

Så varför inte förbereda några mallar för den här typen av meddelanden istället för att skriva om samma sak om och om igen? När allt kommer omkring är det mycket lättare att ersätta ett par ord och fraser än att skriva på nytt. Det viktigaste är att inte glömma att läsa den igen senare.

Förbered och spara några mallsvar som du kan använda senare om det behövs.

För att aktivera funktionen "Svarsmallar" går du till fliken "Laboratorium" i inställningsmenyn.

Tack vare denna otroligt användbara funktion lyckades Rudolph och hans bror manuellt skicka sina kontaktuppgifter till de första 1 500 Remotive-prenumeranterna i ett standardbrev.

3. Använd offlineåtkomstfunktionen

Ett annat knep vi lärt oss från Dutel är hur man fortsätter att arbeta med Gmail utan tillgång till Internet.

Kanske gillar några av er att koppla av från andra ett tag för att helt och hållet kunna ägna sig åt kreativa uppgifter. Men i de flesta fall klarar du dig helt enkelt inte utan mappen "Inkorgen", där du till exempel har tappat den tekniska uppgiften. Hur man är?

För alla resor med tåg, ärenden med betald eller begränsad tillgång till Wi-Fi-nätverket och andra oförutsedda omständigheter kan du använda funktionen "Offline". Det låter dig läsa, svara, söka och arkivera e-postmeddelanden utan tillgång till internet.

Detta är verkligen väldigt bekvämt, eftersom det här läget låter dig arbeta inte bara med e-post utan också med Google Drive och Google Docs.

4. Har du inte tid? Paus

Ibland faller inkommande meddelanden bara in i lådan en efter en, irriterande och distraherande från det arbete som vi fokuserar på. En, två, fyra, tio nya bokstäver … Tänk om det är något viktigt?

Den bästa lösningen på detta problem, enligt Dutel, var Inbox Pause-funktionen. Innebörden av denna funktion är mycket enkel: du avbryter flödet av inkommande korrespondens om du är upptagen med något viktigt, och när du är befriad från bördan av bekymmer och en kalender full av händelser, återvänder du till dem som om du hade tagit emot dem i samma sekund genom att gå till sidan med e-postfliken.

5. Avregistrera dig från onödiga e-postlistor

Det råkar vara så att det är svårt att helt bli av med alla typer av utskick som hamnar i din arbetsmail-inkorg. Hur blir du av med de som inte alls är intressanta för dig?

Kolla in Unroll.me, ett verktyg som kan hjälpa dig att organisera dina e-postmeddelanden på bästa möjliga sätt på några minuter. När du har registrerat dig för tjänsten öppnar du e-postlistan du prenumererar på. Avsluta sedan prenumerationen från onödiga.

6. Aktivera tvåstegsverifiering

Det verkar som att Gmail vet nästan allt om oss: med vem vi kommunicerar, vilka bilder vi letar efter i sökningen, vad vi lagrar i "Dokumenten". Vi kan säga att detta är ett slags flygledningscentral och huvudkommandohögkvarteret - alla länkar leder hit, som vägarna till Rom. Det betyder att säkerheten bör tas om hand först.

Tvåstegsverifiering är den bästa lösningen för denna uppgift. "Två-", för för att skydda din information behöver du inte bara ditt lösenord för brevlådan, utan också en unik kod, som du får varje gång du försöker komma åt din brevlåda från en mobilapplikation eller SMS-meddelande.

Rudolph rekommenderar också att du uppmärksammar tjänsten 1Password.

Många andra populära tjänster som Dropbox, Facebook och Twitter använder också tvåstegsverifiering för åtkomst.

Förresten, för din datas säkerhet är det viktigt att se till att ditt Gmail-konto inte används på flera enheter samtidigt, till exempel på två datorer samtidigt.

7. Använd mer informativa meddelanden

Många budbärare använder flera statusar för meddelanden på en gång: "Skickat", "Levererat", "Läst". På vissa platser, som Facebook, används ikoner för att representera dessa meddelanden.

För Gmail-tjänsten finns en liknande lösning - Sidekick. Det här är en bra applikation för dem som letar efter ett jobb, eller de vars aktiviteter är relaterade till försäljning: det är väldigt bekvämt att få status för dina skickade e-postmeddelanden.

Nu vet du lite mer om säkerheten och tidsbesparingen när du arbetar med Gmail. Vi hoppas att råd från en erfaren specialist hjälper dig att bli mer produktiv.