Kontrollera "hydranten", eller Hur man inte drunknar i flödet av information och uppgifter

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Mitch Kapor, grundare av Lotus Corporation, sa en gång att få information från Internet är som att dricka från en brandpost. Matthew Lowry, en expert på onlinekommunikation, tog det här ämnet vidare och kallade det kontinuerliga flödet av information som går till datorn och telefonen 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, och aldrig tar slut, "brandslang". Hur du inte drunknar i flödet och använder din tid rationellt - läs i en anpassad översättning utarbetad av Lifehacker.

Med brandpost är din att göra-lista aldrig tom. Eftersom "hydranten" inte bara är information, det är en fabrik av nya uppgifter. Vissa punkter på att göra-listan är tydliga, till exempel e-postmeddelanden från din chef eller kunder som kräver uppmärksamhet. Men många är inte tydligt uttryckta.

Det här är en artikel värd att läsa och tänka på. Ett inlägg att kommentera. Dela det du gillar med vänner och kollegor.

Det spelar ingen roll hur många timmar om dagen du är engagerad i småföretag. Huvudsaken är att de inte ser slutet och kanten. Det här är "hydranten".

Och detta koncept är mycket bredare än bara en lista över uppgifter. Och tyvärr finns det fortfarande 24 timmar på ett dygn.

Lärka

Om du är som jag, fortskrider allt kreativt och utmanande arbete bra tidigt på morgonen. Det finns många anledningar - psykologiska och fysiologiska - till varför det är så. Men "hydranten" är djupt likgiltig för dina inre rytmer. För medan du sover fortsätter mängden information att öka.

Efter frukost öppnar du din inkorg, och strömmen från "postposten" krossar skärmen, som var under trycket av brev på posten, konton i Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello och liknande. Din kalender innehåller möten, förfrågningar och instruktioner från din chef, partners, kunder, underleverantörer, kollegor. Och det som inte fanns på listan över uppgifter igår brinner idag och kräver omedelbart utförande.

Hydrant väntar inte på dig. Det kräver högt din tid och uppmärksamhet.

Plötsligt är klockan 11 och du har redan förlorat den bästa delen av dagen.

Hur ska man svara på detta tillstånd? Vanligtvis erbjuds två alternativ: antingen ändra beteende eller använda teknik. Men varför inte använda teknik för att skapa grunden för beteendeförändring?

Hur hanterar du information, uppgifter och idéer effektivt? Du måste förstå att informationsflödet är kontinuerligt, och i allmänhet är det flera flöden: information kommer från e-post, sociala nätverk och media, webbplatser, tidningar, under möten, från vänner och till och med från ditt huvud. Det är omöjligt att täcka allt.

Måste du bearbeta meddelanden, bestämma vad du ska göra med dem: reagera, använda, dela, spara för senare användning eller radera? När ska man göra det? Och hur hittar du tid att ta itu med allt detta?

Tyvärr fungerar inte multitasking-läget, när du försöker göra allt på en gång. Du kontrollerar inte ditt schema, det är svårt för dig att hitta ledig tid, distrahera från post och fokusera på något i mer än 5 minuter. Om så är fallet, kolla in min metod för att organisera tid för att vara mest produktiv under dagen - det här kan vara rätt väg att gå.

Tre tekniker och ytterligare verktyg

Daglig ritual. Just nu organiserar och planerar vi, med fokus på viktiga och små uppgifter.

Lärande - Kö - Lagerinformation - Distribution. Vi överför flödet från "hydranten" till materialet som du kan arbeta med. Vi bildar en lista med uppgifter, ett personligt bibliotek med användbara resurser, ett stabilt flöde av information från sociala nätverk och media.

Att få saker gjorda till slutet. Vi hanterar listan över uppgifter och vår egen tid.

Arbeta efter dina inre rytmer

Det är bara du som kan lista ut din egen uppsättning produktivitetsförbättringar - allt jag kan göra är att dela med mig av mina egna.

Jag avsätter den bästa tiden för att lösa de viktigaste uppgifterna

På morgonen, när min hjärna är som bäst, avsätter jag 2-3 timmar för att arbeta med den viktigaste uppgiften, och jag distraheras inte av något annat. Forskning visar att arbetare som är distraherade - eller är distraherade av sig själva - minst en gång var tredje minut, tar minst 20 minuter på sig att komma tillbaka till uppgiften.

Det är värt att börja dagen med en svår uppgift, även om det ligger i människans natur att börja med något lättare. Under dagen kommer säkert oförutsedda omständigheter att uppstå, ytterligare möten - och de uppgifter av största vikt kommer inte att slutföras.

Jag anger pauser

Hur som helst, vanligtvis efter 60-90 minuter minskar koncentrationen, så jag delar upp morgonen på jobbet i två delar, tar en kort paus, under vilken jag måste lämna arbetsplatsen.

Forskare hävdar att en stillasittande livsstil leder till hjärtproblem, dålig hållning och vissa typer av cancer.

Även om du bara sitter på ett ställe i 30 minuter kommer din ämnesomsättning att sakta ner med 90%.

På kvällen

Energinivåerna sjunker dramatiskt efter lunch, vilket är anledningen till att många föredrar att sova lite under denna tid. Efter lunch testar jag:

• träffa människor: Jag är säker på att jag knappast kan göra mitt jobb bra vid ett sådant ögonblick, och kommunikation ger en extra energikick;
• ta itu med små, enkla och organisatoriska uppgifter.

Morgon- och kvällsritual

Du måste bestämma exakt vad du ska göra under dessa timmar. Det betyder att du måste öppna e-post, översätta några av meddelandena till en lista med uppgifter och hitta tid för dem bland andra projekt.

Problemet är att meddelandena som översvämmer din post är riktiga vampyrer som livnär sig på din tid. Att ta isär dem tar mer tid och ansträngning än du tror. Och det värsta är att, oavsett hur irriterande det kan vara, vill en del av dig alltid kolla in din inkorg.

Lösningen är att de som kommer in ska behandlas som farliga djur, som för det mesta behöver hållas i bur, men ändå, då och då, så att de inte kommer undan på egen hand.

Jag hanterar inkommande arbete två gånger om dagen - under morgon- och kvällsritualerna. Jag blev så van vid en sådan ordning att arbetet med inkommande blev för sinnet samma automatiska uppgift som för kroppen behovet av att äta och dricka.

Mellan dessa två perioder oroar jag mig inte för om något har kommit med posten och om jag har glömt något viktigt - jag litar på mitt system. Därför, efter att ha stängt brevlådan, går jag till jobbet med ett fräscht huvud.

Och eftersom morgonritualen vanligtvis är kortvarig (de flesta av de organisatoriska frågorna lämnas till kvällsritualen), ägnar jag mer uppmärksamhet åt den viktigaste uppgiften.

Uppgiftslista

För att organisera din dag och stoppa flödet av inkorgen som suger all juice från ditt liv, måste du använda tekniker och verktyg.

En av dessa effektiva tekniker är "Learning - Queuing - Stock of Information - Distribution", som översätter ett slumpartat flöde till:

• lättanvänd lista med uppgifter,
• ett personligt bibliotek med användbart material som sparas för senare arbete med dem,
• en samling material att dela med kollegor.

Helst bör detta göras under morgon- och kvällsritualerna. Låt oss ta en närmare titt på denna process.

Studie av inkommande

Din inkorg är allt från e-post och Twitter-meddelanden till dina inspelningar.

Kom först ihåg att inga inkommande samtal kräver ett omedelbart svar. Vi har alla lärt oss att skicka och ta emot snabba svar på e-postmeddelanden, men detta är fel: alla som förväntar sig detta lägger ytterligare skyldigheter på dig.

För det andra är det absolut ineffektivt att öppna varje e-postmeddelande och svara på det. Du blir mer produktiv om du gör en sak. Se till exempel bara din inkorg. Våra hjärnor är inte så bra på att knyta ihop flera uppgifter. När människor tror att de enkelt kan multitaska, byter de egentligen bara snabbt från en uppgift till en annan. Men detta påverkar uppfattningen och koncentrationen negativt.

Så när du öppnar din inkorg, titta bara på den. Det här är den klassiska enuppgiftsmodellen "Get it done":

• om du kan se din inkorg på mindre än två minuter, gör det;
• om du inte kan, lägg till den i listan över uppgifter som du behöver återgå till senare;
• du kan bara ignorera filen.

Även om du öppnar din köade inkorg direkt efter att du har sett dina meddelanden, har du fortfarande tid att bygga om.

Se din inkorg på morgonen endast när det är absolut nödvändigt.

När du tittar på meddelanden på morgonen, ställ dig själv frågan: är de brådskande? Verkliga brådskande meddelanden är din fiende nummer ett, eftersom de tar upp dyrbar tid som du skulle vilja lägga på den viktigaste uppgiften.

Annars behöver du bara ta med posten "Kontrollera meddelanden på kvällen" i listan över uppgifter.

Köa

Placera icke-brådskande uppgifter som tar mer än 2 minuter att slutföra i en av två sektioner av kön:

1. Att läsa: Onlineresurser att läsa och tänka på kan läggas till. Du kan återgå till dessa material senare och från vilken enhet som helst.
2. Vad behöver göras: inkommande meddelanden omdirigeras direkt till uppgiftslistan med hjälp av hjälpen.

Naturligtvis kan du också skapa en lista över uppgifter manuellt, men jag tycker att applikationer är bekvämare.

Läsa och distribuera material i ett personligt bibliotek

Under kvällsritualen går jag tillbaka till uppgiftslistan och kollar materialet i läskön. Eftersom jag använder Pocket kan jag se dem när jag reser med tunnelbanan, medan jag väntar på ett möte eller när som helst annat ledigt ögonblick. Därför brukar jag snabbt ta itu med den här listan.

Om materialet verkligen är värt besväret, lägg till det i mitt onlinebibliotek med användbart material. Det kan taggas, så anteckningar är lätta att hitta nästa dag, en månad eller till och med ett år senare. Och särskilt tack till Diiogo för möjligheten.

L8r-taggen (det vill säga senare - från engelskan. "Senare") sätter resursen i en annan kö, som jag ringer upp under den nattliga kontrollen av listan med uppgifter.

Dessutom sparar Diigo automatiskt en kopia av all text jag lägger till i anteckningsrutan. Jag kan redigera denna anteckning, infoga anmärkningar, idéer som kommer väl till pass när jag vill dela material med någon.

Dela detta

Vissa taggar i Diigo låter dig publicera din tillgång var som helst. För vilket tack vare magin:

• med gilla-taggen skickas materialet till min Tumblr som ett citerat inlägg,
• om du väljer Tweet-titeltaggen och inläggslänken skickas till Twitter,
• du kan anpassa taggar för andra konton: LinkedIn, Facebook …

Tack vare denna metod skickas hela strömmen från "hydranten" till uppgiftslistan och det personliga biblioteket, och de valda resurserna kan i sin tur delas. Och allt detta utan att tappa uppmärksamheten.

Kvällsritual

Eftersom jag vill fokusera på mitt kreativa arbete på morgonen är kvällsritualen grundstenen i planeringen för dagen.

Hur jag börjar kvällsritualen

Tid efter lunch:

• Jag har redan slutfört min viktigaste uppgift på morgonen;
• olästa meddelanden samlades i min inkorg, som jag fick när jag var upptagen med den viktigaste uppgiften;
• kön i uppgiftslistan innehåller uppgifterna som jag lägger där på morgonen, och standarduppgifterna som jag gör under kvällsritualen varje dag.

Aktuella dagliga uppgifter

Som nämnts tidigare innehåller kvällsritualen uppgifter som:

1. Se. Detta är en fullständig inspektion av allt: jag hanterar allt möjligt, även med de material som kommer att ta mer än 2 minuter att arbeta med.
2. Läs, distribuera, dela. Jobbar med alla coola saker jag har lagt till under de senaste 24 timmarna.
3. Övervaka uppgiftslistan. Jag öppnar min tur av uppgifter och baserat på framstegen i arbetet med den viktigaste uppgiften, jag:

• Jag bestämmer vad jag ska göra i kväll och vad jag ska skjuta upp till imorgon,
• bestäm vilken uppgift som kommer att vara den viktigaste uppgiften i morgon bitti, och bestäm hur mycket tid som kommer att behöva ägnas åt det,
• Jag tar med tid för vila i schemat (eller skjuter upp det till senare eller någon gång).

Det finns några fler pågående saker att göra, som att svara på e-postmeddelanden som mottogs igår, eller hålla koll på ekonomin och annat. Vissa av dem dyker bara upp på en speciell dag. Jag kollar till exempel ovannämnda Diigo varje onsdag och lördag.

Veckokontroll

Varje måndag behöver du ta med posten "Gör en lista över mål för veckan" i listan över uppgifter. Därför har jag dessa mål i åtanke varje kväll under veckan: det kommer väl till pass när jag ska bestämma mig för vad jag ska göra idag och vad jag ska lämna till senare.

Varje fredagskväll går jag mentalt igenom dessa mål och bedömer dem kritiskt.

Och först då kommer vilotiden

Eftersom det är lättare att sköta mitt schema på kvällen och svårare att jobba med svåra uppgifter, så kommer jag nog under dagen att ägna mig åt att se över och lägga till uppgifter och material i kön. Trots det kommer din inkorg att vara stängd i minst en halv dag.

Min dag avslutas med uppgiften "Studier - Kö - Lager av information - Distribution", så jag kan börja en ny dag utan en last av oavslutade affärer.