Hur man bättre utnyttjar GTD-systemet

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Författaren och bloggaren Leo Babauta förklarar hur du kan fortsätta planera och bli av med allt som hindrar dig från att vara produktiv.

Varför behövs detta system

Getting Things Done (GTD) är ett välkänt system för att få saker gjorda av David Allen. När du använder den registreras absolut all inkommande information och delas upp i listor. Målet är att få saker gjorda genom att lägga mer tid på det som verkligen betyder något.

Med GTD-systemet kan du nå mycket stora framgångar. Här är bara några av dem:

• Du hanterar många uppgifter.
• Du blir mer säker på dig själv.
• Du skjuter upp mindre och är mindre distraherad.
• De litar mer på dig: andra vet att du alltid tar slut.
• Du bjuds oftare in till jobbet eftersom ett gediget förhållningssätt till affärer efterfrågas.
• Du förändras till det bättre – du inser vad som verkligen är viktigt för dig, du blir nyfiken, du börjar lära dig, bygger starka relationer med människor och gör dig av med gamla uppfattningsmönster som hindrar dig.
• Du tjänar mer.
• Du är kapabel att skapa en framgångsrik startup eller bygga ett bra företag.
• Du kan dela med dig av dina idéer – i en bok, blogg eller föreläsning.

Men för att få alla dessa fördelar måste du förstå hur du använder systemet effektivt och ta reda på vad som förhindrar det. Leo Babauta, författare och författare till den populära bloggen Zen Habits, förklarar vad du behöver göra för detta.

Hur man använder GTD-systemet mer effektivt

Ta reda på vad som håller dig tillbaka från att vara produktiv

Vanan att skjuta upp. Du är tveksam till att närma dig uppgiften på grund av dess komplexitet: antingen känner du att du inte kommer att klara av det, eller så har du inte förstått det alls. Detta är förhalning.

Vanan att distraktera. Du lyckades visserligen komma igång, men du byter genast till en annan uppgift. Alla samma tvivel och osäkerheter får dig att skjuta upp det till förmån för en lättare träning eller bara börja döda tiden. Denna konstanta växling leder till en förlust av koncentration. Samtidigt ser det ut som att du kommer att vara oändligt upptagen.

Perfektionism. Du kan inte komma igång med jobbet på länge, för nu är det inte rätt tid för det. Eller så skjuter du upp att slutföra det för att det inte var perfekt.

Du vill till exempel starta en blogg, men det gör du inte, för tills du hittar den perfekta plattformen och temat för det, har du inte tillräckligt med fritid och har fortfarande ingen lista med bra idéer. Eller så har du skrivit en artikel och inte publicerar den eftersom materialet fortfarande behöver färdigställas – faktiskt så vågar du helt enkelt inte.

Miljö. Människor frustrerar dina planer, gör ingenting i tid, komplicerar allt, förstör det, klagar och irriterar. Och att lita på andra människor är det ibland svårt att uppnå dina mål. Oftast är detta bara en ursäkt till dig själv.

Distraktioner. Det här är människor, alla händelser, problem. De stör ditt arbete. Något du kan kontrollera, något kan du inte.

Trötthet. Du är trött, hungrig, utmattad, förvirrad eller uttråkad. Sådana problem hindrar koncentrationen och att få saker gjorda.

I det här fallet behöver du bara ladda: ta en tupplur, ta en promenad, meditera.

Eller ta på dig uppgifter som inte kräver mycket energi: sortera din post, gör den administrativa rutinen. Om trötthet har observerats under en längre tid, se över din kost och sömn.

Rädslor, tvivel, känslor av hjälplöshet och självtvivel. De är kärnan i de flesta av de hinder som nämns ovan.

Bestäm vad du saknar för att arbeta mer effektivt

De utvalda punkterna kommer att vara lösningen på ovan nämnda problem.

Förmåga att prioritera. Du kan nå framgång om du ägnar det mesta av din tid åt viktiga uppgifter. När du är upptagen med icke-nödvändiga aktiviteter eller ständigt byter mellan aktiviteter, är du mindre effektiv. Du måste välja ett viktigt problem och bara fokusera på det.

Efter hand lär du dig identifiera vilka uppgifter och projekt som är av stort värde för dig. Är det viktigare att svara på meddelanden än att skriva en artikel? Vad är mer fördelaktigt för din karriär, lycka, hälsa?

Förmåga att starta företag på rätt sätt. Det är tendensen att skjuta upp som är ett av de vanligaste och mest smärtsamma problemen som står i vägen för att nå ett mål. Därför är det viktigaste för att slutföra uppgifter att komma igång.

Fokusera på det första, minsta steget. Så liten som möjligt. Skapa en miljö som gör det lättare att komma igång. Till exempel när Leo själv ville utveckla vanan att springa fokuserade han bara på att ta på sig sneakers och ta sig ut ur huset.

Sprintarbete. Detta tillvägagångssätt hjälper dig att hantera multitasking och distraktioner. Denna teknik kallas även Pomodoro. Den bygger på uppdelningen av arbetet i korta intervaller på 15-25 minuter (sprints), under vilka du behöver koncentrera dig på endast en uppgift, utan att bli distraherad av något annat.

Därefter följer en kort paus, varefter man startar en ny sprint. Om du aldrig har använt den här metoden kan du ordna ett par sådana arbetssegment om dagen och efter en vecka börja gradvis öka antalet.

Hantering av uppgiftslistor. Hjälper till att koncentrera sig och orka med allt planerat. Men försök att inte överkomplicera. Hitta ett enkelt planeraresprogram, skriv in allt du behöver göra inom en snar framtid och välj varje dag vilka uppgifter du ska fokusera på idag.

Schemalägg tre viktiga och tre mindre uppgifter för dagen - detta antal kan ändras beroende på längden på din arbetsdag, hur komplexa uppgifterna är och hur snabbt de slutförs.

Förmåga att acceptera misstag. Perfektionism står i vägen för att få saker gjorda. Bekymra dig därför inte så mycket om ditt arbetes perfektion som om dess slutförande. Håll dig till "usel första utkast"-regeln av författaren Ann Lamotte.

Hon är övertygad om att det enda sättet att börja skriva bra (och att överhuvudtaget börja göra det) är att skissa på ett svagt och värdelöst utkast. Efter ett tag kommer du tillbaka till resultatet och polera det.

Arbetar i ett läge av osäkerhet. Rädslor och svårigheter kommer ofta att förfölja dig. Därför är det mycket användbart att lära sig hur man arbetar i ett tillstånd av denna osäkerhet: att hålla sig själv i kontroll, att inte gömma sig från uppgifter och inre upplevelser och att inte klaga.

För att göra detta, varje gång du märker något sådant bakom dig, lägg allt åt sidan och försök känna ditt tillstånd. Acceptera det. Var uppmärksam på dina fysiska förnimmelser. Se till att osäkerhet och obehag är okej. Lär dig att uppskatta ögonblicken som de är.

Förmåga att se helheten. Det är en sak att vara helt fokuserad på en enskild uppgift, och en helt annan att kunna se på situationen som helhet. En allmän analys av situationen bör utföras på morgonen och på kvällen, samt ett par gånger under dagen - om du behöver justera handlingsplanen.

Alla är vi ibland distraherade, avbrutna och ställs inför oförutsedda svårigheter. För att förbli produktiv måste du lära dig att ändra fokus när det behövs.

Förmåga att ta ansvar. Först och främst betyder det att du inte skyller på andra människor för alla svårigheter som du möter på vägen till att nå ditt mål. Ta fullt ansvar för din del av arbetet.

Var en ledare - visa initiativ, följ framgången för hela laget, även om du är en enkel underordnad i det.

Öppen kommunikation. Sådant att alla tydligt förstår sitt ansvar och sina gränser, samt konsekvenserna av bristande efterlevnad. Detta kommer att bidra till att skapa en struktur där alla inblandade kan arbeta enklare och mer effektivt. Försök att behandla människor uppriktigt och positivt, trots alla deras brister.

Förmåga att planera. Överflöd av uppgifter i dagboken bidrar inte till att uppnå målet på något sätt. Istället är det bäst att göra en minimal lista genom att svara på enkla frågor. Hur börjar dagen med att slutföra viktiga uppgifter? Hur springer man spurter så att ingen distraherar dig? Vad behöver du ta ansvar för? När är det värt att hämta din post? Vilken tid ska jag boka möten? Hur kommer du betygsätta din dag?

Svaren hjälper dig att planera din dag. Sträva inte efter att det ska vara perfekt. Genom att analysera vad som händer kommer du med tiden att hitta det bästa alternativet.

Var ska man börja förbättra

Gör en enkel plan. Det är inte alls nödvändigt att försöka bemästra alla färdigheter som saknas på en gång. Till att börja med är det bäst att fokusera på de första fyra som du kommer att träna på dagligen:

• Prioritera och definiera arbetsuppgifter för dagen.
• Sprintarbete.
• Meditation - när du känner rädsla, osäkerhet eller osäkerhet.
• Analys i slutet av dagen och revidering av planen.

Notera vad du ska göra och hur. Visa den resulterande planen för någon du känner och rapportera tillbaka till honom varje dag i en vecka. Lova varje vecka att dela dina framgångar, utmaningar och hur du kommer att förbereda dig för starten av en ny sjudagarsperiod.

Ta 10 minuter varje kväll för att se över hur din dag gick och om du slutfört alla punkter i din plan. Skriv ner vad som hände, vad som förhindrade, hur du kan accelerera framåtriktad rörelse.

Med tiden kommer sprints, meditation och andra färdigheter att bli lättare för dig. Börja sedan lära dig nya och effektiva tillvägagångssätt när du gradvis förbättrar ditt system. Det viktigaste är att komma ihåg att träna.