6 tips för effektiv e-posthantering

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

E-post är ett av de bästa kommunikationsverktygen och kanske det enda som används av alla användare utan undantag. Du kanske gillar snabbmeddelanden eller inte, använder Skype eller Facebook-chatt, men du har förmodligen en e-postadress.

Varje dag får vi i vår inkorg inte bara meddelanden från vänner och kollegor, utan också dussintals reklambrev, aviseringar, bara spam. För att undvika att drunkna i den stora mängden inkommande meddelanden är det mycket viktigt att utveckla och tillämpa effektiva e-postfärdigheter.

upphovsrätt

Schemalägg en tid för e-postkontroll

Om du känner att du lägger för mycket tid på att bearbeta e-post och antalet brev i din inkorg fortfarande inte minskar, försök då att planera tiden för att kontrollera din brevlåda noggrannare. Vanligtvis börjar vi kolla e-post, hittar en intressant länk i brevet, går till webbplatsen, därifrån till en annan … och efter en halvtimme kommer vi ihåg och återgår till att analysera bokstäver. Som ett resultat har tiden gått, men saken har inte visats.

Försök därför att avsätta en viss begränsad tid för dig själv att arbeta med post. Alla kan självständigt ställa in frekvensen och varaktigheten för dessa intervaller, beroende på volymen på deras korrespondens. Kanske blir det en timme på morgonen och en timme i slutet av arbetsdagen, eller så kan det vara bekvämare för dig att logga in på ditt e-postkonto varje timme i fem minuter. Viktigast av allt, försök att strikt följa det uppsatta schemat för dig själv och inte bli distraherad av någon utomstående. Medvetande att din tid är begränsad, kommer oundvikligen att leda till en ökad effektivitet i behandlingen av postkvitton.

Varje bokstav betyder en handling

Huvudregeln som du bör tillämpa när du analyserar post är att varje öppet brev kräver att du gör något. Om du har öppnat ett brev ska du inte i något fall lämna det i inkorgen igen. Du måste antingen omedelbart svara på brevet, eller vidarebefordra det till någon som är bättre på att hantera det här problemet, eller schemalägga en uppgift för dig själv i Google Task eller kalendern - i vilket fall som helst, som ett resultat av din åtgärd, bör brevet raderas eller flyttas till arkivet, dvs lämna inkorgen … Om du följer denna enkla regel kommer din inkorg att städas upp förr eller senare.

upphovsrätt

Filter och genvägar

Om du får ett stort antal e-postmeddelanden varje dag tar det mycket tid och ansträngning från din sida att analysera dem. Varför använder du inte postens resurser för detta, särskilt eftersom de flesta tjänsterna har denna funktion och är perfekt implementerade?

Det handlar om att sätta upp filter för automatisk postbearbetning. Istället för att manuellt klicka på varje inlägg, och varje klick är samma tid och ansträngning, ställ bara in de filter du vill ha en gång. Till exempel kommer alla meddelanden från dina släktingars adresser automatiskt att hamna i mappen Familj och markeras med en markör som viktiga. Alla pressmeddelanden går till en separat mapp som går förbi mappen Inkorg, och meddelanden från sociala nätverk skickas omedelbart till papperskorgen.

På så sätt kan du kategorisera meddelanden efter huvudämnena och förbereda dig därefter för deras bearbetning. Du kommer inte längre att ha en situation där din hjärna, när du analyserar e-post, byter från hushållssysslor till affärsfrågor och sedan omedelbart till underhållningsutskick och sedan tillbaka.

Det finns ett stort antal alternativ för att skapa olika filter, och jag är säker på att när du väl bygger ett automatiskt filtreringssystem kommer du att spara dagar och månader av din tid. Dessutom kan du, med hjälp av de tilldelade etiketterna eller distribution efter mappar, enkelt hitta de bokstäver du behöver i arkivet (minns du att vår Inkorg-mapp är helt tom?).

Använd sök

Många användare, särskilt nybörjare, har alla sina e-postmeddelanden i sin inkorg eftersom de känner att de aldrig kommer att hitta dem igen när de arkiverar. Om du ställer in ett system med filter och genvägar, som beskrivits i föregående stycke, är ditt arkiv redan organiserat och mycket lättare att navigera i det. Men glöm inte sökfältet också. Till exempel i Gmail är systemet för att söka efter bokstäver så perfekt (vem skulle tvivla på det!) att det inte blir svårt att hitta någon bokstav.

Använd märken

Många e-posttjänster har en funktion för att markera meddelanden med speciella markörer (i Gmail är dessa stjärnor). Med deras hjälp är det lätt att markera de nödvändiga meddelanden som kräver din uppmärksamhet och placera dem i en separat mapp. I Gmail kan du välja din egen uppsättning flaggor och använda dem ganska flexibelt. En blick på innehållet i din inkorg kommer alltså att räcka för att särskilja e-postmeddelanden efter deras betydelse.

Använd kortkommandon

Att använda snabbtangenter kan påskynda behandlingen av korrespondens så mycket att det är värt att spendera några timmar på att studera dem. Men innan dess, ta en titt på inställningarna (i Gmail är det Inställningar - Allmänt - Genvägar) och se till att de är påslagna. Efter det, tryck bara på frågetecknet på tangentbordet och du kommer att se en prompt med alla Gmail-snabbtangenter.

E-post är ett utmärkt kommunikationsverktyg, men det betyder inte att du måste ägna hälften av ditt liv åt den här processen. Maximal automatisering av alla processer, snabba svar eller vidarebefordran av meddelanden, planering av din tid, tillsammans med andra tips från den här artikeln, gör att du kan hantera valfritt antal brev ganska snabbt och spara mer tid för roligare aktiviteter.