Vad är onlinekassa och hur man väljer rätt

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Den 1 juli upphör ytterligare ett uppskov för installation av kassaapparater. Kontrollera om du har följt lagens krav.

Vad är en online-utcheckning

Som namnet antyder är detta ett kassaregister med internetuppkoppling. Den skriver inte bara ut kvitton och lagrar information om transaktioner, utan överför även uppgifterna till skattekontoret. Dessutom, med dess hjälp, kan checkar utfärdas till kunder i elektronisk form - genom att skicka dem via e-post eller i SMS.

Onlinekassaapparater började gradvis introduceras under 2017. Nu är slutskedet av "operationen" igång.

Vem behöver kassor online

Det är lättare att säga vem som inte behöver dem. Du kan klara dig utan enheten om du säljer för kontanter:

1. Tidningar och tidskrifter i specialiserade kiosker.
2. Värdepapper.
3. Varor på marknader, mässor, utställningar (förutom de som anges i listan).
4. Leverans av varor, förutom tekniskt komplexa icke-livsmedels- och livsmedelsprodukter med speciella lagringsförhållanden.
5. Glass och dryck från stånden.
6. Kvass, mjölk, smör, levande fisk, fotogen från tankbilar.
7. Säsongens grönsaker rullade.
8. Egentillverkade folkkonstprodukter.
9. Skoöverdrag.
10. Biljetter till statliga eller kommunala teatrar.

Vissa tjänster faller också i undantag:

1. Tillhandahålla måltider till elever och personal i skolor.
2. Mottagande av glasbehållare och skrot från befolkningen.
3. Skoreparation och målning.
4. Tillverkning och reparation av nycklar och metallsybehör.
5. Gräva trädgårdar och hugga ved.
6. Tillsyn och vård av barn, sjuka, äldre och funktionshindrade.
7. Portierstjänster vid tågstationer, hamnar och flygplatser.
8. Uthyrning av bostäder och parkeringsplatser, om du äger dem och du är registrerad som enskild företagare.

Det är inte nödvändigt att upprätta onlinekassor för företagare som har gått över till skatt på yrkesinkomster, landsbygdsapotek och vårdcentraler, religiösa organisationer samt enskilda företagare och organisationer som uteslutande utför icke-kontantbetalningar med andra företagsrepresentanter.

Fysiska kultur-, idrotts- och utbildningsinstitutioner, såväl som de som verkar inom kultur- och fritidsområdet, kommer att kunna klara sig utan onlinekassa, utan endast för betalningar som inte kräver uppvisande av kontanter eller ett bankkort. Ett undantag görs också för dem som arbetar i områden som ingår i den särskilda listan över territorier som godkänts av förbundets ämne som är avlägsna från kommunikationsnätverk.

En enskild företagare inom patentbeskattningssystemet kan i många fall också arbeta utan kassaregister, men inte alltid. Det är bättre att klargöra om du behöver en enhet direkt i lagtexten: för detta måste du hitta listan över undantag i punkt 2.1 i artikel 2 i lagen om kassaregister och sedan kontrollera listan över aktiviteter i skattelagen.

Även om du är på listan över förmånstagare är det bättre att rådfråga en advokat eller skattekontoret: det kan uppstå oklara nyanser.

Men det är inte allt. Det finns en uppskjutning för vissa kategorier av företag - för dem krävs onlinekassaapparater först från 1 juli 2019. Här är som fortfarande har tid att skaffa en enhet:

1. Enskilda företagare och organisationer på UTII och på ett patent som utför tjänster eller tillhandahåller arbete och har anställda.
2. Automatägare som inte har anställda i sin personal.
3. SP på UTII och ett patent som säljer vidare varor, även om de inte har anställda.
4. Enskilda företagare på ett patent som inte är undantagna från installation av onlinekassaapparater.
5. Organisationer och enskilda företagare som tidigare utfärdat strikta anmälningsformulär, bland annat vid försäljning av biljetter av en förare eller en konduktör i ett fordon.

För två kategorier av företag förlängdes uppskov till den 1 juli 2021 om ändringar av den federala lagen "Om användning av kassaregisterutrustning vid genomförandet av uppgörelser i Ryska federationen". Listan innehåller:

1. Enskilda företagare som utför arbete och tillhandahåller tjänster utan inhyrd arbetskraft.
2. Enskilda företagare som säljer varor av egen produktion.

Resten av onlinekassorna borde redan vara det. För avsaknad av en enhet kan de bötfällas till ett belopp av 10 i Ryska federationens kod för administrativa brott, artikel 14.5. Försäljning av varor, utförandet av arbete eller tillhandahållande av tjänster i avsaknad av etablerad information eller utebliven användning av tusentals rubel i de fall som fastställs av federala lagar för kassaregister - beror på affärsformen.

Vilka är onlinekassorna

Federal Tax Service har ett register som listar alla enheter som faller under lagen om kassaregister. De är av tre typer:

1. Autonoma kassaapparater

Det här är en välbekant standardenhet som har uppgraderats med en modul för internetkommunikation och ett skattesystem. Ett relativt billigt alternativ, som förlorar till mer moderna motsvarigheter när det gäller hastighet och antalet ytterligare funktioner.

2. Skatteregistrator

Detta är en enhet för att skriva ut kvitton som ansluts till en dator, surfplatta, smartphone. Den totala kostnaden för utrustningen kommer att bero på vilken gadget du bestämmer dig för att ansluta inspelaren till: det är en skillnad på flera tiotusentals rubel mellan en kinesisk surfplatta och en iPad. Funktionen kommer att bestämmas av programvaran: här kan du automatisera processer, installera ett varuredovisningssystem, vilket kommer att öka hastigheten på kundservicen och göra livet lättare för kassörskan.

3. Smart terminal

Ganska dyrt, men också en mer avancerad pryl i världen av onlinekassaapparater. Den har en egen pekskärm, med vilken du kan få snabb tillgång till de mest efterfrågade varukategorierna, automatisera processer och så vidare.

Men när du väljer bör du inte jaga formuläret. Det är viktigare att ta reda på vilka uppgifter du måste lösa med hjälp av enheten, och utgå från detta redan.

Vad du ska titta efter när du väljer en onlinekassa

1. Tillräckligt antal kontakter

Poängen är inte att det ska finnas så många av dem som möjligt. Antalet kontakter beror på vilken typ av aktivitet du gör. Du kan behöva ansluta till kassan:

• Våg, om du har något att väga.
• Streckkodsläsare (om det inte finns någon inbyggd). Du klarar dig inte utan om du har ett stort kundflöde och det helt enkelt inte finns tid att köra in information om produkten manuellt.
• Bankterminal. Men den kan också anslutas via Wi-Fi.

2. Hastighet för utskrift av kvitton

Hastigheten för olika enheter kan skilja sig mer än två gånger. Med ett stort flöde av kunder är detta ett viktigt kriterium, eftersom en snabbare maskin kommer att öka den kvantitativa indikatorn på service.

3. Rörlighet för onlinekassan

Det finns stationära enheter, det finns mobila - välj beroende på typ av verksamhet. Mobiltelefoner är väl lämpade för fältservice och försäljning. Om kassan har en funktion att ta emot betalningar från kort blir det bekvämare för kunderna att betala, vilket kan väcka deras intresse.

Stationära enheter är lämpliga för butiker där kassan inte behöver flytta någonstans.

4. Internetanslutningstyp

Trådbundet nätverk är ett utmärkt val för fasta utcheckningar. För den mobila versionen som används inom institutionen är Wi-Fi lämplig. Och för en enhet som reser runt i staden med en kurir behöver du ett mobilt internet.

Det finns dock inga hårda begränsningar här och du kan enkelt koppla en fast telefonkassa till mobilnätet i avsaknad av alternativ i ditt område. Det viktigaste är att uppmärksamma denna punkt i förväg och välja rätt enhet.

5. Sortiment av varor och antal försäljningsställen

Ju fler produkter i butiken, desto modernare lösning behöver du. Om det är fler än 50 artiklar blir det inte lätt med en offlinekassa. Å andra sidan kommer skatteregistratorn och smarta terminalen att automatisera processerna. Skriv till exempel inte in produkter manuellt, utan ladda helt enkelt en fil med en tabell.

Du bör också vara uppmärksam på sådana enheter om du har flera uttag. Detta kommer att göra det möjligt för alla kassaregister att anslutas till ett enhetligt system för varuredovisning, vilket kommer att förenkla företagshanteringen.

6. Typ av aktivitet

Här ingriper lagen återigen i valfrihetsfrågorna.

• Om du säljer kött, fisk, mjölk och andra varor som är föremål för veterinärkontroll är det nödvändigt att kassan stödjer arbetet med FSIS "Mercury".
• Om du säljer alkohol måste kassan vara utrustad med en modul för överföring av data till Unified State Automated Information System och en 2D-skanner av punktskattemärken.

Vilken onlinekassör du ska välja beroende på typ av verksamhet

Tatiana Glazacheva, verkställande direktör för Robokassa, hjälper dig att hantera olika typer av onlinekassaapparater.

Online shopping på sociala medier med betalning vid leverans

Här pratar vi om små showcases på nätet som är baserade på Instagram, VKontakte eller Facebook. De kan erbjuda skönhetsprodukter, sportkläder, trendiga smycken, babyprodukter, biltillbehör, tillbehör för husdjur och så vidare. I regel levererar och accepterar säljaren själv betalningar. "I det här fallet kan du klara dig med en mobil terminal eller ett autonomt onlinekassaregister: en budgetmodell med en skattesatsning kostar cirka 15 tusen rubel," råder Tatiana Glazacheva.

Enligt henne, förutom det låga priset, har sådana modeller andra fördelar: de är mycket krävande och lätta att använda. Du behöver ingen speciell programvara och du kan ladda den med en telefonladdare. Minnet av sådana modeller kan inte hålla mer än hundra varor, men med små handelsvolymer är detta tillräckligt.

Självklart finns det även mer avancerade mobila kassaapparater på marknaden – med pekskärmar, möjlighet att ta emot betalningar med bankkort och andra funktioner. Men dessa modeller är dyrare. De köps vanligtvis av stora budtjänster. De grundläggande alternativen är mer lämpliga för små och mikroföretag: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" eller "ATOL 91F Nuger".

Webbutik med avhämtningsställe och/eller fler än 100 artiklar

Som regel har ägarna av onlinebutiker minst en dator eller bärbar dator, och en stor volym av nomenklaturen kräver speciell handelsmjukvara (1C eller liknande program). Tatiana Glazacheva råder att köpa en skatteregistrator som ansluter till en dator, integreras med handelsmjukvara och laddar namnen på varor från den befintliga databasen.

Priset för en skatteregistrator komplett med en skatteackumulator är cirka 20 tusen rubel. Det finns inget behov av att installera ytterligare program på en sådan enhet, och dess minne kan innehålla upp till tusen varor. Följande modeller tillhör denna kategori: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Det är också värt att nämna onlinekassaapparater utformade speciellt för småföretag inom internethandel (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). De kan enkelt integreras med webbplatsens CMS och kan användas för online- och offlineförsäljning. Ett sådant kassaregister kan både skriva ut papperskvitton vid beställningstillfället och skicka digitala kvitton till näthandlare.

Som regel kan olika kringutrustning anslutas till skatteregister - kontrollera skannrar, skaffa terminaler. Om det behövs förvandlas denna typ av kassaregister till en mobil KKM - du behöver bara ansluta till en smartphone på vilken motsvarande applikation är installerad.

Mikrobutiker, öar i köpcentrum

Om vi pratar om mikro- och småföretag offline, kan budgetterminaler eller smarta terminaler rekommenderas till sådana entreprenörer. Glazacheva förklarar att det är små datorer som också är onlinekassaapparater. Sådana enheter kan komma ihåg hur många handelsnamn du vill, stödja anslutning av kringutrustning och ibland även acceptera bankkort. Denna kategori inkluderar "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (kostnad - 27 tusen rubel och mer).

POS-terminaler har förinstallerad programvara som gör att du inte bara kan hålla reda på försäljningen, utan också att använda olika marknadsföringsverktyg - bonusar, lojalitetskort, rabatternas utgångsdatum och andra. Med hjälp av en smart terminal kan du också hålla bokföring och använda vissa CRM-funktioner. Denna kategori av onlinekassaapparater är den dyraste, men deras pris betalas fullt ut av deras breda funktionalitet.

Småföretag inom service eller catering

Tatyana Glazacheva noterar att tjänstesektorn är för mångsidig för att rekommendera en specifik typ av online-utcheckning. Mycket bestäms av målgruppen och antalet kunder. Till exempel, om du tar skönhetssalonger, så kommer de att behöva en onlinekassa med bred funktionalitet och stöd för lojalitetsprogram: POS-terminaler eller skatteregistratorer kopplade till en gadget med en EKAM-applikation eller liknande. Samtidigt kan en enkel frisörsalong med en standarduppsättning tjänster ganska framgångsrikt använda det billigaste autonoma kassaregistret för mikro- och småföretag (ATOL 90F och liknande).

När det gäller kaféet, här beror mycket på sortimentet. Om det inte finns någon alkohol, och menyn innehåller mindre än 100 rätter, kommer en offline-utcheckning att fungera. Om kaféet erbjuder alkoholhaltiga drycker behöver du åtminstone en smart terminal med en inbyggd UTM-modul som överför data till EGAIS.

Saker att komma ihåg

1. Om du fortfarande inte har en onlinekassa är chansen stor att du inte behöver en – kolla med den senaste versionen av lagen.
2. Om du hamnade under den näst sista förseningen, men inte hamnade under den sista, skynda dig: det är inte mycket tid kvar till 1 juli.
3. När du väljer ett onlinekassaregister bör du vägledas av ditt företags detaljer - kanske behöver du inte en dyr enhet.
4. Innan du köper, kontrollera med Federal Tax Service-registret och se till att enheten du har valt finns i den.