15 Google Kalender-tips att utnyttja till fullo

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Använd snabbtangenter, lägg till mötesplatser och dölj privata evenemang.

1. Skapa separata kalendrar för olika behov

Som standard ger Google dig bara en kalender som lagrar alla dina händelser. Använder du det aktivt blandas arbetsuppgifter och möten, hushållssysslor och personliga tillställningar och förvandlas till en riktig soptipp.

Därför är det bättre att skapa flera kalendrar för olika typer av evenemang. För att göra detta, klicka på kugghjulsikonen högst upp och gå till inställningarna. Där väljer du alternativet "Lägg till kalender" → "Skapa kalender". Ange en titel och, om tillämpligt, en beskrivning. På så sätt kan du behålla arbete att göra i en kalender, ditt träningsschema i en annan, födelsedagar i en tredje och så vidare.

2. Prenumerera på kollegornas kalendrar

Ibland behöver vi hålla koll på vad våra vänner eller kollegor gör. Om de använder Google Kalender kan du lägga till deras kalendrar till dig själv och hålla reda på vilka händelser som dyker upp där.

I sidofältet till vänster, hitta raden som säger "Hitta personer". Ange din väns namn eller e-postadress där. I popup-fönstret som visas klickar du på "Begär åtkomst" och personen kommer att få ett meddelande som ber dem att tillåta dem att se sin kalender. När han bekräftar din åtkomst, kommer händelserna han skapade att visas i din "Andra kalendrar"-sektionen.

3. Välj en tid för mötet som passar alla

Behöver du ordna ett möte med kollegor eller träffar med vänner, men kan inte hitta en tid då alla ska vara lediga? Istället för att skicka ut inbjudningar, använd funktionen "Hitta tiden".

Skapa ett nytt evenemang och klicka på knappen "Fler alternativ". På sidan som öppnas väljer du fliken "Hitta tiden". I rutan Lägg till gäster till höger anger du namnen på de personer du vill bjuda in – Google låter dig lägga till upp till 20 personer. Deras händelser kommer att dyka upp framför dig. Om någon har något planerat kommer de att markeras som "Upptagen". Det återstår bara att hitta en tid för mötet när alla är lediga.

4. Dölj privata händelser

Låt oss säga att du behöver hålla ett konfidentiellt möte. Och du vill inte att hela kontoret ska se vart du är på väg. För att göra detta måste du markera mötet som "Personligt". Då kommer bara de som du har tillåtit att redigera (och inte bara visa) din kalender att se information om den.

Skapa ett evenemang och gå till "Fler alternativ". Klicka på knappen "Standard integritetsinställningar" och välj alternativet "Privat". Det är det, nu kommer utomstående inte att se var, med vem och vid vilken tidpunkt du träffas. Om din kalender är öppen för andra, under en privat händelse, kommer den helt enkelt att visa "Upptagen", inga detaljer.

5. Lägg till videomöten

Istället för att sända din Skype- eller Google Hangouts-inloggning till alla dina kollegor, kan du infoga videokonferenslänken direkt i din kalenderhändelse. För att göra detta, när du skapar en händelse i "Övriga parametrar" klicka på knappen "Lägg till videokonferens". När det är dags för mötet kommer de inbjudna att uppmanas att ringa i Google Hangouts.

6. Bifoga bilagor

Ofta, vid möten eller konferenser, behöver du tillgång till något dokument som alla har samlat för att studera. Med Google Kalender kan du bifoga filer och dokument direkt till evenemanget. På så sätt får alla inbjudna deltagare enkel och snabb tillgång till dem.

Välj önskad händelse och klicka på knappen med pennikonen för att redigera den. I objektet "Beskrivning", klicka på gem-ikonen och ladda upp alla nödvändiga filer. De kan tas från din dator eller läggas till från Google Drive-molnet.

7. Slå på världsklockan

Världsklockans funktion i Google Kalender är mycket användbar om du arbetar med distansarbetare runt om i världen. Med dess hjälp kan du enkelt ta reda på vilken tid de har, direkt från gränssnittet.

Öppna "Inställningar" genom att klicka på lämplig post i menyn med ett kugghjul överst. Hitta "World Clock" på sidan. Slå på alternativet Visa världsklocka och lägg sedan till städerna där dina kollegor bor. Och deras lokala tid kommer att visas i sidofältet.

8. Meddela inbjudna via e-post

Ibland behöver man informera de inbjudna till ett möte att göra något – till exempel ta med sig sina bärbara datorer eller läsa lite material i förväg. Du kan i princip skriva om detta i kommentarerna till evenemanget, men det är mer tillförlitligt att fånga människors uppmärksamhet via e-post.

För att göra detta, öppna det kommande evenemanget och klicka på kuvertikonen. Och du kommer att bli ombedd att skriva ett meddelande som kommer att skickas till alla inbjudna deltagare.

9. Lägg till specifika mötespunkter

Fördelen med de evenemang som planeras i "Google Kalender" är att du kan bifoga länkar till "Google Maps" till dem. Så du behöver inte ringa eller skriva till mötesdeltagarna och förklara för dem länge och tråkigt hur man tar sig dit och dit.

Gå till mötesalternativ och hitta fältet "Var". Ange adressen där så hittar Google den. Nu när den inbjudna öppnar evenemanget kan han klicka på adressen och se mötesplatsen på kartan.

10. Lägg till intressanta kalendrar

Google låter dig prenumerera på så kallade intressanta kalendrar. I dem kan du till exempel se schemat för semester i ditt område, händelser från sportvärlden eller månens faser.

Hitta avsnittet "Andra kalendrar" i den vänstra rutan och klicka på "+"-tecknet. I menyn som öppnas väljer du Intressanta kalendrar. Markera rutorna du vill prenumerera på så visas de i ditt schema.

11. Dela dina kalendrar

Om det behövs kan du göra det så att andra användare kan se (eller till och med redigera) dina kalendrar. Detta är användbart om du leder ett team av kollegor och vill att de ska vara medvetna om alla kommande evenemang. Eller så är du student och har skapat ett föreläsningsschema för klasskamrater.

Håll muspekaren över önskad kalender i den vänstra rutan och klicka på ellipsen. Välj Inställningar och delning. I menyn som öppnas, i avsnittet "Åtkomstbehörigheter" kan du göra kalendern offentlig (för alla internetanvändare), lägga till enskilda bekanta (för detta behöver du deras e-postadress) eller kopiera länken till kalendern, som ska skickas sedan på något lämpligt sätt.

12. Använd snabbtangenter

Att använda tangentbordet kan vara snabbare och mer effektivt än att flytta muspekaren. Google Kalender har en hel del snabbtangenter, en komplett lista över vilka kan hittas. Här är några av de mest användbara:

• c - skapa en ny händelse.
• Backsteg eller Radera - radera händelse.
• / - gå till sökfältet.
• Siffror från 1 till 6 - växla kalendervy: dag, vecka, månad, år, agenda.
• t - gå till idag.
• k eller sid - bläddra i kalendern till föregående datumintervall. Det vill säga, om du har en kalender i månadsvy kommer den att rulla till föregående månad. Om i dagläge - föregående dag och så vidare.
• j eller - bläddra i kalendern till nästa datumintervall.

13. Dra och släpp händelser

Om du har skapat en händelse, men missat dagen eller tiden på dagen, är det inte nödvändigt att gå in i händelseinställningarna och ange siffrorna manuellt. Ta tag i händelsen och dra den till önskad dag eller tid – det blir snabbare på detta sätt.

14. Använd Google Tasks

Google Tasks är en enkel att göra-hanterare integrerad direkt i Google Kalender. För att öppna dem klickar du på den blå ikonen i panelen till höger så ser du en lista över dina uppgifter. Det finns inte lika många funktioner som vissa Wunderlist, men Google Tasks är alltid framför dina ögon.

Du kan lägga till nya fall, redigera dem, tilldela dem ett förfallodatum och upprepa frekvens antingen via panelen i webbgränssnittet eller via Google.

15. Ångra onödiga åtgärder

Till sist ett litet trick. Låt oss säga att du skapade en händelse, flitigt försåg den med en beskrivning, bifogade en massa filer till den, samordnade den med alla dina kollegor och sedan oavsiktligt raderade den.

Lugna! Du behöver inte återskapa det. Tryck bara på tangentkombinationen Ctrl + Z, och den raderade händelsen återställs. På så sätt kan du ångra alla oavsiktliga kalenderaktiviteter. Detta är lite obskyrt eftersom gränssnittet inte har en "Ångra"-knapp, men det är väldigt användbart.