Hur du planerar din tid i Notion med GTD

2024 Författare: Malcolm Clapton | [email protected]. Senast ändrad: 2023-12-17 04:11

Samla alla dina angelägenheter i ett praktiskt bord för enkel kontroll.

Vad är GTD

Life hackern har upprepade gånger publicerat artiklar om tekniken GTD - Getting Things Done. Det uppfanns och beskrivs i detalj i hans bok av affärscoachen David Allen. Kortfattat kan de grundläggande reglerna för detta system beskrivas enligt följande:

1. Fånga all information … Skriv ner alla idéer, uppgifter och handlingar. Om det är något du inte kan göra just nu, gör ett märke utan att lita på minnet. Allt som du spelar in lagras i den så kallade Inkorgen.
2. Upprätthålla ordning. När mappen med "Inkommande uppgifter" fylls måste du organisera dess innehåll, sortera uppgifter i kategorier och skapa förklaringar och anteckningar så att du inte glömmer någonting.
3. Prioritera … Varje uppgift bör ha ett förfallodatum och grad av betydelse så att du vet vad du ska göra först och vad som kan vänta.
4. Ha allt nära till hands … GTD har ingen plats för "skriv senare"-principen. Dina att-göra-listor och anteckningar bör alltid vara inom synhåll: på din dator, smartphone, surfplatta och andra enheter. På det här sättet, om en intressant idé dyker upp eller du tänker på något oinspelat fall, kan du skriva ner det direkt. När deadline för en uppgift närmar sig kommer du att få en påminnelse, ära till de allestädes närvarande aviseringarna.

Du kan läsa mer om GDT i vår guide.

Tekniken är bra för sin mångsidighet. Dess skapare, David Allen, är något gammaldags: med "Inbox" menar han en riktig pappersmapp. Han skrev till och med ut e-postmeddelanden och la dem på filuppsättningar.

Men med samma framgång kan GTD appliceras på datorfiler och mappar, genom att använda detta system i kombination med någon tjänst. Du kan till exempel använda den här tekniken för att sortera dina Gmail-e-postmeddelanden, skriva uppgifter till "", eller ta full kontroll över ditt liv med. Slutligen är många uppgiftshanterare som samma Wunderlist vässade under GTD-filosofin.

Och naturligtvis kan du använda tekniken i ett så underbart och mångsidigt program som Notion.

Det är en hybrid av Google Docs, Evernote, Trello och ett dussin andra applikationer. Notion kan göra nästan allt du behöver för att fungera. Anteckningar, kalkylblad, kunskapsbaser, att göra-listor, kanban-tavlor, dokument - programmet har allt. Det är synd att inte använda det för att organisera dina angelägenheter i GTD-stil.

Och Maria Aldrey, en affärskonsult som hjälper företagsledare att organisera sitt arbete, skapade sitt eget GTD-baserat system för Notion. Hon delade denna utveckling i sin blogg.

Hur man använder GTD i Notion

Jag är inte särskilt välorganiserad. Så när jag fick reda på David Allens GTD förändrades mitt liv bokstavligen. Nu är detta en slags religion för mig. Så småningom byggde jag upp mitt eget system, vilket gör att jag kan hänga med i allt och arbeta i min vanliga takt.

Jag använder en praxis som jag kallar Veckoplanering. Jag avsätter en timme varje söndag (eller måndag) för att planera veckan som kommer. Denna vana hjälper mig att lösa komplexa problem genom att dela upp dem i mindre och mer hanterbara. Så jag får mer gjort, mindre trötthet och lättare att fokusera på jobbet.

För mig är Notion som ett spel. Det tar tid att sätta upp systemet. Men när hon är redo blir det roligt, enkelt och snabbt att slutföra uppgifter.

Varje vecka klickar jag på en knapp i Notion, och ett tomt kalkylblad dyker upp framför mig. Det finns en tom här, som du kan hämta och använda.

Här är den steg-för-steg-process jag använder för att schemalägga mina uppgifter med Notion.

1. Samla dina idéer

Ta 10 minuter att lista och skriv ner alla dina idéer i den här kolumnen. De kommer att förvandlas till uppgifter som du måste slutföra under den kommande veckan.

1. Lista alla dina projekt som ännu inte är slutförda.
2. Kontrollera dina uppgifter för de senaste tre månaderna för att hitta några utestående.
3. Ta en titt i din kalender: kanske finns det något planerat där också.
4. Kontrollera din pappersanteckningsbok, om tillgänglig. Kanske finns det också några idéer som behöver överföras till Notion.
5. Fundera på om det finns några andra uppgifter du behöver göra eller personer att arbeta med.

Samla alla dessa idéer och lista dem i den första kolumnen. Det här är din plan för de kommande sju dagarna.

2. Tilldela lämpliga åtgärder

En idé är inte dålig, men utan aktiv handling förblir den en idé. Fråga dig själv: "Vad ska jag göra för att flytta den här uppgiften till slutet?"

Till exempel:

• Fortsätt att fylla webbplatsen med innehåll → Skriv ett utkast till avsnittet "Om mig".
• Skapa innehållspubliceringskalender → Rita en minneskarta för inlägg och tilldela datum.
• Gör en video för en blogg → Skriv ett videomanus.
• Träffa Chris → Skicka ett mejl till honom med datum och plats för mötet.

Kom ihåg att om mer än en åtgärd krävs för att slutföra en uppgift måste du bestämma vad du ska göra först.

3. Ställ in brådska

Därefter måste du definiera hur brådskande varje uppgift är. Detta är nödvändigt för att fokusera på de riktigt viktiga sakerna, och inte bara göra en massa arbete.

För att förstå vilka saker jag ska göra först, sorterar jag mina idéer i fyra kategorier:

• Viktiga uppgifter – saker som för oss närmare att nå målen.
• Brådskande uppgifter - åtgärder som kräver omedelbar uppmärksamhet.
• Det skulle inte skada - Den här kategorin inkluderar ärenden som kanske inte är brådskande och inte viktiga, men implementeringen av dem skulle göra ditt liv lättare under de kommande sju dagarna.
• Kan vänta – det här är uppgifter som kan schemaläggas ytterligare en vecka.

4. Bestäm koncentrationsnivån

Tyvärr har vi alla en begränsad mängd uppmärksamhet, tid och energi. Varje uppgift förbrukar en viss procent av dessa viktiga resurser. Utvärdera därför den schemalagda uppgiften och tilldela den motsvarande nummer i den fjärde kolumnen.

Att skriva ett utkast till ett blogginlägg tog till exempel ungefär 20 % av min uppmärksamhet. Och brevet för Chris är tre rader långt - bara 2%.

5. Tilldela prioritet

Den här kryssrutan markerar uppgifter som har taggarna "Viktigt" och "Urgent". Det vill säga att de måste göras, oavsett vad. Det här är din prioriteringslista.

När du är klar med att välja dessa uppgifter lägger du ihop procentsatserna från föregående kolumn för att se hur mycket resurser du kommer att lägga på dem. Om det visade sig mer än 90%, då överskattade du din styrka och bet av mer än du kan tugga. Boka om en del av det till nästa vecka, annars blir du överansträngd och hinner inte med någonting.

Förresten, ett användbart tips: Med Notion kan du filtrera innehållet i tabellrader - så här kan du välja prioriterade uppgifter.

6. Schemalägg uppgiften

En bock i nästa kolumn visar om uppgiften är schemalagd i din kalender. Bestäm när du ska köra det och skapa ett lämpligt evenemang.

Förresten, skaffa dig Notion om du inte använder Google Kalender eller något. Där kan du lägga till uppgifter schemalagda för veckan.

7. Delegera uppgiften

Ja, du har samma antal timmar per dag som Beyoncé, men hon har ett stort team av assistenter som gör lumpen åt henne, så hon gör mer. Men om du också har någon på vars axlar du kan flytta några av uppgifterna, gör det och markera den delegerade uppgiften i lämplig kolumn.

8. Avsluta uppgiften

Tja, allt är enkelt. När du är klar med ditt projekt eller slutför en uppgift, markera rutan i den sista kolumnen.

Bonus

Här är några steg som hjälper dig att bli ännu mer organiserad:

1. Se över dina utgifter under den senaste veckan och planera din budget för nästa.
2. Tänk igenom din meny för veckan, lägg till produkter i inköpslistan.
3. Behandla din inkorg under de senaste sju dagarna i tid och sortera allt som har samlats där.
4. Planera minst en dag i veckan för träning.

Kom ihåg att GTD är ganska flexibelt och kan skräddarsys för att passa dina behov. Justera gärna Notion-mallarna. Till exempel verkar Marias Attention-kolumn överflödig för mig. För mig räcker det med en lapp om uppgiften är akut eller inte. Du kan enkelt ta bort dess kolumner och lägga till dina egna. Så jag skapade en kolumn märkt "Arbete", "Hem", "Kreativitet" och andra för att sortera uppgifter i kategorier. Du kan göra det på ditt sätt.